PLANIFICACION DE ESCENARIOS

PLANEAMIENTO DE ESCENARIOS

CASO UNIVERSIDAD DE MARIN

Método: Lógico intuitivo (Deductivo)

UNIVERSIDAD DE MARIN

PRESENTACION

En el verano de 1998, la Universidad de Marin se embarco en un proyecto de planeamiento de escenarios con la finalidad de determinar el rumbo de su estrategia para la siguiente década.

La planificación de escenarios es un método de planeamiento que comienza con asumir que por mas que nos esforcemos, simplemente no podemos predecir ni controlar el futuro. Solo podemos imaginar las diferentes maneras en las cuales el futuro podría presentarse, determinar un rumbo futuro que tenga sentido el día de hoy y tratar de estar alerta y ser flexible ante lo inesperado que inevitablemente va a ocurrir.

Siguiendo esta línea de pensamiento, la planificación de escenarios es un proceso creativo en el cual un grupo de personas que comparten un futuro conjunto trabajan creando historias sobre las diferentes maneras de como el futuro podría presentarse, y luego usar estas historias para tomar decisiones sobre el camino que queremos seguir.

La planificación de escenarios ha sido usada por muchas de las organizaciones más exitosas del mundo para lograr crear nuevos conceptos de estrategia y aumentar su habilidad para aprender y adaptarse. Global Business Network el socio de la Universidad del Marin en este proyecto es un conocido pionero en el campo de planificación de escenarios. En los últimos meses, decenas de personas interesadas en el futuro de la Universidad de Marin han contribuido a este esfuerzo de planificación de escenarios de diferentes maneras. Muchos de nuestros socios ya se encuentran apoyando el esfuerzo de planificación de escenarios. Una donación generosa de la empresa Frank Howard Allen Reality de 20,000 dólares sirvió para costear la adquisición de computadoras y software especial para apoyo a la toma de decisiones, las cuales apoyarán en la realización de un planeamiento de calidad. Grupos comunitarios y la directiva de la universidad han empezado a debatir problemas y posibilidades. Buscamos que Ud. nos proporcione sus comentarios. Una amplia contribución permitirá fortalecer a la “comunidad” en la comunidad universitaria.

En esta pagina web, encontrará información sobre este proyecto: exactamente que cosa esta en juego, mas sobre el proceso de planificación de escenarios, el trabajo que se ha realizado hasta ahora, así como también podrá analizar los cuatro escenarios creados sobre el futuro que tendrá que enfrentar la universidad de Marin para el año 2008.

Más importante aun, estamos preguntándole  a todo el que le interese el futuro de la Universidad de Marin, los estudiantes que se encuentran en ella en la actualidad, los facultativos, la administración, así como las personas que viven o trabajan en el condado de Marin a que contribuyan con sus ideas y sus puntos de vista. Si tiene alguna información u opinión al respecto envíela a la siguiente dirección de correo electrónico: jlisetor@marin.cc.ca.us.

Nuestro plan para el futuro del rumbo que deberá tomar la universidad de Marin se encuentra aun en proceso. Esperamos su contribución a este importante esfuerzo.

¿QUE ES LA PLANIFICACION DE ESCENARIOS?

La idea de escenarios (contar posibles historias sobre el futuro) es probablemente tan antigua como la humanidad. Un escenario es una herramienta que se utiliza para ordenar la percepción que uno tiene sobre los futuros entornos alternativos en las que podemos enfrentar las decisiones de hoy. Como una metodología, ha sido usada por mucho tiempo por los militares.

Pero solo en los últimos 30 años, en vista del aumento de la incertidumbre y la complejidad las corporaciones y otras grandes organizaciones empezaron a desarrollar sofisticados procesos de planificación de escenarios. Shell logró hacer famosa la herramienta de planificación de escenarios mediante su uso exitoso en dos oportunidades: una al anticipar el embargo del Petróleo Árabe, y luego nuevamente cuando anticipó y se preparó para la dramática caída del precio del petróleo durante los años 80.

QUE ES EXACTAMENTE LA PLANIFICACION DE ESCENARIOS

El proceso es altamente interactivo, intenso e imaginativo. La fase inicial usualmente considera retar en forma vigorosa los mapas (modelos) mentales que moldean las percepciones personales de cada uno de nosotros, y luego buscar información relevante de fuentes poco ortodoxas. Nosotros vemos algunas cosas y somos ciegos a muchas otras. Nuestras percepciones están moldeadas por nuestros éxitos pasados así como por nuestros fracasos, que quizás no sean relevantes en la actualidad. Un buen proyecto de planificación de escenarios expande la visión periférica del líder y los fuerza a retar sus propios supuestos.

