TEMA 5: Diagnóstico de las empresas

Administración de Recursos Humanos

TEMA 5: Diagnóstico de las empresas

El diagnóstico es el proceso de conocer el funcionamiento actual de un sistema. Consiste en conseguir la información pertinente sobre las operaciones actuales, analizarla y sacar conclusiones para un cambio y mejoramiento potenciales.

El diagnóstico indica con claridad a la empresa y al profesional del desarrollo organizacional una serie de actividades apropiadas de intervención que mejorarán la eficiencia.

¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO?

Es el proceso de averiguar cómo funciona la compañía en el momento actual y de recabar la información necesaria para diseñar las intervenciones del cambio.

Sin embargo, el diagnóstico de una compañía representa un esfuerzo mucho mayor de colaboración de lo que supone el modelo médico, sin que acepte la suposición implícita de que algo anda mal.

Segundo el modelo médico del diagnóstico supone además que algo anda mal con el paciente y que es preciso averiguar la causa de su enfermedad; cuando una empresa tiene problemas concretos, el diagnóstico se orientará a ellos indagando las causas.

El diagnóstico podrá incluir una evaluación global sobre las capacidades de realizar tareas y sobre el impacto que el departamento tiene en sus integrantes; trata de descubrir áreas que permitan aumentar la eficiencia del departamento.

NECESIDAD DE LOS MODELOS DE DIAGNÓSTICO

Para hacer el diagnóstico tanto el profesional del desarrollo organizacional como los empleados han de saber qué información recopilar y analizar.

Los modelos de diagnóstico son esquemas conceptuales que nos describen las relaciones entre varios aspectos, lo mismo que su contexto y eficacia.

Por tanto indican qué áreas estudiar y que preguntas formular cuando se determina su funcionamiento.

MODELOS DE SISTEMAS ABIERTOS

Teoría de sistemas; serie de conceptos y de relaciones que describen las propiedades y comportamientos de eso que llamamos sistemas, empresas, grupos e individuos.

Se les consideran conjuntos unitarios que constan de partes o subsistemas; mientras el sistema sirve para integrar las partes en unidad funcional.

Los sistemas abiertos, entre ellos las empresas y los individuos, intercambian información y recursos con su entorno, no ejercen un control absoluto sobre su comportamiento y reciben el influjo de fuerzas externas.

Los sistemas abiertos presentan un orden jerárquico. Un nivel superior comprende sistemas de nivel inferior; los del nivel social incluyen empresas, las empresas incluyen departamentos (grupos) y éstos a su vez incluyen individuos.

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ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS.

Las entradas son los recursos humanos y de otra índole (información, tecnología y materiales) que penetran en él, los cuales se adquieren en el ambiente externo.

Las transformaciones son el proceso de convertir entradas en salidas.

En las empresas, en general las lleva a cabo una función de producción o de operaciones que incluye componentes sociales (las personas y sus relaciones laborales) y componentes tecnológicos (las herramientas, las técnicas y métodos de producción o prestación de los servicios)

Las salidas son el resultado de lo que un sistema transforma y envía al entorno; así las entradas transformadas representan salidas listas para abandonar el sistema.

Diagnostico a nivel organizacional

Se puede definir como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial

4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Organización de la información

El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

El almacenamiento apropiado de los datos.

El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.

Análisis e interpretación de la información, que consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

RESULTADOS

Se clasifica en 3 componentes:

Resultados financieros: ventas, utilidades, rendimiento sobre inversión y ganancia sobre acción

Productividad: medidas internas de eficiencia- ventas por empleado, desperdicio, índice de errores, calidad o unidades producidas por hora.

Satisfacción al cliente: puede medirse con la participación en el mercado o datos obtenidos de los grupos de interés (encuestas, etc.)

LÍMITES O FRONTERAS

Este Concepto permite distinguir entre sistemas y ambientes. A diferencia de los sistemas cerrados que presentan límites bastante rígidos e impenetrables, los de los sistemas abiertos son mucho más permeables.

