Control de préstamo, consulta y devolución de documentos
Enviado por leonardo82 • 13 de Enero de 2016 • Informes • 2.943 Palabras (12 Páginas) • 377 Visitas
[pic 1][pic 2]
CONTROL DE PRÉSTAMO, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS.
INFORME DE ACTIVIDAD DE REVISION, COPIADO Y FOLIADO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS DESDE MEGAARCHIVOS.
OBJETIVOS:
- Realizar verificación de documentos y número de folios con relación al listado enviado por megarchivos.
- Brindar soporte enfocado a copiar el material documental referido en las listas enviadas por megarchivos y contenido en las cajas trasladadas a la sede 2 de la empresa.
- Dar traslado a carpetas blancas y cafés las nuevas impresiones.
- Diligenciar en la carpeta nueva la información contenida en la carpeta original.
A partir del día 23 de noviembre del 2015 se inicia la actividad propuesta en la sede 2 de T.I.P.
Para el desarrollo de esta actividad se utilizaron los Epp necesarios teniendo en cuenta los posibles riesgos, (guantes de nitrilo de alta densidad y tapabocas).
DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS. |
Los documentos enviados por MEGARCHIVOS se encuentran en la sede 2 DE T.I.P, en cinco cajas de cartón identificadas con un número consecutivo 1,2…..5.
Después de realizar su revisión se observa que un 80% de la documentación está en estado regular, pero se encuentran deteriorados por:
Suciedad en general, Manchas de microorganismos (hongos), Manchas de óxido., rotura de bordes, faltante de soporte, acidez, corrimiento de tintas, Ataque de insectos.
También se encontró un 20% de documentación entre facturas y recibos los cuales se borraron con el tiempo o están totalmente desechos.
La documentación en cada caja se cotejo con la información enviada por megarchivos en sus formatos de “control de préstamo y devolución de documentos”, observando que no se presentó ninguna inconsistencia, los documentos registrados eran los que se encontraban contenidos en las cajas y correspondían al número de caja indicado.
También se pudo evidenciar su contenido, tres cajas la #1, 3,4 contenían hojas de vida de personal y dos cajas la #2 y 5 contenían archivos varios pertenecientes a la parte contable (Facturas, actas, cartas, cuentas de cobro, recibos de caja menor), esto en diferentes presentaciones, carpetas, folios y A-Zs.
La información contenida se incluyó en las tablas que se presentan a continuación en donde además de confirmar que la información enviada fuera correcta, se realizó un discriminado de los documentos que cada uno de estos folios incluidos.
CAJA #1 | |||||||||||
La tabla a continuación (CAJA # 1) contiene 12 ITEMS cada uno es una AZ que contiene hojas de vida única y se discriminan en la hoja próxima. | |||||||||||
CONTROL DE PRESTAMO, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS | |||||||||||
SERIE/ASUNTO | CAJA | COD | LEGAJO | OBSERVACIONES | COPIADO | ||||||
CAJA # 1 HISTORIAS LABORALES. | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- |
| |||
|
| ||||||||||
PERSONAL UIS SEDE MALAGA | 169 | 1474 | 3 | El documento es una AZ y contiene 7 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 1 de La siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
PERSONAL UIS SEDE BARRANCA | 169 | 1475 | 3 | El documento es una AZ y contiene 7 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 2 de la siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
LITOTECA H-R | 169 | 1476 | 4 | El documento es una AZ y contiene 9 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 3 de la siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
PERSONAL UIS BUCARAMANGA "SAI" | 160 | 1432 | 4 | Para distinguir de los dos AZ de personal UIS Bucaramanga se incluye otro palabra que aparece en su portada en este caso SAI , El documento es una AZ y contiene 5 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 4 de la siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
