SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión es un conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y el control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, quedando determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (Hernández Torres, 1998, refiriéndose al criterio de varios autores). Pero este enfoque tiende a interpretar el Control de Gestión al estilo tradicional, reduciéndolo a una función de control reactivo, dirigida a saber si los resultados han sido alcanzados o no, o sea, sobrevalora el criterio de Efectividad.

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos que conciben el SCG como un sistema de información-control, presupuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de control de gestión. La primera es aquella que incluye únicamente al control operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado con lacontabilidad de costos, mientras que la segunda integra muchos más elementos y contempla una continua interacción entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestión centra su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos.

El SCG cuenta con el diagnóstico o análisis para entender las causas raíces que condicionan el comportamiento de los sistemas físicos, permite establecer los vínculos funcionales que ligan las variables técnicas-organizativas-sociales con el resultado económico de la empresa y es el punto de partida para la mejora de los estándares; mediante la planificaciónorienta las acciones en correspondencia con las estrategias trazadas, hacia mejores resultados; y, finalmente, cuenta con elcontrol para saber si los resultados satisfacen los objetivos trazados. El control de gestión, considera como elementos a evaluar, no solo aspectos cuantitativos sino también cualitativos, además, utiliza la visión interna y externa de la organización, para lo cual asigna un valor agregado a la cultura organizacional (según Amatt). Se puede señalar como diferencia principal entre Control de Gestión y Control Interno que el primero evalúa los tres niveles de las organizaciones:nivel estratégico, nivel táctico y nivel operativo, y el segundo, se limita solo a los dos últimos niveles.

MECANISMOS DE CONTROL PARA HACER UN SEGUIMIENTO EFECTIVO SOBRE LA GESTIÓN.

CONTROL DE CUMPLIMIENTO:

• Garantizar el cumplimiento de las funciones a cargo de la Entidad a través de las acciones pertinentes.

• Determinar y observar el marco legal que le es aplicable a la Entidad.

• Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable a la Entidad.

CONTROL ESTRATÉGICO:

• Generar y mantener un entorno laboral favorable para crear conciencia en el servidor público de la importancia del control interno en la gerencia pública moderna.

• Establecer los procedimientos que le permitan a la Entidad su diseño y desarrollo organizacional inherentes a su naturaleza, características y propósitos.

• Diseñar los procedimientos necesarios que permitan a la Entidad cumplir su misión, proteger los recursos bajo su custodia, y administrar efectivamente los riesgos.

CONTROL DE EJECUCIÓN:

• Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

• Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión y al logro de su visión.

• Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad.

• Diseñar los procedimientos que permitan una información interna y externa de manera transparente, oportuna y veraz.

CONTROL DE EVALUACIÓN:

• Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, y permitir así acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

• Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Sistema de Control Interno.

• Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las Oficinas de Control Interno.

• Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad.

• Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los organismos de control fiscal a los planes de mejoramiento de la Entidad.

CONTROL DE INFORMACIÓN:

• Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.

• Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal le corresponde suministrar a la Entidad a los órganos de control.

• Garantizar la publicidad de la información que se genere en la Entidad.

• Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas.

ATRIBUTOS DEL CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.

El control de gestión es un instrumento gerencial integral, que empieza a desligarse de la simple verificación de la norma o el procedimiento y concentra sus esfuerzos en los procesos críticos y variables claves para el desempeño de la organización. Constituye un apoyo a la hora de tomar decisiones, evalúa el rendimiento de todos los factores consultando principios de igualdad, economía moralidad, imparcialidad, eficiencia y publicidad.

El sistema de control de gestión nos permite;

• Establecer objetivos, metas, planes y presupuestos generales y específicos, definiendo políticas y guías de acción en todos los procesos.

• Utiliza racionalmente el uso de los recursos, delimita autoridad y responsabilidad.

• Sirve de base a la planeación.

Atributos del sistema de control de gestion;

 Objetividad

 Totalidad

 Oportunidad

 Eficiencia

 Integración

 Dinámica

 Responsabilidad

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION.

Partiendo de la base de objetivos efectivos, predefinidos para un período determinado y que contemplen un verdadero reto para la organización, y los caminos propuestos para llegar a ese futuro planteado, el sistema de control debe tener su base en una estructura definida para:

• Agrupar bajo un criterio de similitud en sus funciones a departamentos que participen directamente en la actividad fundamental.

• Informar, transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones a nivel gerencial.

• Agrupar o diferenciar otros departamentos que sirven de apoyo directo a la actividad fundamental.

• Coordinar todas las actividades eficiente y eficazmente a la consecución de los objetivos.

• Departamentos o centros de responsabilidad que participen directamente en otras actividades que estén contempladas en los objetivos globales. Estos centros pueden formar parte o no de los de la actividad fundamental.

• Evaluar la consecución de las metas (objetivos). Esta se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar el impulso y la ayuda a todo responsable, esto es de vital importancia para la consecución de los objetivos.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION.

El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones:

a- Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día.

b- Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas.

c- Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas.

d- Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados.

e- Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión.

Para el correcto funcionamiento del sistema de control de gestión se debe cumplir los siguientes requisitos:

 Ser entendibles.

 Seguir la forma de organización.

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