Proceso Administrativo

Administración

Como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en la elaboración de sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la practica. Éstas son algunas de las características de la administración que da como resultado el uso de la herramienta más importante que pudo haber adoptado el administrador en su práctica: el método científico, y con ello, la creación de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo.

Proceso Administrativo:

Ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador.

En un pensamiento más sencillo se puede definir como, la Administración en acción, o como el conjunto de fases continuas a través de las cuales se efectúa la Administración, las cuales se interrelacionan y forman un Proceso Integral que llevarán a la Empresa a su optimización. Así mismo de acuerdo con los expertos más reconocidos de la rama, consta de dos fases; mecánica y dinámica, que a su vez forman las cuatro etapas del proceso administrativo; Planeación, Organización, Dirección y Control. (Ver Anexo I)

1. Planeación

Forma parte de la fase "mecánica" de la Administración y es en esta etapa donde inicia el Proceso Administrativo. La planeación, como comienzo va acompañada del cuestionamiento ¿Qué se quiere hacer? o ¿Qué se va a hacer?, en esta etapa se determinan la visión, misión, propósitos, objetivos y estrategias; se realizan la formulación de políticas y reglas, y el establecimiento de programas, presupuestos y procedimientos para alcanzar el éxito del organismo social. Dicho de otra manera la Administración implica la formulación de planes estratégicos, tácticos y operativos con resultados a corto, mediano y largo plazos, de ahí que la planeación proporcione bases para el inicio de cualquier ente.

2. Organización

Corresponde a la fase "mecánica" de la Administración y responderá a la cuestión ¿cómo se va a hacer? o ¿quién lo va a hacer? La obtención de eficiencia sólo se logra mediante el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte de determinado grupo social, y la planeación, implantará una Metodología de división del trabajo y coordinación; jerarquización, departamentalización y descripción de funciones que permitan la magnificencia de la Empresa. Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" o bien los objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

3. Dirección

También llamada ejecución, comando o liderazgo esta etapa se encuentra dentro de la fase "dinámica" de la Administración. En esta etapa el líder imprime su estilo propio de dirección, coordinando, guiando y supervisando los esfuerzos de los colaboradores para alcanzar las metas de la organización. El elemento principal de la dirección es "ver que se haga", y es en ésta donde la toma de decisiones e integración son factores trascendentales para el grupo. Una buena dirección comprende de la habilidad del administrador para ejercer: capacidad de mando, motivación, comunicación y supervisión así como lograr una adecuada valoración y desarrollo de subalternos.

3.1 Principios de la Dirección

a) De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

b) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

c) De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

3.2 Etapas de la Dirección:

3.2.1 Toma de Decisiones:

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia, sea cual sea la decisión es necesario:

• Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

• Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

• Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

• Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios.

• Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

3.2.2 Integración:

La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se acerca, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr la efectividad:

• El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto quiere decir que

...