Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE # 6

PROGRAMA: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: 134401

NOMBRE DEL PROYECTO: APOYO EN LA GESTIÓN  DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA BASE DE ENTRENAMIENTO DE INFANTERIA DE MARINA COVEÑAS- SUCRE

FASE DEL PROYECTO: Análisis

ACTIVIDAD DEL PROYECTO: Implementar estrategias didácticas de formación que permitan el desarrollo de competencias en el programa de formación.  Asignar puestos de trabajo. Investigar manual de funciones y procedimientos para cada cargo

COMPETENCIA: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, la política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos

DURACION DE LA GUIA: 30 Horas

2. PRESENTACION

Con el desarrollo de esta guía consolidara sus conocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación, registro y despacho de los documentos.

Recuerde que la conservación y preservación de los documentos de gestión son vital importancia a nivel organizacional y por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto diligenciamiento.

Le invitamos asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicación de las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos de la entidad.

 ACTIVIDAD DE CONOCIMIENTO

ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:

Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.

GANCHOS DE COSEDORA

                                                                     RESALTADORES 




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TIJERAS

[pic 4]                                LAPICEROS




BORRADOR








COSEDORA

[pic 5]                    SCANNER




PERFORADORA

[pic 6]                            FORMATO DVD




SELLOS
                                                                                                     
[pic 7]                                                SOBRES MANILA

SOBRE BLANCO

[pic 8]                       HUELLERO



COMPUTADOR

[pic 9]                  IMPRESORA

FAX

[pic 10]                     TELEFONO




FOTOCOPIADORA

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Actividad de Reflexión Inicial:

De acuerdo al material de apoyo que se encuentra adjunto a la plataforma blackboard, preparar en una cartelera un mapa de ideas que socializara ante el grupo en el siguiente orden, el instructor tendrá una lista de chequeo que luego conservara en su carpeta de evidencias.

 Al final de la socialización de los temas anteriores el instructor realizara una evaluación como complemento del aprendizaje previo y fortalecer lo aprendido  

Actividad de contextualización e identificación de conocimientos

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD COMPRENSIÓN  PROGRAMA  DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Lea compresivamente el material de apoyo sobre Implementación de un programa de gestión documental. Conteste las siguientes preguntas y guárdelas en una carpeta de evidencia (puede hacerlo en un documento en Word impresas o escritas en hojas de block)

• ¿Para qué se debe implementar un Programa de Gestión Documental de una entidad pública o privada?
• ¿Qué recursos se deben asegurar para su eficaz aplicación?
• ¿Cuáles son los objetivos del PGD?
• ¿La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de archivo total ¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías?
• ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?
• ¿Qué procedimiento seguiría usted para el desempaque de la correspondencia que llega en sobre?
• ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?

ACTIVIDAD DE DESEMPEÑO 2

La entidad donde laboras, ha aumentado sus recursos físicos, técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y Archivo. La distribución poco efectiva de los documentos ha regenerado retraso y equivocaciones en la entrega y hasta la perdida de documentos valiosos  ¿Qué medidas implementaría para solucionar esta situación?

Participe en el grupo para aclarar conceptos y retroalimentar el conocimiento  

• TRAMITE DE RESPUESTAS

¿Qué papel desempeña la elaboración de los documentos en consolidación de las relaciones públicas y la imagen empresarial?

¿Qué relación existe entre fondo documental, serie documental y tipo documental?

¿Para qué se utiliza el consecutivo de correspondencia?

• DESPACHO Y DESCARGUE DE DOCUMENTOS

ACTIVIDAD DE DESEMPEÑO 3

1. Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos, otros con una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores de ortografía y los demás pasan la revisión previa ¿Qué haría usted ante esta situación?

1. En los diez días que lleva laborando Lucia en la oficina de archivo y correspondencia, ha entregado 15 documentos a distintos compañeros de trabajo y no recuerda con certeza quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las que trabajan. Aunque pasa todos los días por todas las oficinas preguntando ¿A quién le preste documentos? No logrado recuperar ni uno. Usted ¿Qué sugerencias le haría a Lucia y cuales controles le recomendaría implementar?  

ACTIVIDAD DE PRODUCTO

Para esta actividad deberá tener un modelo de formatos los cuales aplica para el desarrollo de este ejercicio; es de aclarar que los formatos utilizados para las comunicaciones oficiales pueden ser modificados según la necesidad de la empresa.

Tener en cuenta:

• Para el logro de esta actividad, cada aprendiz o grupo de empresa deberá desarrollarlas
• El instructor anexar los formatos de Recibo y Despacho los cuales podrá descargarlas

ACTIVIDAD  EMBALAJE Y ENVIO DE LA CORRESPONDENECIA 4

Entendamos por embalaje al conjunto de elementos que permiten agrupar la mercancía para ser manejada como carga y por lo tanto manipulada sin temor de ser dañada en le procesos de distribución física, el embalaje está ligado al modo de transporte y la medio de transporte.

Por esta razón es necesario que tenga en cuenta algunas recomendaciones esenciales en el proceso de embalaje, debido a que en la oficina de administración documental al momento de hacerse  los despachos también puede presentarse el envió de cajas u otros elementos importantes de la empresa, para lograr su competencia es necesario que entienda y logre los envíos de correspondencia y paquetes.

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