Conceptos Básicos de Protocolo

Conceptos básicos de Protocolo

El protocolo es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y actos institucionales. Mediante el cumplimiento de las normas y ordenaciones se logra transmitir y reforzar el mensaje que la empresa desea comunicar a todos sus públicos, internos y externos.

El protocolo permite dar a conocer sin palabras la jerarquía, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución en un acto; para lo cual se hace uso de los espacios físicos, para comunicar las características de la empresa o de sus productos con el diseño adecuado de sus escenarios, colores, materiales y mobiliarios.

CONCEPTO DE PROTOCOLO:

El Diccionario de la Real Academia Española define Protocolo como “Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre”. Este concepto ha cambiado significativamente y con un énfasis más funcional se proponen también las siguientes definiciones:

“Conjunto de normas consensuadas dependientes de la jurisprudencia, la tradición, el sentido común de los países que determinan el orden jerárquico de las autoridades en los actos oficiales”.

“Conjunto de normas o reglas establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres, así como técnicas específicas tradicionales o modernas que son de aplicación para la organización de actos públicos y privados de carácter formal, ya sean de naturaleza oficial o no oficial.” (II Congreso Internacional de Protocolo. Sevilla)

CEREMONIAL

Se refiere al aspecto funcional, es decir, a la creación de un escenario y atmósfera para la puesta en práctica de las normas protocolares. Es el desarrollo y contenido de los actos, así como el conjunto de formalidades para la celebración de los mismos.

PRECEDENCIA: Definida por los especialistas como:

• Primacía de Rango.

• Derecho a ocupar el primer lugar.

• Superioridad jerárquica.

• Preferencia o anterioridad que una persona o cosa tiene respecto a otra, con el objeto de garantizar o concederle a casa uno el lugar que le corresponde.

Proviene de la palabra “preceder”, que significa estar o ir delante, anteceder o tener preferencia en un lugar con respecto a otra persona. Es el ordenamiento de personas o cosas que utilizamos en las ceremonias con el objeto de garantizar y conceder a cada una de ellas el lugar que le corresponde.

Los parámetros aceptados internacionalmente para establecer la precedencia son: 1. Alfabéticamente

2. Por antigüedad (fecha en que tomo posesión o fue creada)

3. Por jerarquía o rango.

4. El prestigio intelectual y los roles que hubiese desempeñado en la misma.

ANFITRIÓN: El anfitrión es aquella persona que convoca, diseña y organiza un acto; quien invita, recibe, ordena y despide a sus invitados. En otras palabras es el dueño del evento.

PRESIDENCIA: “El mayor honor en un acto”.

Las presidencias pueden ser: pares o impares. Debe tenerse en cuenta la posibilidad de “Cesión de la presidencia”. En este caso la persona que cede la presidencia se situará a la izquierda de la persona a quien se le cede.

2. TIPOS DE ORDENAMIENTO Y SUS APLICACIONES

En el desarrollo de un evento hay diferentes elementos que deben ir acordes a la normativa protocolar, como por ejemplo las banderas, las personas que integran la mesa de honor, la ubicación de las personas en una mesa al momento del almuerzo, etc. Recordemos que el objetivo del protocolo es que nuestro evento proyecte la mejor imagen de nuestra institución o empresa y en definitiva de nosotros mismos. Las formas aceptadas para ordenar las precedencias en el ceremonial de 9 los eventos son las siguientes:

Ordenamiento Lineal: se utiliza para establecer el orden de una la línea de personas cuando existe un recorrido. En este tipo de ordenamiento la persona de mayor precedencia va delante y el resto de personas va tras ella en orden decreciente según sus precedencias.

Ordenamiento por alternancia: En los casos de grupos de personas que ocupan mesas, estrados, la precedencia se fija de acuerdo con un sistema convencional que establece el orden partiendo de la persona que preside y luego ubicando a la derecha del centro a la segunda precedencia y luego a la izquierda del centro a la tercera precedencia y así sucesivamente alternando a la derecha y a la izquierda.

APLICACIONES

A continuación se hará mención de algunas aplicaciones más comunes de los ordenamientos protocolares.

1.

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