Sistemas De Información

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y REGISTRO DE PERSONAL

1. CONCEPTOS BÁSICOS.

1.1 Definición.

Para poder funcionar de manera adecuada, los departamentos de recursos humanos requieren considerable información sobre toda una serie de aspectos. Cada vez se hace más evidente que la contribución global del departamento de capital humano a la empresa depende de la calidad de la información que obtiene y distribuye, porque es mediante la información como se efectúan los procesos modernos de toma de decisiones. El impacto del uso adecuado del capital humano es cada vez más estratégico y ligado a los resultados de la organización.

El sistema de información es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), ligados de forma lógica, de modo que su interacción genere la información necesaria para la toma de decisiones. Como la administración de recursos humanos es una responsabilidad de línea y una función de staff, el departamento encargado de la ARH debe delimitar y abastecer a los departamentos de línea la información relevante sobre el personal, en forma de lotes para cada uno de los departamentos a efecto de que los respectivos gerentes puedan administrara sus subalternos.

1.2 Objetivos.

El punto de partida de un sistema de información de RH es el banco de datos. Su objetivo final es abastecer a los gerentes con información sobre su personal. Un sistema de información es, por definición, aquel por medio del cual se obtienen y procesan datos para transformarlos en información, de manera esquematizada y ordenada, de tal modo que sirvan de suministro para el proceso de la toma de decisiones. El sistema de información recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) a manera de informes, documentos, índices, listas, medidas estadísticas de la posición o la tendencia, etc. Si bien los datos involucran detalles y no tienen un significado más amplio, la información obtenida por medio del manejo, procesamiento y combinación de datos representa un significado más amplio y definido. La información reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema de información requiere abastecerse y surtirse por medio de alguna forma de procesamiento de datos.

La preparación del sistema de información de recursos humanos requiere del análisis y la evaluación de la organización o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar e incluir toda la red de fl ujos de información para ser proyectado para cada grupo de decisiones.

Se debe subrayar la necesidad de información y no el uso de ésta, como se suele hacer. En el fondo, el sistema de información es la base del proceso de decisión de la organización.

Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información:

A - Reducir costos y tiempo de procesamiento de información.

B -Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones).

De este modo el Sistema de Información de Recursos Humanos puede estar destinado a los Especialistas de RRHH, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad .

El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre sí por series de eventos.

Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión está perfectamente definida.

Mientras que los sistemas Tradicionales de información consistían en sistemas cerrados que abarcan solo los flujos más importantes de la información formal, el enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de normas de decisión para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones entre participantes.

Después de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administración para dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones.

Toda administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema Integrado de información que ahorre tiempo a las personas.

El SI VA DESTINADO A:

S. I. Destinado al ARH

S. I. Destinado a Gerentes de línea

S. I. Destinado a empleados

1.3 Importancia.

El sistema de información de los recursos humanos (SIRH) proporciona información detallada sobre la administración, nómina, contratación y capacitación. Se espera que este sistema dé resultados valiosos para la división de recursos humanos y la organización en su conjunto. Es una herramienta esencial que ayuda a la gestión en la toma de decisiones estratégicas.

El SIRH en su conjunto mejora fundamentalmente el intercambio de información y de la comunicación entre la empresa y sus empleados. El SIRH facilitó la operación del departamento de recursos humanos en todos los componentes. Con el seguimiento preciso y objetivo de la compensación y los beneficios, aumenta la moral de los empleados y la motivación. El sistema de información de recursos humanos reduce el costo y el tiempo dedicado a la consolidación de datos manuales. Permite a los administradores gestionar los recursos humanos centrándose más en la toma de decisiones y proyectos en lugar de papeleo. El sistema espera dar a la división de gestión de recursos humanos un papel más estratégico en la empresa, ya que la información tomada del SIRH puede ser la base para los planes de formación de empleados y proyectos de eficiencia de trabajo.

2. ELEMENTOS DE INFORMACIÓN Y REGISTRO.

2.1 Sistema de Control de Personal.

El control del talento

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