Programa de actualización dinámica catastral

PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN DINÁMICA CATASTRAL

PROACT-DINACAT

GERENCIA COMERCIAL

CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES 3

1.1. NOMBRE DEL PROYECTO 3

1.2. ALCANCE 3

1.3. PLAZO DE EJECUCIÓN 3

1.4. RESUMEN DEL PROYECTO 3

II. PROBLEMÁTICA Y SOLUCIÓN PROPUESTA 3

2.1. SITUACIÓN ACTUAL 3

2.1.1. OBJETIVOS 4

2.2. ESTRATEGIAS 4

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5

III. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ACTUALIZACIÓN DINÁMICA CATASTRAL 6

3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL 6

3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 14

3.3. PROPUESTA DE DIRECTIVA 18

I. ASPECTOS GENERALES

1.1. Nombre del Proyecto

“Programa de Actualización Dinámica Catastral”

1.2. Alcance

El Proyecto se ejecutará en todo el ámbito de EPS EMAPA HUACHO S.A.

1.3. Plazo de Ejecución

Duración del programa será a partir del Enero a Diciembre del 2013

1.4. Resumen del Proyecto

La presente se cimienta en la implementación de un programa de actualización constante y permanente en el catastro de clientes en la EPS EMAPA HUACHO S.A., con la participación de personal de campo y de oficina identificadas con las metas y objetivos de la EPS, en diferentes labores diarias como son: repartos de recibos, cortes, reaperturas y toma de lectura de medidores. Dichos trabajos realizados tendrán como función principal de informar al área de Catastro sobre los probables cambios catastrales como unidades de uso, tipo de servicio, tipo de actividad, ubicación del predio…etc., cambios que ayudaran al cumplimiento oportuno y real de los trabajos realizados por cada área de la EPS, como Facturación (optima facturación y real), medición (ubicación rápida de medidores instalados en campo para la toma de lectura), cobranza (ubicación exacta de las conexiones domiciliarias), etc.

II. PROBLEMÁTICA Y SOLUCIÓN PROPUESTA

2.1. Situación Actual

Las últimas actualizaciones del catastro en la EPS Emapa Huacho S.A, fue realizado el año 2010 para el caso de la ciudad de Huacho, por lo que se considera necesario e importante diseñar e implementar una estrategia dinámica, que permita la actualización del catastro comercial permanente y constante, que nos ayudaría a mantener nuestro catastro comercial actualizado.

2.1.1. Objetivos

1. Identificar cambios catastrales que permitan incrementar la facturación de la EPS Emapa Huacho S.A. como cambios de tarifa, incremento de unidades de uso, cambios de tipo de servicio.

2. Identificar el uso clandestino de los servicios ofrecidos por la EPS (Conexiones clandestinas y rehabilitaciones clandestina)

3. Establecer y mantener actualizado el registro de los Clientes reales para servir de base a la facturación de los servicios prestados por la EPS.

4. Registrar los usuarios factibles y potenciales para realizar las funciones de comercialización que posibiliten a la EPS cumplir sus metas de atención a la población y así incrementar el universo de conexiones dentro del ámbito de la EPS.

5. Registrar los Clientes por tipos, clases, categorías, ubicación, etc. de tal forma que su clasificación permita establecer una cobranza justa del servicio.

6. Establecer adecuada identificación de los Clientes para su localización física y administración de sus respectivos procesos.

7. Proveer y poner a disposición de todas las unidades de la EPS (medición, facturación, cobranzas, operativo), información permanente referida al Catastro de Clientes.

2.2. Estrategias

1. Definir el procedimiento de trabajo para el Programa de Actualización Dinámica Catastral

2. Capacitar al personal de campo en función a los cambios catastrales que se detectarán, se procederá a evaluar la calidad de información proporcionada y en función de los resultados se reforzará la capacitación.

