Sistematizacion

CAPITULO III

SISTEMATIZACION DE LOS RESULTADOS

La sistematización es aquella interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo.

Según el Instituto Interamericano de Derechos Humanos (2012),  “Sistematizar es Registrar, de manera ordenada, una experiencia que deseamos compartir con los demás, combinando el quehacer con su sustento teórico, y con énfasis en la identificación de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia” (p.44).

3.1 La Ejecución

La ejecución del proyecto, contempla la puesta en práctica de las acciones planificadas en el capítulo II, para la implementación de la propuesta, de solución diseñada, es en esta sección donde se concreta el relato de experiencias pero centradas fundamentalmente en, ¿cómo se aplicarón las acciones planificadas para solucionar el problema abordado? En escencia debe mostrarse el conjunto de actividades realizadas para el cumplimiento de los objetivos planteados en el proyecto.

En este orden de ideas, la propuesta, se basó en desarrollar un sistema administrativo para el control de la facturacion por ventas, en la empresa Hidrosoluciones c.a, con este fin se coordinaron una serie de acciones respaldadas por una matriz de planificación a fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados.

A lo antes señalado, la ejecución presenta la narración de los hechos y los logros alcanzados durante el desarrollo y aplicación de la propuesta, como parte del trabajo integrador, en virtud de las necesidades administrativas encontradas durante el diagnostico, en el área de facturacion por ventas de la  empresa Hidrosoluciones c.a, donde las investigadoras conjuntamente con el personal de gerencia y ventas, procedieron a desarrollar una exploración de sus necesidades, para posteriormente desarrollar y aplicar alternativas de solución, las cuales han permitido hacer cambios en los procesos administrativos elevando la eficiencia y la eficacia, como el desempeño y las capacidades de los trabajadores.

Es por ello, que mediante la matriz de planificación, que sirvió como herramienta en la búsqueda de la transformación de la realidad encontrada en la organización, se establecieron tres objetivos específicos y sus actividades, para implementar u sistema administrativo para el control de la facturación por ventas en la empresa Hidrosoluciones C.A, donde se hizo énfasis en mejorar los regsitros de los clientes en la facturacion, la codificación de facturas, clasificación y resguardo de la documentación, lo que ha evidenciado el uso del elemento de control en el seguimiento y custodia de la informacion, que se debe seguir a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades y obtener oportunemente los reportes adecuados que justifiquen los procesos administrativos realizados, faciliotando la toma de deciciones organizacionales.

De igual forma, este sistema administrativo de control de facturacion por ventas, eleva los procesos administrativos, integrando de manera lógica y ordenada, los elementos de planificación, organización, dirección y control de la información en cuanto al proceso de las facturación de la empresa, esto permitio canalizar cada uno de los procesos, favoreciendo los estados financieros y ofreciendo una alternativa de solución a las debilidades encontradas.

A continuación se presenta el proceso de ejecución de sistema elaborado:

Objetivo 1. Analizar los procedimientos administrativos actuales para las operaciones de facturación por venta en la empresa Hidrosoluciones C.A.

1 Estrategias diseñadas: Diagnostico y definición de alternativas de solución mediante una reunion y una mesa de trabajo. La reunión fue realizada el 18 de febrero del 2015 a las 9:00 pm, con el siguiente personal:

• Gerente general
• Dpto. de Ventas
• Dpto. de Compras
• Dpto. de administracion

Esta reunión tuvo como fin exponer los criterios en el área de la facturacion en las ventas, a fin de reducir errores en el buen manejo de la información, donde cada miembro que estuvo en esta reunión expreso sus puntos de vista.

Con la realizacion de actividades integrativas en el dignostico del área de ventas, se hizo una descripción del sistema actual, donde se encontraron una serie de debilidades en el registro, cumplimiento, supervisión y resguardo de documentación, lo cual fue expuesto por el personal administrativo, en su inrteracción con ventas y facturacion.