PERSONAL UIS BUCARAMANGA "T" | 160 | 1431 | 3 | El código lo tenía mal así que se corrige por el que corresponde 1431, Para distinguir de los dos AZ de personal UIS Bucaramanga se incluye otro palabra que aparece en su portada en este caso " T ", el documento es una AZ y contiene 9 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 5 de la siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
M-Z | 162 | 1439 | 3 | Esta es una AZ y contiene la historia clínica ocupacional del personal que se discrimina en la tablas 5, 6, 7 Y 8 en la siguiente hoja que corresponde al a caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
PERSONAL UIS BUCARAMANGA SE-SI | 162 | 1437 | 1 | Para distinguir de los dos AZ de personal UIS Bucaramanga se incluye otra palabra que aparece en su portada en este caso SE-SI, el documento es una AZ y contiene 8 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 9 de la siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
REPORTE UIS | 169 | 1473 |
| Este no de caja # 1 y se encontraba en la caja # 2,caja que corresponde según megarchivos. | Eliminar sin copiar | ||||||
CORRESPONDENCIA 2009 | 167 | 1484 | 1 | El documento es un legajo y contiene 9 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 11 de La siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
MIRAMAR II | 167 | 1488 | 5 | El documento es un legajo y contiene 11 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 12 de La siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
COLEGIO PARNASO | 167 | 1491 | 8 | El documento es un legajo y contiene 14 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 13 de La siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
PITA URIBE | 167 | 1493 | 10 | Su nombre está mal escrito no es pista Uribe, es Pita Uribe , no es un lugar es un nombre, así que se modifica. El documento es un legajo y contiene 9 historias laborales de personal que se discriminan en la tabla 14 de La siguiente hoja que corresponde a la caja # 1. | xxxx Ok xxxx | ||||||
DISCRIMINADO CAJA # 1 | |||||||||||
Las siguientes tablas corresponden a la caja # 1 aquí se encuentran discriminados cada uno de los ítems que la componen , en el mismo orden que se tienen en la hoja anterior (CAJA # 1). | |||||||||||
TABLA .1. HV- PERSONAL UIS SEDE MALAGA | TABLA .2. HV- PERSONAL UIS SEDE BARRANCA | TABLA.3. HV- LITOTECA H-R | TABLA. 4. HV- PERSONAL UIS BUCARAMANGA SAI | ||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
Barrera Montañez Nesly | Pineda Sambrano Robespier | Hernández Carrisosa Manuel | Sánchez Jerez Jenny Johana | ||||||||
Castillo Rodríguez Diana Carolina | Requena Roledo Aleida Rosa | Mateus Ortiz Carolina | Sánchez Landinez Eliecer | ||||||||
Jiménez Delgado Apóstol | Rojas Castañeda María del Carmen | Merchán Meléndez William | Sánchez Paipa Jenny Magaly | ||||||||
Ortiz Hernández Myriam | Salom Cossío Wilfredo | Mogollón Mogollón Luis Antonio | Sánchez Pérez Franklin | ||||||||
Oviedo Cárdenas Luis Eduardo | Serano García Catalina | Rodolfo Muñoz Mantilla | Sánchez Plata Fredy Ernesto | ||||||||
Ruda Rodríguez Luz Nidia | Toledo Piña Cielo | Rico Rivero Johnny Armando |
| ||||||||
Torres Peña Luis Bernardo | Villalba Giraldo Yulmary | Rivero Caballero Oscar Fabián |
| ||||||||
|
| Robayo Meléndez Carlos Alberto |
| ||||||||
|
| Rojas Jiménez Sandra Teresa |
| ||||||||
TABLA. 4. HV- PERSONAL UIS BUCARAMANGA SAI | TABLA. 5. DISCRIMINADO M-Z HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES. | TABLA. 6. DISCRIMINADO M-Z HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES. | |||||||||
Tami Martínez Norberto | Machuca Suarez Laura Liseth | Silva Vargas luz marina | |||||||||
Tarazona Duarte victoria | corredor rojas Laura milena | Gómez ortega Maira Alejandra | |||||||||
Tarazona Malpica Alba Roció | Díaz Acevedo Laura Stella | Álvarez Martínez Magda carolina | |||||||||