3. Emplear personal de campo propio de la Gerencia Comercial para la identificación frecuente de cambios catastrales favorables a la facturación de la EPS, Verificar la calidad de la información proporcionada por el personal de campo

4. Notificar a los clientes sujetos a cambios en la información catastral

5. Actualización de la base de datos catastrales de la EPS Emapa Huacho S.A.

6. Implementar una estrategia sostenida para la actualización de los datos catastrales de tipo comercial.

Descripción de Actividades

PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN DINÁMICA CATASTRAL

Etapa N° Actividades Descripción de la Actividad

Etapa I : Preparación

(Hasta ……) 1 Elaboración del flujo del proceso de la actualización dinámica catastral Se establecen el procedimiento de trabajo, incluyendo el personal involucrado precisando sus funciones y nivel de coordinación

2 Elaboración de la ficha y de los documentos de información Se elabora y valida ficha de recopilación de información de campo

3 Elaboración del formato de seguimiento Elaborar un formato de control para el registro de información de los cambios catastrales, que permite realizar el seguimiento de cada etapa

4 Programación de Personal de reparto por rutas Definición de ámbitos de trabajo del personal de campo

5 Capacitación personal de campo (Lectores, repartidores, cortadores) Se capacitará sobre el procedimiento para el programa de actualización dinámica catastral, haciendo énfasis en la participación directa del personal de campo

Etapa II : Ejecución

(Desde el ……………) 6 levantamiento de información de campo Recopilación de la información de campo en los formatos definidos por la EPS Emapa Huacho S.A.

7 Depuración en gabinete Contrastar la información recopilada en campo con la registrada en la base de datos catastral de la EPS

8 Inspección y Notificación Verificación de las inconsistencias determinadas en la etapa previa, y proceder a notificar a los clientes sujetos a cambios de información catastral

9 Distribución de la información a otras áreas La información verificada es reportada a las áreas correspondientes para que ejecuten las acciones previstas para cada cambio catastral

10 Cambios en la Base de Datos Actualizar la base de datos catastral en función a la información aprobada por el cliente de los cambios notificados

11 Monitoreo de Resultados y Sistematización Registro constante de la información de las actividades, análisis de los resultados, documentación de la información para informes y su probable difusión posterior.

12 Incorporación en documentos de gestión y cuadros de asignación de personal (MOF, ROF, Procedimientos y Organigrama) Las medidas sugeridas e implementadas se traducirán en documentos de validez dentro esquema organizativo y funcional de la EPS, como Directivas Internas, Modificación del Manual de Procedimientos de la EPS, etc.

III. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ACTUALIZACIÓN DINÁMICA CATASTRAL

3.1. Descripción del Procedimiento General

Fase I : Pre-Identificación en el campo de los posibles cambios catastrales

 En esta fase el Repartidor de Recibos no hará inspecciones en el predio, solo deberá basarse en observaciones externas y visibles o en información conseguida indirectamente de los vecinos.

 El propósito principal de esta fase es que el personal de campo identifique posibles cambios catastrales que ocurren en el sector que tiene asignado, aprovechando su conocimiento de la ruta donde labora habitualmente. Esta labor la desarrolla, al mismo tiempo que realiza el trabajo de campo asignado.

 Esta fase se inicia con el recojo de información en campo por el personal asignado hasta la entrega de los informes con la información identificada en campo, al Área de Catastro para su posterior contrastación y verificación en campo con la información que se tiene en el Sistema/Modulo de Catastro.

 La mayor parte de los posibles cambios catastrales, a excepción del caso de las conexiones clandestinas, se originan porque un usuario que tiene contratado con la EPS, el servicio de agua, alcantarillado o ambos servicios, está utilizando el (o los) servicio(s) contratado(s), en una modalidad distinta a la contratada con la empresa y por la cual paga, que es distinta a la realidad que se verifica en el campo.

 Cada mes, el Jefe de Catastro selecciona y comunica al jefe operativo comercial de acuerdo al ciclo de facturación de los sectores, el área geográfica de trabajo que tiene asignada cada personal de campo que participa en el trabajo de recolección de datos. Haciéndole entrega el formato de Información Catastral, donde el personal de campo presentará la información que identifique su labor de campo.

 La recopilación de los posibles cambios catastrales, lo hace el personal, mediante la observación física de los predios, tomando como referencia la información clave del recibo de los servicios de saneamiento, padrón de lecturas, reporte de cortes y otro tipo de información que tenga disponible, en especial en el caso de los usuarios a quienes no se le entrega recibo de servicios de saneamiento.

 La información más frecuente que el personal

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