HABILIDADES DIRECTIVAS

La utilización de nuestro tiempo debe de estar en función de la importancia de nuestras metas y actividades.

Si jerarquizamos apropiadamente nuestras metas y actividades, y las realizamos en orden de importancia haremos un excelente uso de nuestro tiempo pues siempre nos enfocaremos a aquello que tiene mayor trascendencia aunque para ello debamos sacrificar otras que sean de mayor relevancia.

Uno de los primeros pasos es la planeación de actividades de acuerdo con un horario. Encontramos frecuentemente personas que todo lo quieren grabar en su memoria y cuando esta falla quedan mal con los compromisos contraídos. Las personas que aprovechan mejor su tiempo y cumplen con los compromisos son aquellas que tienen programadas sus actividades utilizando herramientas como:

Agenda personal: Su ventaja es tener una visión general de la totalidad de la carga de trabajo o estudio a realizar. Tiene como característica el ser cómoda, práctica, se puede revisar en cualquier lugar, puedes incluir actividades personales como citas importantes, metas, cumpleaños, fechas de exámenes y otros.

Lista Diaria de Actividades: Es un instrumento muy útil, deberá de revisarse la noche del día anterior o al inicio del día. Para ello deberás revisar previamente tu agenda, horario y planes de trabajo para que queden incluidos los compromisos contraídos anteriormente, por último deberás enlistar las actividades que realizaras al día y jerarquizar dichas actividades por importancia.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:

El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.

Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.

Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.

Elementos que nos harán perder tiempo:

• mala organización (planificación)

• exceso de compromisos

• intrusiones : llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.

• Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.

Para aprovechar al máximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos:

- Tareas:

a) tareas proactivas: aquellas que están programadas, son las más importantes ya

que van dirigidas áreas claves.

b) tareas reactivas : son las que no están programadas

Teniendo en cuenta que las tareas más importantes son las programadas tendremos que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las imprevistas.

-Información: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su f funcionamiento.

-Planificación y delegación de funciones: cuando mejor planificados estemos más tiempo tendremos.

-Principio de Pareto: según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su t tiempo a solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por

100 de los problemas sólo afecta al 20 por 100 de los resultados.

Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los días sentadas en una mesa. Disponen de la más moderna tecnología. Su buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una labor bastante más eficiente.

Un ordenador, teléfono, fax, papeles...

Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar una correcta organización del entorno harás más eficaz el quehacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea más eficaz:

1-Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. Puede haber un cliente que llame temprano y hay que estar preparados para informarle adecuadamente. En el puesto de trabajo el orden y la organización son la antesala de una mayor eficacia.

Imaginar cuando se trabaja de cara al público, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende. Debemos tenerlo lo mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por parte de nuestro cliente.

2- Cuida la presentación personal: Especialmente si trabajas de cara al público. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros mismos de cara a los compañeros de trabajo.

3- Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece más ya que no resulta más placentero y dejar lo más complicado para el final, tenemos que tener en cuenta que a primera hora estaremos más “frescos” para resolver las dificultades y por la tarde no rendiremos con las misma eficacia.

4-Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el día. Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. También puedes establecer un orden según importancia de las tareas a desarrollar.

5-Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún problema y esto no es posible es mejor que les demos una explicación aunque no nos la hayan pedido.

6- Organizarnos alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes. Es muy molesto para el cliente y da impresión de estar desorganizados el hecho de estar interrumpiendo la conversación

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