Los siguientes pasos son más analíticos: identificar las fuerzas impulsoras (sociales, políticas, económicas, tecnológicas) y los elementos predeterminados (lo que es inevitable sobre el futuro, como lo son muchos  factores demográficos). Estos factores son entonces priorizados de acuerdo con su importancia y su grado de incertidumbre.

Estos ejercicios culminan con la confección de tres o cuatro escenarios diseñados con sumo cuidado. En la práctica, los escenarios semejan un grupo de argumentos, escritas o narradas, construidas alrededor de tramas con fundamentos lógicos. Los argumentos son un método muy antiguo de organizar el conocimiento, cuando son utilizadas como herramientas de planeamiento, brindan puntos de vista nuevos. La prueba para un buen escenario no es si se asemeja al futuro en forma exacta, sino si permite a la organización aprender y adaptarse.

Una vez que los escenarios sean hilvanados y se les dé forma en una narrativa, el equipo identifica sus implicancias para la organización, y planee las opciones para las primeras acciones en cada uno de los escenarios. Examinando a través del grupo de escenarios, el equipo identifica estrategias sólidas que funcionarían independien-temente del futuro que ocurra. Luego el equipo confecciona la lista de los principales indicadores a ser monitoreados permanentemente. Los eventos a observar atentamente que indicará que futuro (o combinación de futuros) se está desarrollando.

Al ensayar de esta manera el futuro, los escenarios permiten a la organización adaptarse mas rápidamente a lo que esta realmente sucediendo y a anticiparse mejor a lo que podría suceder. Si es que la organización tuviese que enfrentarse a una situación imprevista, este método impedirá que la organización pierda meses negando la situación, y luego mas meses desarrollando opciones que le permitan enfrentar con éxito la nueva situación. Nuevas propuestas pueden ser desarrolladas a través de los escenarios, utilizándolos como túneles de viento para probar su resistencia.

Las decisiones que han sido previamente probados frente a una variedad de posibilidades que el destino podría presentar tienen mayores oportunidades de resistir la prueba del tiempo. El generar una larga e informada visión podría brindar a la organización el coraje para mantenerse firme junto a un grupo de prioridades, en vez de echarse atrás a la primera resistencia que se les presente o frente a una falla en el corto plazo.

La planificación de escenarios es un proceso que ofrece grandes retos y que es intelectualmente muy rico. Pero no es un ejercicio académico exclusivamente. Es una conversación, que incluye seres humanos que quieren aprender juntos. Cuando funciona, un grupo de personas crean algo juntos: un análisis, una visión, un lenguaje para describir el mundo, un plan de acción que los compromete y habilita para trabajar juntos efectivamente.

¿PORQUE USAR PLANEAMIENTO DE ESCENARIOS EN LA UNIVERSIDAD DE MARIN?

Como se ha sugerido anteriormente la planificación de escenarios puede ser utilizada en una gran variedad de posibilidades. Para el caso de la Universidad de Marin se le seleccionó como herramienta de planeamiento por tres razones principales:

La planificación de escenarios a probado su utilidad para unificar el conocimiento de un grupo de personas con perspectivas distintas así como para lograr obtener nuevos puntos de vista e innovaciones. En todas las organizaciones sus integrantes tienen diferentes ideas sobre hacia donde podría estar dirigiéndose el futuro, pero generalmente no existe un proceso que recolecte este conocimiento y le de un uso adecuado. La planificación de escenarios brinda un marco concreto para compartir los puntos de vista de un amplio sector de personas lo cual, con frecuencia, nos lleva a nuevas ideas.

La planificación de escenarios es especialmente útil en situaciones donde se hace necesario un alto nivel de participación para crear un nuevo futuro. En burocracias altamente centralizadas o dictaduras militares, un pequeño grupo de personas toman las decisiones sobre el futuro rumbo que tomará la organización. Pero en la Universidad de Marin, cualquier plan para el futuro que quisiéramos funcione debe de considerar la participación de un gran número de personas de la facultad, las direcciones, miembros de la junta directiva, estudiantes y otros. La planificación de escenarios ofrece un proceso útil para reunir a todos los interesados en una conversación estratégica que los llevará a una visión compartida y a la acción.

...