Tipos de documentos. Gestión documental

TIPOS DE DOCUMENTOS

Existen diversos tipos de documentos que facilitan los procesos de organización gestión y comunicación en las organizaciones, permitiendo redactar y obtener información clara y concisa, la NTC-185 cumple su función como guía, partiendo de sus recomendaciones para la óptima presentación de documentos, permitiendo su adaptación dependiendo de las necesidades o características de las organizaciones. Entre los tipos de documentos se pueden encontrar cartas, memorandos, circulares, actas, informes, certificados, hojas de vida corporativas, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias.

A continuación nos referimos a tres documentos muy usados en las organizaciones.

CIRCULARES: Son comunicaciones escritas, dirigidas a un grupo de personas específico dentro o por fuera de la organización. Generalmente son usadas para temas concretos, su redacción es formal, clara y precisa, se redactan siguiendo las recomendaciones de los manuales de procedimiento de la organización. La extensión de su contenido puede variar dependiendo de su finalidad.

En su estructura podemos encontrar las siguientes partes: (1) Encabezado, (2) Código, (3) Lugar de origen y Fecha de elaboración, (4) Encabezamiento y Destinatarios, (5) Asunto, (6) Saludo, (7) Texto, (8) Despedida, (9) Remitente y firmas responsables, (10) Líneas especiales, (11) Identificación e páginas subsiguientes.

ACTAS: Son el soporte de todo lo acontecido o acordado en una reunión o situación que requiera ser notificada, debe ser claro y conciso. Son redactadas en tiempo pasado, excepto en situaciones específicas como descargos. Existen diversos tipos de actas, entre ellas encontramos las actas de juntas directivas, de comités, de reuniones administrativas, de eliminación de documentos, de sociedades, de entrega, entre otros.

En las actas se tendrán en cuenta anotaciones que sean de carácter aclaratorio, los datos deben ser específicos y aclarar los resultados obtenidos cuantitativamente. Adicional, toda acta debe aclarar el carácter ordinario o extraordinario de la reunión, y el nombre del grupo reunido.

En su estructura podemos encontrar las siguientes partes: (1) Título, (2) Denominación de documento y número, (3) Encabezamiento, (4) Lugar de origen y Fecha de reunión, (5) Hora, (6) Lugar, (7) Asistentes, (8) Representaciones, (9) Invitados, (10) Ausentes, (11) Orden del día, (12) Desarrollo, (13) Compromisos, (14) Convocatoria, (15) Firmas, nombres y cargos, (16) Líneas especiales, (17) Páginas subsiguientes.

INFORMES: Son elaborados por los funcionarios en el cumplimiento de sus funciones, son elaborados siguiendo las recomendaciones de los manuales de procedimiento de la organización. Generalmente presentan la información de forma clara, concreta, impersonal y precisa, usan un lenguaje técnico adecuado para la presentación de los acontecimientos descritos, se redactan siguiendo las recomendaciones de los manuales de procedimiento de la organización.

Existen diversos tipos de informes como lo son: los informes de resumen ejecutivos que son concretos y cortos (1-3 pág.), los informes cortos (10 pág.), Informes extensos (11 pág. o más). Dependiendo de los requerimientos de la organización será su ciclo de elaboración, ya que estos pueden ser periódicos o esporádicos y son usados para gran variedad de propósitos, entre los cuales podemos encontrar informes para aclarar o regular situaciones o acontecimientos, hacer requerimientos, expresar hechos o necesidades, tramitar o desarrollar asuntos de carácter prioritario o urgente de la organización, corregir o impugnar situaciones, y presentar detalles sobre la ejecución o procesos determinados.

En su estructura podemos encontrar las siguientes partes: (1) Encabezamiento, (2) Razón social, (3) Dependencia, (4) Código, (5) Título, (6) Lugar de origen y Fecha de elaboración, (7) Autoría

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