Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO: Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Las diferentes escuelas que identifican al proceso administrativo, definen que la administración en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela pero, en esencia podemos identificar las siguientes:

1. La planificación consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas

2. . La organización se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.

3. La ejecución por los miembros del equipo para que lleven a cabo las tareas establecidas con pro actividad.

4. El control de las actividades para que se ajusten lo más correctamente posible a lo planificado

5.2 EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

La función de planificación debe seguir un esquema lógico. La consideramos de 8 etapas;

Autores KOONTZ, WEIHRICH

Toma conciencia del problema; la planificación es la toma de decisiones anticipadas y al igual que el proceso de decisiones se inicia con la percepción de un problema, un vacío entre la situación actual y una situación futura que puede consistir en una amenaza o una oportunidad.

Esta toma de conciencia, es una característica de las organizaciones preactivas que constantemente están intentando anticiparse a los cambios, observando la competencia, evaluación de las necesidades de los clientes y evaluando las fuerzas y debilidades.

Establecimiento de objetivos; consiste en expresar en forma de objetivos y metas la situación deseada futura. Consiste en contestar a la pregunta, ¿Qué queremos lograr? ¿en que momento? y ¿qué utilidad esperamos de ello?

Los objetivos deben ser cuantificables y deben tener un plazo de consecución para que sean operativos.

Primero se fijan los objetivos globales y después se desglosan en objetivos funcionales y departamentales.

Análisis de contingencias; antes de diseñar los planes debemos analizar las circunstancias en la que dichos planes se van a desarrollar, tendremos que llevar un análisis interno y externo de la organización.

Definición de líneas alternativas; consiste en identificar los planes alternativos que podemos seguir para alcanzar los objetivos fijados.

Evaluación de las alternativas; consisten en evaluar los cursos de acción alternativos en función de los requerimientos y de los resultados. Teniendo en cuenta los objetivos y las contingencias en las que se desarrollan las alternativas.

Selección de una alternativa; consiste en determinar cual de los cursos de acción posible se va a poner en práctica. Es cuando la empresa decide que plan va a seguir.

Formulación de planes derivados; el plan tiene un núcleo central cuya ejecución requiere una serie de acciones complementarias. Los planes derivados establecen las actividades necesarias para el sostenimiento y buen logro del plan principal.

Tiene como finalidad proveer los recursos necesarios en cantidad y calidad adecuadas y en el momento oportuno para desarrollar el plan principal.

Presupuestación; es traducir los planes a números, concretándolos al máximo posible. Y la presupuestación afecta tanto al plan principal como al derivado.

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Concepto: La planificación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Una de las principales características de la planificación es que a través de ella se logran objetivos, seleccionando los medios para conseguirlos.

NATURALEZA Y PROPOSITO DE LA PLANIFICACIÓN

5.1 LA NATURALEZA DE LA PLANIFICACIÓN

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.

La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada.

Se divide en dos partes;

El establecimiento de los objetivos o fines de la organización; debemos responder a una serie de preguntas;

¿Qué queremos lograr?

¿A dónde queremos ir?

¿Por qué motivos?

En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.

El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; fijar los objetivos no sirve de nada si no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un plan es un medio para conseguir las metas. Es un esquema que indica de que manera pretende una empresa de obtener los fines.

Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente;

¿Cómo lograr los objetivos fijados?

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