Torres Barrios Ángela Patricia | duarte puentes leusmary Tatiana | Valero Alvarado Magda Liliana | |||||||||
Torres Coronado Diego Andrés | balaguera Ortiz Lihmzu | Vesga blanco marina Katherine | |||||||||
Torres Cuadros Jorge Enrique | salas Moncada Lizette Jovana | Villamizar Archila Marisol | |||||||||
Torres Rojas Ángela Janeth | Arias Rodríguez Luis Ernesto | Bohórquez sanguino Marisol | |||||||||
Torres Rueda Onofre | Gómez Marín luz delia | estrada Alsina Marlene | |||||||||
Torres Torres Rubby Amparo | Contreras Briceño Luz karime | Prada Ochoa Martha Cecilia | |||||||||
TABL8. DISCRIMINADO M-Z HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES. | TABLA. 9. HV- PERSONAL UIS BUCARAMANGA SE-SI | TABLA.10. HV-REPORTE UIS | |||||||||
Álvarez Monsalve Sandra | Segura Arias Marcela | ||||||||||
Barrera Jaimes Sandra | Sepúlveda Cacua María Consuelo | [pic 3] | |||||||||
Montagutla Rueda Sandra Milena | Sepúlveda Parra Arley | ||||||||||
Gonzales garnica Sandro Faruc | Serrano Duban Giobany | ||||||||||
Rodríguez Amaya Sonia carolina | Serrano García Sara Helena | ||||||||||
Rangel Sonia Lorena | Serrano García Sonia Stella | ||||||||||
Casteblanco Sulay Andrea | Sierra García María Eugenia | [pic 4] | |||||||||
Monsalve salamanca Vivian carolina | Silva Lagos Sara Mercedes | ||||||||||
Pico Sanabria William Eduardo | |||||||||||
Plata Díaz Yasmin | |||||||||||
TABLA.12. HV-MIRAMAR II. | TABLA .13. HV-COLEGIO PARNASO. | TABLA. 14. HV- PITA URIBE IVONNE. | |||||||||
Miranda Cáceres Claudia | Ayala Taborda Paula Andrea | Pita Uribe Ivonne Islenia | |||||||||
Marón Duarte Lady Margaret | Barrera Toro Mónica Cristina | Porras Luque Edgar Manuel | |||||||||
Motta Pérez Libia Rosa | Correa Pabón Rosa Elvira | Rodriguez Revollo Rafael Antonio | |||||||||
Murcia Fonseca Ana Patricia | Dávila Osorio Alba Rosa | Silva Zúñiga Jhon Franklin | |||||||||
Ortega Bautista Gladys | Delgado García Leydi Amparo | Solano Barrios Celia Smith | |||||||||
Parra Farfán Maribel | Díaz Manjarrez Edison Rafael | Suarez Gelves María Stella | |||||||||
Peña cepeda Silvia | Duran Salas Fabio | Tamara Lara Eliana Maritza | |||||||||
Pérez Pico Orfenia | Henao Calderón Ramiro Alberto | Vega Vargas Edison Emilio | |||||||||
Pinzón Higuera Luz Helena | Monsalva Coronado Rita Ana María | Sambrano Peláez Luisa Fernanda | |||||||||
Quintana Contreras Argenida | Martínez Hernández María Margarita |
| |||||||||
Rivas Lozada Luz Marina | Meneses López Leonardo Alberto |
| |||||||||
| Gonzales Navarro Henry |
| |||||||||
| Páez Páez Sandra Patricia |
| |||||||||
| Pérez ramos Luis Javier |
|
CAJA #2 | ||||||||
Los archivos se fotocopiaron y archivaron en carpetas color café pertenecientes a contabilidad. | ||||||||
CONTROL DE PRESTAMO, CONSULTA Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS | ||||||||
SERIE/ASUNTO | CAJA | COD | LEGAJO | OBSERVACIONES | COPIADO | |||
CAJA # 2 TEMAS VARIOS. | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- | .-------- |
|
| |||||||
HORAS EXTRAS FEB/2007 | 162 | 1440 |
|
| xxxx Ok xxxx | |||
´´FC-027-2000 PLANTAS | 162 | 1438 |
|
| Eliminar sin copiar | |||
CARPETAS DE INFORMES LABORES | 167 | 1487 |
|
| Eliminar sin copiar | |||
DESCUENTO COLEGIO | 165 | 1486 |
|
| xxxx Ok xxxx | |||
HORAS EXTRAS | 167 | 1451 |
|
| xxxx Ok xxxx | |||
DOCUMENTOS COLEGIOS 2009 | 167 | 1494 |
|
| Eliminar sin copiar | |||
BENITO GUERRA | 167 | 1485 |
|
| xxxx Ok xxxx | |||
RELACION HIJOS DE EMPLEADOS | 167 | 1489 |
|
| Eliminar sin copiar | |||
PAZ Y SALVOS UIS 2009 | 159 | 1490 |
|
| xxxx Ok xxxx | |||
OFC-013-2001 ANALITICA | 159 | 1425 |
|
| Eliminar sin copiar | |||
PSICOTECNICAS UIS | 159 | 1426 |
| No tiene tiene serie ni asunto, después de revisarlo encontramos que son pruebas psicotécnicas en su mayoría, así que lo identificaremos de esa forma. | Eliminar sin copiar | |||
REPORTE UIS | 169 | 1473 |
| Este documento faltante en la caja #1 se encuentra esta caja #2, | Eliminar sin copiar |
...