Soluciones Propuestas

Soluciones Propuestas.

El desarrollo de soluciones propuestas por los contratistas interesados o por el equipo interno de proyectos del cliente, como respuesta a una solicitud de propuestas, es la segunda fase del ciclo de vida del proyecto. Este capítulo abarca esta fase, que se inicia cuando queda disponible la SDP al terminar la fase de identificación de necesidades y se termina cuando se llega a un acuerdo con la persona, organización o contratista seleccionado para poner en practica la solución propuesta.

Estrategias de marketing para la propuesta y la decisión de licitar/no licitar.

El desarrollo de propuestas ganadoras.

El proceso de preparación de la propuesta y los elementos que quizá se puedan incluir en un empresa.

Consideraciones sobre fijación de precios.

La evaluación de las propuestas.

Tipos de contratos entre el cliente y el contratista.

Mercadotecnia Previa a la SDP/Propuesta

Los contratistas cuyo negocio depende de crear propuestas ganadoras como respuesta a las SDP de las empresas o del gobierno no deben esperar hasta que los clientes anuncien la solicitud forma de una SDP, antes de comenzar a desarrollar propuestas.

Los contratistas deben mantener comunicación frecuente con sus clientes anteriores y actuales, e iniciar contactos con posibles nuevos clientes. Durante estos tratos, los contratistas deben ayudarlos a identificar áreas en las que aquellos se puedan beneficiar de la puesta en práctica de proyectos que satisfacen necesidades, problemas u oportunidades.

Durante esta actividad previa a la SDP/propuesta, el contratista debe aprender todo lo posible sobre las necesidades, problemas y procesos de toma de decisiones del cliente. Y debe pedirle información, datos y documentación sobre la necesidad o el problema identificado.

El contratista puede invitar al cliente a visitar otros de sus clientes que han tenido una necesidad o problema similar y para los cuales el haya propuesto y puesto en práctica una solución exitosa. Ese tipo de visitas puede realzar la reputación del contratista con el cliente.

Decisión de Licitar/No Licitar

El hecho de evaluar si seguir o no adelante con la preparación de una propuesta se conoce como la decisión de licitar/no licitar. Al tomar una decisión de licitar/no licitar, el contratista puede tomar en cuenta alguna de los siguientes factores:

• Competencia.

• Riesgo.

• Misión.

• Ampliación de capacidades.

• Reputación.

• Fondos del cliente.

• Recursos para la propuesta.

• Recursos para el proyecto.

Si el contratista no está seguro de contar con los recursos para realizar el proyecto, necesita un plan para asegurar los recursos necesarios para llevar a cabo y con éxito el proyecto (como contratar nuevo personal o hacer que asesores o subcontratistas realicen algunos elementos del trabajo).

Desarrollo de una Propuesta Ganadora

Cada contratista debe recordar que su propuesta competirá con las de otros, para ser seleccionada por el cliente como la ganadora.

Una propuesta es un documento vendedor, no es un informe técnico. En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que:

• Comprende lo que está buscando el cliente.

• Puede llevar a cabo el proyecto propuesto.

• Proporcionar el mayor valor para el cliente.

• Es el mejor contratista para solucionar el problema.

• Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos anteriores similares.

• Hará el trabajo en forma profesional.

• Logrará los resultados deseados.

• Completará el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa.

Preparación de la Propuesta

La preparación puede ser una tarea directa realizada por una persona, o puede ser un esfuerzo de recursos que requieran de un equipo de organizaciones y personas con diversos conocimientos y habilidades.

El desarrollo de una propuesta amplia para un gran proyecto se debe considerar como un proyecto en sí mismo; por lo tanto, el gerente de propuestas necesita reunirse con el equipo con el fin de desarrollar un programa para terminar la propuesta en la fecha máxima establecida por el cliente. El programa debe incluir las fechas en las que diversas personas tendrán borradores de las partes que les han sido asignadas de la propuesta, fechas para realizar reuniones con el personal apropiado del equipo y las fechas en las que se finalizará la propuesta. El programa tiene que asignar tiempo para la revisión y aprobación por la administración de la organización del contratista. También se debe asignar tiempo para preparar cualquier ilustración gráfica, trabajo de mecanografía, copiado y entrega de la propuesta al cliente, que quizá se encuentre a cientos de millas de distancia del contratista.

