RACIONALIZACIÓN ORGANIZACIONAL

PRESENTACION:

Docente Lic. Gabriela Zárate Montalvo, del curso RACIONALIZACIÓN ORGANIZACIONAL de la Universidad Alas Peruanas – DUED Cusco.

Es grato dirigirme a Ud. Para presentarle mi TRABAJO ACADÉMICO del curso antes mencionado, El desarrollo de este trabajo es el resultado de mi esfuerzo y dedicación, cuya finalidad es proporcionar conocimiento de la investigación y los logros alcanzados durante el desarrollo de la asignatura, para un buen desempeño en mi vida profesional.

La alumna.

⦁ En la Unidad I estudiamos que la racionalización organizacional busca la mejora y un cambio institucional, a pesar de que existe una resistencia al cambio dado por diferentes factores existentes como por ejemplo la mala comunicación. Considere Ud. que se encuentra a cargo de una organización y enfrenta ciertos problemas, ya sea por la mala comunicación o malas interpretaciones, cuáles serían las probables alternativas de solución que Ud. plantearía para mejorar el trabajo de racionalización y alcanzar así la eficiencia y la eficacia. ( 3 puntos)

MALA COMUNICACIÓN

Alternativas de solución

⦁ Mejorar el clima laboral; ya que la cultura empresarial es el eje de las comunicaciones.

⦁ Crear confianza; es muy importante saber escuchar.

⦁ Diseño de un plan estratégico de comunicación interna.

⦁ Incentivar una comunicación horizontal entre todo el personal de las distintas áreas.

⦁ Evitar el autoritarismo.

⦁ Comunicar sobre la realidad de la empresa al personal, para que así todos de la organización tengamos un solo objetivo.

⦁ Incentivar la participación del personal – ENPODERAMIENTO

MALAS INTERPRETACIONES

Alternativas de solución

⦁ Mayor capacitación sobre la normativa o políticas vigentes en la organización para evitar posibles errores o malas interpretaciones por parte del personal.

⦁ Mayor inversión en capacitar al personal a todo nivel e implementar un área de formación y capacitación dentro de la empresa.

⦁ Brindar boletines informativos con información que sirva para la toma de decisiones.

La solución que daría es con un conjunto de estrategias (planeamiento, ejecución, organización, evaluación y control) y conocimiento para lograr los objetivos propuestos con eficiencia y eficacia en el contexto (entorno), determinado cada vez más dinámico. Y con el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipo alcancen con eficiencia y eficacia, metas compartidas.

Eficiencia: Administrar con eficiencia tratando de cuidar la visión hacia el logro de los objetivos de la mejor manera posible.

Eficacia: tratando de cumplir con nuestras metas.

Una forma de concientizar a los trabajadores y hacer que acepten un cambio en la Empresa se dará, a través de la adecuada información de lo que se quiere realizar y lo que se quiere conseguir con el cambio lo cual beneficiara a la empresa. La aplicación de la Racionalización, permitirá a los Ejecutivos una mejor visión general de la institución, el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus entidades, descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar que vuelvan a repetirse.

⦁ Permite elimina la perdida de energía y esfuerzo, que se produce al realizarse faenas inútiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y elementos materiales inapropiados.

⦁ Disminuye la perdida de los recursos, que se deriva del hecho de no existir un adecuado estudio de la utilización de ellos, y de no realizarse controles durante el proceso, para que se reduzca al mínimo los recursos mal empleados.

⦁ Elimina la pérdida de tiempo que ocasiona la falta de coordinación en las labores, claridad en la especificación de las funciones de cada departamento, sección y funcionario.

⦁ Como es obvio, la eliminación de todas estas trabas o complicaciones.

Hace aumentar el rendimiento de los factores productivos disponibles y por lo tanto se obtiene una producción de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor aprovechamiento de los capitales con que se cuenta.

⦁ Mediante un caso práctico ejemplifique el contraste entre EFICIENCIA y EFICACIA. ( 4 puntos)

Ejemplos:

N° EFICIENCIA EFICACIA

1 detectar si la transformación de recursos en bienes y servicios se realiza con un rendimiento adecuado o no. Medir el grado en que son alcanzados los objetivos de un programa, actividad u organización.