 Por lo tanto, durante la reunión realizada, se converso acerca de mejorar los siguientes aspectos, destacando su importancia en los procesos de facturacion, con los siguientes criterios:

• La facturacion, es un documento de gran importancia que refleja las transacciones comerciales realizadas por la empresa como parte de su actividad económica, por lo tanto debe realizarse de manera responsable cumpliendo con el registro correspondiente, en os que se destacan: los datos del cliente, nombre o razón social, rif, domicilio, teléfono, monto, tipo de pago crédito o contado e impuestos, por lo tanto los cajeros deben verificar estos datos, en el caso de que el cliente ya este registrado, como también al no estar registrado proceder a realizar la cargar de datos del cliente en su totalidad.
• La verificación y seguimiento dentro del control, son vitales para la realización de los procesos de facturacion, por esto los responsables deben estar atentos al cumplimiento  de las normativas y lineamientos para la elaboración de facturas, que deben realizarse sin enmiendas y llevar un orden correlativo de las mismas facilitando su ubicación.
• Dentro de los procesos de facturacion, la clasificacion de la información se hace necesario en los procesos, resaltando los tipos de pago que realiza el cliente, en donde encontramos, las tarjetas de debito, crédito, cheques o efectivo, por lo cual el cajero quien es el responsable de facturar, debe clasificar esta información, ordenando los recibos con firma del cliente y teléfono, en el caso de las tarjetas de crédito o debito.
• Otro punto tratado es los cierres de caja, es que deben cuadrarse al final del día, donde se debe hacer un conteo de las transacciones, efectivos, cheques, recibos por tarjetas de debito y crédito, la revisión de facturas, comparando cada transacción con lo recabado, para entregar al personal de adinistracion que supervisa y aprueba el cierre de caja.
• Por otra parte, las transacciones a crédito para los clientes, deben ser supervisadas y aprobadas por la gerencia general.
• El manejo de información, fue un punto de gran interés en la reunion, para la mejora de archivos por ventas, que es la factura cancelada y cuenta por cobrar, donde se aplico un control, clasificando datos, ordenando correlativamente las facturas y actualizando las cuentas por cobrar, con la finalidad de mejorar el tiempo de  búsqueda y los pagos de los clientes.
• Así mismo, los procesos administrativos en la facturacion, deben generar reportes, mensuales de ventas realizadas, así como las responsabilidades con terceros como el caso de la declaración fiscal, lo cual facilita el cumplimiento organizacional y los estados finacieros.

2 Estrategias diseñadas: Mesa de trabajo, fue realizada el 10 de marzo del 2015 a las 9:00 pm, con el siguiente personal:

• Dpto. de Ventas
• Dpto. de administracion

Reestructuración del proceso administrativo de la facturación        

En esta parte, luego de haber establecido el diagnostico y los puntos a mejorar, se procedió a replantear las actividades administrativas de facturacion. A continuación se detallan las incidencias.

• Estos procedimientos fueron reflejados mediante un flujograma, para el registro de clientes, donde se hizo énfasis en la verificación y carga de datos, ya que anteriormente las facturas presentaban deficiencias en los datos de los clientes, lo que tambien permitió hacer una actualizacion de datos de los clientes, rif y otros datos de dirección, razón social, con los que se trabaja frecuentemente y tambien llevar el control de los clientes nuevos.
• Se hace una organización de los archivos, ya que el resguardo de documentos como facturas, cheques, recibos electrónicos por tarjetas de pago, constituye un elemento de importancia en el buen manejo de la informacion, por lo que se hizo necesario impulsar la clasificación de datos, la organización de facturación por orden correlativo, separando las diferentes categorías, tipo de transacción, por ventas a crédito y contado, lo cual mejora la parte fiscal y cierre de ventas, que también se plantea en el trabajo, esta organización y clasificación de archivos ha disminuido el tiempo de búsqueda de documentos y datos generales de los clientes.
• Se establecieron lineamientos que dirigen los procesos para aplicar eficientemente las atividades planteadas en los procesos administrativos, destacando las responsabilidades en las acciones y haciendo hincapié en la iportancia de contar con el apoyo gerencial, para elevar el desmpeño de los trabajadores, por medio de indicadores del desempeño del personal para el cumplimiento de sus funciones.
• Se elabora un instructivo para los proceso de facturacion, para ser otorgado a la organización, como parte del trabajo integrador con los miembros de la empresa, ya que esto servirá como herramienta en la realización de actividades  y capacitación del personal, orientando en las formas de trabajo.

De tal forma, la utilización del elemento de control en las acciones, ha permitido realizar de manera mas eficiente las operaciones comerciales en la organización, ya que mejora la realización, supervisión y seguimiento de los diferentes procedimientos por ventas, generando un impacto positivo en el proceso de realización de facturas del cliente, la cual como evidencia física de la operación financiera derivada de los cobros, genera un fortalecimiento de los registros contables, ya que también se lleva un control de estos cobros mediante la conciliación bancaria oportuna, todo esto crea cambios de  importancia en los resultados de los estados financieros, porque estos se realizan de una manera más efectiva, alcanzando niveles de eficiencia y eficacia.

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