Contenido de la Propuesta

Con frecuencia las propuestas se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costos. En el caso de las grandes propuestas, estas pueden estar en tres volúmenes por separado. La cantidad de detalle que incluya al contratista dependerá de la complejidad del proyecto y del contenido de la SDP.

• Sección técnica.

El objetivo de la sección técnica de la propuesta del contratista es convencer al cliente de que el contratista comprenda la necesidad o el problema y que pueda proporcionar la solución menos riesgosa y más benéfica. La sección técnica debe contener los elementos siguientes:

o Comprensión del problema.

o Enfoque o solución propuesta.

Esta parte de la sección técnica podrá contener lo siguiente:

 La descripción de como el contratista recopilara, analizara y evaluaría datos e información sobre el problema.

 Los métodos que usaría el contratista para evaluar soluciones alternativas o desarrollar aún más la solución propuesta al problema.

 La lógica para el enfoque de la solución propuesta. Esta lógica se puede basar en experimentos realizados previamente por el contratista, su experiencia en solucionar problemas similares, o una tecnología única, patentada, que usaría el contratista para solucionar el problema.

 La confirmación de que la solución o el enfoque propuesto cumplirá con cada uno de los requisitos físicos, operacionales y de desempeño establecidos en la SDP del cliente.

o Beneficio para el cliente.

• Sección administrativa.

el objetivo de la sección administrativa de la propuesta del contratista es convencer al cliente de que el contratista pueda hacer el trabajo propuesto (el proyecto) y lograr los resultados deseados. La sección administrativa debe contener los elementos siguientes:

o Descripción de las tareas del trabajo.

o Productos o servicios a entregar.

o Programa del proyecto.

o Organización del proyecto.

o Experiencia relacionada.

o Equipos e instalaciones.

• Sección de costos.

El objetivo de la sección de costos de la propuesta del contratista es convencer al cliente de que el precio del contratista para el proyecto propuesto es realista y razonable.

Normalmente la sección de costos consiste de tabulaciones de los precios estimados por el contratista de elementos como los siguientes:

o Mano de obra.

o Materiales.

o Subcontratistas y asesores.

o Alquiler de equipos e instalaciones.

o Viajes.

o Documentación.

o Gastos indirectos.

o Aumentos.

o Contingencias.

o Honorarios o utilidades.

Consideraciones de Fijación de Precios.

Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes:

• Confiabilidad de los estimados del costo.

• Riesgo.

• Valor del proyecto para el contratista.

• Presupuesto del cliente.

• Competencia.

Presentación de la Propuesta y Seguimiento

Algunos clientes quieren que el contratista proporcione varias copias de la propuesta, porque esta será distribuida a varias personas dentro de la organización para su revisión y evaluación. Desde el punto de vista del cliente, es más fácil y menos costoso hacer que el contratista presente las copias necesarias. Esto es especialmente cierto en el caso de grandes proyectos, donde las propuestas pueden tener varios cientos de páginas y quizá incluyan grandes dibujos o graficas a color.

En lugar de confiar en el correo, algunos las entregan en mano para asegurarse de que lleguen a tiempo. Se ha sabido de otros contratistas que han enviado dos juegos de propuestas por diferentes servicios expertos de correo, para asegurarse de que por lo menos uno de los juegos llegue a su destino a tiempo.

Después de varios días debe establecer contacto de nuevo con el cliente y preguntarle si tiene algunas preguntas o necesita que se aclare cualquier cosa de la propuesta. Este seguimiento se tiene que hacer en una forma profesional, con el fin de dejar una impresión favorable.

Evaluación de las Propuestas por el Cliente

Algunos observan primero los precios de las diversas propuestas y seleccionan, por ejemplo, solo las tres

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