Contabilidad Financiera Versus Contabilidad De Costos

CONTABILIDAD FINANCIERA VERSUS CONTABILIDAD DE COSTOS

Las dos principales áreas de la contabilidad son la contabilidad financiera y la contabilidad de costos o contabilidad gerencial. La contabilidad financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externo de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de la firma. Entre los proveedores de fondos se incluyen los accionistas (los propietarios de la empresa) y los acreedores (aquellos que proporcionan préstamos). Los inversionistas y aquellos que les ayudan a asimilar la información, los analistas financieros, también se interesan en los informes financieros. Los principios contables utilizados por las personas que elaboran los estados financieros son los "principios contables generalmente aceptados" (PCGA), según lo estipulado por el Financial Accounting Standards Board y su predecesor, el Accounting Principies Board. Aunque existe algún grado de flexibilidad en la contabilidad financiera sobre la decisión del tratamiento de ciertas transacciones, cualquier desviación de los PCGA expone al contador a un pleito potencial. Bajo los PCGA, la elaboración de los informes financieros se basa en datos históricos. La información financiera se limita a las operaciones de la firma como una totalidad, con pequeñas re¬ferencias a las operaciones de cada una de las líneas de productos y divisiones.

La contabilidad de costos o gerencial se encarga principalmente de la acumulación y del análisis de la información relevante para uso interno de los gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones. En las siguientes dos secciones se presentan algunas definiciones de la contabilidad de costos, de acuerdo con la National Association of Accountants, pero el aspecto clave para recordar es que las medidas financieras generadas pueden adoptar cualquier forma que la gerencia considere relevante para fines internos. Con frecuencia, la información histórica se utiliza en los sistemas de contabilidad de costos, y a menudo también se incluyen estimados de los costos o beneficios futuros. Sin embargo, el nivel de detalle acerca de algunas líneas de productos y divisiones se determina por las necesidades de la gerencia.

No puede hacerse demasiado énfasis en que el diseño de un sistema de contabilidad de costos o gerencial se base en las necesidades de la gerencia. Se explicarán los procedimientos empleados por muchas firmas en el desarrollo de sus sistemas, pero recuérdese que si puede desarrollarse uno mejor para la contabilidad de costos o gerencial, el contador de costos sólo necesita obtener permiso de la alta gerencia para cambiarlo. La firma no requiere la opinión de un auditor externo para que le informe si el nuevo sistema está de acuerdo con los PCGA. De hecho, la comprensión de las necesidades de los gerentes internos por parte del auditor externo generalmente se encuentra limitada. En la práctica hemos visto que muchos auditores externos sugieren sistemas que no sólo tienen poco valor para los propósitos internos, sino que surninistran información errónea.

La importancia de adaptar la contabilidad de costos para satisfacer las necesidades de nuevos ambientes comerciales es clara a partir del actual desafío que enfrentan los contadores de costos. En el transcurso de los años ochenta se observaron tres desarrollos orientados a mejorar la posición competitiva de las firmas manufactureras de los EE.UU. con respecto al resto del mundo. Primero, se dio mayor énfasis a la calidad de los productos. En este caso "calidad" significa el grado hasta el cual el producto cumple sus especificaciones. Calidad en este sentido se conoce comúnmente como calidad de la conformidad y los costos asociados se denominan cosió de la calidad. Estos costos se analizarán de manera más detallada en el capítulo 10. Los sistemas tradicionales de contabilidad de costos no están diseñados para medir el de la calidad; como resultado, poco se conoce acerca de cómo pueden reducirse éstos. Para ilustrar la importancia de medir el costo de la calidad e integrar esa medida en un sistema de contabilidad de costos, a continuación presentamos un ejemplo de la Computer Systems División de Hewlett-Packard relacionado con el daño financiero que puede causar una resistencia defectuosa de dos centavos.

Si usted detecta la resistencia antes de utilizarla y la arroja, pierde 2tf. Si no la descubre hasta que ésta se suelda a un componente del computador, la reparación puede costar US$10. Si no detecta el componente hasta que está en manos del usuario del computador, la reparación costará cientos de dólares. En efecto, si un computador de US$5,000 debe repararse en el campo, los gastos podrían superar los costos de manufactura2.