Es difícil definir en un sistema social, porque continuamente hay flujos de entrada y de salida. La definición de limites es un poco arbitraria porque un sistema social está constituido por múltiples subsistemas y la frontera entre uno de ellos no siempre coinciden con la de otro.

RETROALIMENTACION

Es la información referente a los resultados del sistema. No siempre la información es retroalimentación. Solo se incluye aquí la que se usa para controlar el funcionamiento futuro. Puede servir para conservar el sistema en estado estable o para que la compañía se adapte a las circunstancias cambiantes.

EQUIFINALIDAD

En los sistemas cerrados existe una relación casual directa entre su estado inicial y final. El concepto significa que pueden conseguirse resultados similares con estados iniciales distintos y en condiciones diversas. Conforme a la teoría de sistemas y contingencias, no hay una manera optima de diseñar una empresa en todas las circunstancias.

ALINEACION

La eficiencia global de un sistema depende en parte de la alineación que muestren los diferentes subsistemas. La alineación se refiere a las relaciones entre entradas y transformaciones, entre estas y las salidas, entre los subsistemas del proceso de transformación.

La alineación designa una característica de la relación entre dos o más partes. Indica hasta qué punto las propiedades, operaciones y características de un sistema respaldan la eficiencia de otro.

DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Considerados como sistemas abiertos, las empresas pueden diagnosticarse en tres niveles. El más alto nivel está constituido de la empresa en general y abarca el diseño de la estrategia organizacional, su estructura y sus procesos. Lo mismo puede hacerse a ese nivel con las unidades grandes de negocios: divisiones, subdivisiones o unidades estratégicas de negocios. El siguiente nivel es el grupo o departamento, que comprende el diseño de grupo y las herramientas para estructurar las interacciones entre empleados, como normas y horarios de trabajo. El nivel mas bajo es el puesto o trabajo individual. Abarca la manera de diseñar los puestos para generar las tareas laborales requeridas.

TEMA 6: Diagnóstico de grupos y puestos (trabajos)

• Diagnóstico a nivel de grupo:

Este punto consta de tres etapas:

1. Entradas:

Este punto es el principal elemento. Consiste en los componentes de diseño que caracterizan a la organización a la que el grupo está inmerso:Tecnología, estructura, sistemas de medición, recursos humanos y cultura corporativa.

1. Componentes de diseño:

Consta de ciertas variables:

• Claridad de metas. Indica qué tan bien el grupo conoce sus objetivos.Métodos para medirlos, monitorearlos y suministrar información.
• Funcionamiento del equipo. Fundamento de la vida del grupo.Relación entre los miembros del grupo, porque la calidad de la relación incide en la ejecución y desempeño de la tarea.
• Normas de grupo. Son las creencias de los miembros respecto a cómo el grupo debería efectuar sus actividades.
• Estructura de tareas. Es cómo está diseñado el trabajo en grupo.La coordinación del esfuerzo de los integrantes y la regulación de su comportamiento en las tareas.
• Composición de grupo. Se refiere a la integración o pertenencia al grupo. Existen variables que hacen que la relación entre el grupo no sea la adecuada o existan conflictos entre el grupo, como lo son: demográficas, edad, escolaridad, experiencia, destrezas y capacidades.

1. Salidas:

En la salida, se observan dos dimensiones de cómo fue la eficiencia grupal:

• Desempeño: mide la capacidad del grupo para controlar o reducir los costos, incrementar la productividad o mejorar la calidad.
• Calidad de la vida laboral: satisfacción en el trabajo, cohesión del equipo y compromiso organizacional.

• Compatibilidades:

El modelo de diagnóstico indica que los componentes del diseño del grupo han de corresponder a las entradas, siempre y cuando los grupos sean efectivos en términos de desempeño y de una buena calidad de la vida laboral.

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