2 Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados. Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos.

3 Es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos) Es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

4 La eficiencia empresarial se da mejor por el uso racional de los recursos humanos y materiales de que disponen las empresas. capacidad para alcanzar un objetivo

5 Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas

La eficacia empresarial se da en el logro de objetivos propuestos por el directorio para el mejoramiento de su desarrollo.

CASO PRÁCTICO:

Juan trabajaba en una empresa hacía dos años. Siempre fue muy serio, dedicado y cumplidor de sus obligaciones. Llegaba puntual y estaba orgulloso de que en dos años nunca recibió ninguna amonestación.

Cierto día, buscó al Gerente para hacerle un reclamo:

- Señor, trabajo en la empresa desde hace dos años con bastante esmero y estoy a gusto con mi puesto, pero siento que he sido postergado. Mire, Fernando ingresó en un puesto igual al mío hace solo seis meses y ya ha sido promovido a supervisor.

- ¡Ajá! -respondió el gerente-. Mientras resolvemos este problema que me planteas, quisiera pedirte que me ayudes a resolver otro: Quiero dar fruta al personal, para el almuerzo de hoy. En el negocio de la esquina venden frutas. Por favor averigua si tienen naranjas.

Juan se esmeró en cumplir con el encargo de su jefe y en 5 minutos ya estaba de vuelta en la oficina.

- ¡Bueno, Juan! ¿qué averiguaste?

- Señor, sí tienen naranjas para la venta.

- ¿Y cuánto cuestan?

- ¡Ahhh…! no pregunté eso.

- Bueno, ¿pero viste si tenían suficientes naranjas para todo el personal?,- preguntó serio el Jefe.

- Tampoco pregunté eso, señor.

- ¿Hay alguna fruta que pueda sustituir la naranja?

- No sé, señor, pero creo…

- Bueno, -dijo el Jefe-, espera, siéntate un momento.

El Gerente tomó el teléfono y mandó llamar a Fernando. Cuando se presentó, le dió las mismas instrucciones que le había dado con anterioridad a Juan y en 10 minutos estuvo de vuelta.

Cuando volvió, el Jefe le preguntó:

- Bien, Fernando, ¿qué noticias traes?

- Señor, tienen naranjas, las suficientes para todo el personal y, si prefiere, también tienen bananas, manzanas, kiwis y peras. La naranja está a 15 el kilo, la banana a 22, la manzana a 9 el kilo y el kiwi y el melón cuestan 28 el kilo. Me dijeron que si compra fruta en cantidad, nos harán un descuento del 8 por ciento. He dejado separada la naranja, pero si usted elige otra fruta, debo regresar para confirmar el pedido.

- Muchas gracias, Fernando, pero espéreme un momento.

Se dirigió a Juan, que había quedado boquiabierto y le preguntó:

– Juan, ¿qué me decías?

- Nada, señor, eso es todo. Muchas gracias. Con su permiso…

Moraleja:

“El éxito es en gran parte el producto de elevar constantemente el nivel de nuestras aspiraciones y el de nuestras expectativas”.

CASO PRÁCTICO:

Un Chef de una empresa de Catering con 15 años de experiencia, prepara un Menú Comida- Buffet para 500 personas en un tiempo de 4 horas y 30 minutos.

Siempre puntual, sabe que la calidad de los alimentos y el tiempo de servicio a sus comensales, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene el servicio: Comida buffet para 500 personas, pero hoy inicia actividades con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia sabe todo acerca de la Cocina, Menús, y conoce a su equipo de trabajo, por lo que decide incrementar la velocidad de trabajo, así como optimizar en los tiempos de preparación usando productos pre-elaborados tratando de recuperar el tiempo de retraso. Al final lo logra: El evento se sirve 5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente.

⦁ En este caso tenemos un claro ejemplo en donde existe eficacia sin eficiencia. Muy a pesar de que el chef cumplió con su objetivo (que era entregar los platillos en tiempo y forma) no fue en lo absoluto

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