El segundo desarrollo importante es la introducción de los procesos de producción de manufactura para disminuir el tiempo "sin valor agregado" que se asocia a la terminación de un producto y, por tanto, para reducir el nivel de inventarios. Esta es la filosofía implícita en la estrategia de manufactura conocida como producción justo a tiempo (JAT). Esta filosofía se explica en el capítulo 10, junto con una

2 Jeremy Main, "The Battle of Quality Begins", Fortune (December 29,1980) p. 33.

4 CAPÍTULO 1 Naturaleza, conceptos y clasificación de la contabilidad de costos

definición del tiempo sin valor agregado. Algunas compañías de los EE.UU. como Hewlett-Packard, Harley Davidson e IBM han modificado sus sistemas de contabilidad de costos para adaptarse a la filosofía del "justo a tiempo" (JAT); sin embargo, la mayor parte no lo hace.

Finalmente, con la creciente introducción de procesos de manufactura integrados al computador (sistemas de manufactura controlados por computadores), el costo del equipo aumenta el costo de manufactura de un producto. Sin embargo, en la tradicional contabilidad de costos, cuando diversos costos de producción no pueden identificarse con un producto en particular se asignan a otros productos en una firma de múltiples productos, el prorrateo se relaciona con la cantidad de horas de mano de obra, no con el tiempo de máquina.

¿Ha estado la contabilidad de costos a la altura del desafío de adaptarse a los avances realizados en manufactura? No, según un estudio realizado por la NAA, titulado Cost Accounting in a JIT Environment, publicado en mayo de 1988. Los hallazgos de este estudio sugieren que la contabilidad de costos ha estado siguiendo, no dirigiendo, los cambios en el ambiente de manufactura. Además, el estudio revela que la contabilidad de costos con frecuencia está interfiriendo en lugar de ayudar a ajusfar las modificaciones que ocurren en el proceso de manufactura.

La información que provee un sistema de contabilidad de costos se utiliza en las principales decisiones comerciales. Los críticos de los sistemas tradicionales de contabilidad de costos sostienen que la información suministrada es de poco valor y, como resultado, las decisiones tomadas perjudican la competitividad de las empresas de los EE.UU. en los mercados mundiales. Algunos han llamado la contabilidad de costos "¡El enemigo público No. 1!"

CONTABILIDAD DE COSTOS VERSUS CONTABILIDAD GERENCIAL

Hemos estado utilizando los términos "contabilidad de costos" y "contabilidad gerencial" en forma indiferente. El término tradicional es contabilidad de costos, y ése es el título escogido para este libro. Sin embargo, en los últimos años se ha modificado la definición formal de contabilidad de costos3. La National Association of Accountants (NAA)4 define la contabilidad de costos en el Statement on Management Accounting (SMA) No. 2, como "una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad".

El término "contabilidad gerencial", como lo define la NAA en el SMA Statement No. 1A, se utiliza en su sentido más amplio y se relaciona mejor con el contenido de este libro. La NAA define la contabilidad gerencial como el proceso de:

Identificación. El reconocimiento y la evaluación de las transacciones comerciales y otros hechos económicos para una acción contable apropiada.

Medición. La cuantificación, que incluye estimaciones de las transacciones comerciales u otros hechos económicos que se han causado o que pueden causarse.

Acumulación. El enfoque ordenado y coherente para el registro y clasificación apropiados de las transacciones comerciales y otros hechos económicos.

Análisis. La determinación de las razones y las relaciones de la actividad informada con otros hechos y circunstancias de carácter económico.

Preparación e interpretación. La coordinación de la contabilización y/o la planeación de datos presentados en forma lógica para que satisfagan una necesidad de información, y en caso de ser apropiadas, que incluyan las conclusiones sacadas de estos datos.

Comunicación. La presentación de la información pertinente a la gerencia y otras personas para usos interno y externo.

La gerencia utiliza la contabilidad gerencial para:

Planear. Para lograr una comprensión de las transacciones comerciales esperadas y otros hechos económicos y su impacto en la organización.

3 Véase el apéndice 1 para conocer un análisis de las diversas asociaciones de profesionales y agencias guber¬

namentales que influyen en la contabilidad de costos.

4 National Association of Accountants, Statements on Management Accounting:

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