Habilidades Directivas

AUDITORIA ORGANIZACIONAL

ASPECTOS SOBRESALIENTES DEL CAPÍTULO

En este capítulo se va a explorar acerca del concepto de auditoría organizacional, un instrumento o proceso por medio del cual la gerencia y la organización examinan periódicamente sus propósitos, procesos, planes, estructura, conducta gerencial y búsqueda de las metas de acatamiento a las leyes.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Definir y aplicar el término de auditoría organizacional

2. Conocer y desarrollar las áreas que se cubren con una auditoria organizacional

3. Entender la función de una auditoría financiera y relacionar con la organizacional

4. Definir una auditoria social y relacionar ese instrumento con la auditoría organizacional.

INTRODUCCIÓN

En este capítulo estudiaremos el concepto de una auditoría organizacional es decir ampliaremos la cobertura para incluir el concepto de la organización total y reflejar la gerencia total y todos los procesos y actividades de la organización.

La auditoría organizacional se define entonces como un examen periódico de tora la organización: sus objetivos, estrategias, funciones y procesos, es decir se considera como un evento prescrito en la vida de la organización, programado una vez cada tantos años; por lo general cada 5 o 10 años.

En una verdadera auditoría organizacional, no se debe dejar nada sin investigar o evaluar; ninguna parte de la organización debe quedar inmune a la investigación.

Las organizaciones que si realizan auditorías generalmente contratan consultores externos o equipos de profesionales y experto seleccionados, para que hagan el trabajo y eviten que se deje de investigar alguna parte o proceso.

COBERTURA DE LA AUDITORIA ORGANIZACIONAL

Una auditoria organizacional tiene por objeto responder varios tipos de preguntas, básicamente:

¿por qué? ¿por qué se sigue este proceso en particular? ¿por qué existe esta unidad organizacional particular? ¿por qué no lo podemos hacer mejor de otra manera?.

Con este telón d fondo, podemos ahora explorar alguno d los temas específicos que abarcaría una auditoria organizacional y algunos tipos específicos de preguntas que se deben hacer.

 Objetivos corporativos

Una verdadera auditoría completa empieza con preguntas estratégicas de alto nivel, una auditoria debe preguntar si la organización puede hacerlo mejor en otra línea o si debe invertir sus recursos en una operación más remunerativa.

Hay que hacer más preguntas antes de poder dar una respuesta afirmativa a un cambio en los negocios o incluso a un modo de operación.

Las bibliotecas constituyen un tema interesante para una auditoría de propósito corporativo ya que en esencia la biblioteca del futuro puede ser una institución con pocos libros, pero con una gran cantidad de información.

Pero a decir verdad, muy pocas organizaciones examinan la naturaleza de su existencia. Debido a las importantes tareas de la alta gerencia y tal vez de los dueño s del negocio, rara vez se cuestiona la propia naturaleza del negocio. Pero si el negocio fuera a pasar a otras manos o si el ambiente tuviera que cambiar rápidamente, podría hacerse una evaluación dl propósito corporativo.

 El proceso de planeación y fijación de objetivos

Un equipo de auditoría debe recapitular y reconstruir los procesos de los gerentes en la planeación y fijación d los objetivos. Debe explorar y señalar los factores externos que se pasaron por alto, las alternativas que se omitieron, las fuentes d información y la información que se dejaron a un lado, las relaciones entre los planes que no se tuvieron en cuenta, recursos eliminados o no utilizados y otras fallas en las técnicas de planeación.

Los auditores organizacionales se interesarán especialmente por determinar si los planes a largo y corto plazo se han integrado y si la planeación operacional a corto plazo se ha hecho dentro del contexto de la planeación general a largo plazo.

 Estructura organizacional

El equipo de auditoría que investigue una organización podría encontrar que su estructura es una de las áreas más complejas de las que se están estudiando. El equipo debe interesarse porque la estructura total conduzca al logro de los planes y objetivos de la organización, pero también debe confrontar varios problemas específicos.

Igualmente el equipo debe descubrir si las unidades están contribuyendo a los propósitos organizacionales de acuerdo con su costo. El exceso de recursos puede crear un desequilibrio, pues otras unidades pueden tener necesidad d éstos para cumplir su misión.

Otro interrogante que la auditoria debe resolver es si la disposición entre las unidades es eficiente al máximo.

Las auditorias deben descubrir si algunas unidades tienen demasiada o poca fuerza, así como también si algunos ejecutivos están supervisando demasiados subalternos. Si la auditoría busca algún exceso de unidades organizacionales, también debe estar consciente del hecho de que sea necesario adicionar algunas.

Cuando se estudia la estructura, el equipo también debe tener en cuenta la distribución por esta ley de los altos ejecutivos y gerentes en toda la organización.

 Políticas, procedimientos y métodos, planes permanentes

La mayoría de las organizaciones prepara manuales de políticas, procedimientos y métodos. Pero otras no se detienen a pensar si todos esos planes permanentes son necesarios o si se han vuelto obsoletos.

Esta revisión de las políticas es una de las razones más importantes para hacer una auditoria gerencial u organizacional en primer lugar.

Muchas veces se describe la estructura organizacional como el esqueleto de la compañía o institución y las políticas y los procedimientos como la carne y los órganos vitales. Es necesario que las entrañas de la organización se mantengan tan magras y tan bien que puedan aprovechar todas las oportunidades disponibles.

Un proceso que no satisfaga las necesidades de la empresa o donde no se aprovechen las oportunidades disponibles debería haber sido detenido por una auditoria gerencial u organizacional antes que hubiera contribuido a la disminución de la vitalidad de la organización y de su personal.

 Rendimiento

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