IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

Descripción del Proyecto:

Implementación de sistema para generar certificación de cursos aprobados para la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala.

Es importante tomar en cuenta que la certificación de cursos es una herramienta utilizada por el estudiante para diversos trámites en las que se incluyen:

• Respaldar al estudiante al momento de búsqueda de trabajo.
• Demostrar ante un patrono que se encuentra activo en sus estudios universitarios.
• Llevar un control sobre los cursos aprobados.
• En algunos casos la universidad es pagada por el patrono al cual se deben de presentar certificación de cursos aprobados, para seguir obteniendo el beneficio de pago de universidad.

El sistema a implementar busca automatizar la certificación de cursos para poder realizar la gestión en minutos y poder recibir dicha certificación de manera inmediata.

Principalmente planeamos realizar un sistema de fácil manejo para los estudiantes y al mismo tiempo liberar carga laboral para las personas que realizan dichas actividades dentro de la universidad.

Evitar problemas o reclamos a la universidad con el fin de brindar un buen servicio a todos los estudiantes.

Adaptar el nuevo sistema a la infraestructura ya existente de la universidad, para minimizar costos económicos.

La certificación de cursos contara con firma electrónica la cual será gestionada a través de la empresa Registro Digital Prisma S.A. que se encuentra legalmente constituida para brindar firma electrónica y valides para los certificados de cursos aprobados.

El sistema debe de vincularse a la base de datos de la universidad para realizar la generación de la certificación de cursos aprobados.

El sistema contara con la opción de enviar la certificación a un correo electrónico o descargarla localmente en nuestro ordenador.

Debemos de tomar en cuenta que la universidad ya cuenta con un sistema para solicitar en línea la certificación de cursos aprobados la cual incluye los siguientes pasos:

1. Realizar el pago desde la banca virtual la cual está disponible para tres bancos: Banco G&T Continental, Banco Industrial y Banco Agromercantil esto nos genera una boleta con numero de documento.
2. Una vez realizado el pago debemos de ingresar a nuestra cuenta en el portal de la universidad  el número de documento generado por el pago desde la banca virtual  y seleccionar en donde queremos recibir la certificación.

Al sistema antes expuesto se pretende agregar la funcionalidad de descargar la certificación de cursos o enviar a un correo electrónico.

Problema:

Debido a no contar con un sistema automatizado para generar certificación de cursos aprobados para los estudiantes, esto genera un problema debido a la cantidad de tiempo que los alumnos deben de esperar para recibir una certificación de cursos aprobados. Esto implica aproximadamente 20 días hábiles.

Además de contemplar que se han dados casos verídicos donde los estudiantes reciben información errónea en cuanto a sus cursos es decir; cursos con notas más bajas a las recibidas en su momento por el portal de la universidad o cursos que no son reflejados en la certificación.

Los problemas mencionados anteriormente provocan retrasos al estudiante para la realización de diversos trámites.

En el peor de los casos es necesario repetir un curso debido a recibir información errónea por medio del portal y al momento de revisar la certificación de cursos dicho curso no se encuentra aprobado y posible que sea prerrequisito para un curso posterior.

Es posible que existan errores humanos debido a que dichos certificados son generados manualmente por una persona.

Realizar largas colas en las sedes o central para solicitar una certificación de cursos el trámite incluye tres pasos:

1. Solicitar boleta para realizar el pago en banco.
2. Regresar con boleta de pago a sede o central  e ingresar la gestión para solicitar certificación de cursos aprobados.
3. Regresar en 20 días hábiles para recoger certificación de cursos aprobados.

Estos pasos incluyen tiempo y filas innecesarias.

  Objetivos:

El objetivo principal es brindar al estudiante una opción dentro del portal de la universidad para solicitar certificación de cursos aprobados y la misma pueda ser gestionada en minutos.

Facilitar al estudiante poder realizar el trámite desde su ordenador y desde cualquier parte donde lo desee sin importar el día o la hora.

Oportunidades:

Además de las facilidades que incluye el nuevo sistema, cabe mencionar que la universidad daría un paso importante en la implementación de recursos que permitan al estudiante de la universidad gestionar con facilidad la certificación de cursos aprobados. Además de colocar a la universidad a la vanguardia de la tecnología.

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