Taller Programa y Plan de auditoría - AA2

Taller Programa y Plan de auditoría - AA2

Ingeniero industrial José Miguel Borja.

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.
b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

PROGRAMA DE AUDITORIAS

1. OBJETIVO

Planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías en conformidad con el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos del SGC del auditado.

Determinar la conformidad con los criterios de auditoría del SGC del auditado.

Determinar cuáles de los departamentos cumple y en qué grado, con los criterios de auditoría del SGC.

1. ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

El programa de auditoria incluirá los aspectos referentes al nivel de conformidad con los criterios de auditoria del sistema de gestión de calidad del auditado; El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto; puesto que este análisis proporciona información objetiva de todos los efectos directos o indirectos y el impacto que la auditoria pueda conllevar lo que a través de ellos se llevan a cabo, esto permitirá proponer  mejoras y acciones correctivas para las no conformidades de los criterios de la auditoria para que conduzca a la mejora en los procesos, mantener y ofrecer un servicio que cumpla con las exigencias de mejora de la calidad hacia los usuarios.

1. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORIAS A REALIZAR EN EL AÑO.

El cronograma de auditorías del programa de auditorías comprende un periodo acordado entre el auditor y el auditado. En este periodo se desarrollaran todas las actividades estipuladas para tal fin, en conformidad con los acuerdos entre parte y parte.

Estas auditorías se realizaran dos veces al año con un periodo de realización de tres meses ejecutados y tres meses en los cuales se verán la aplicación y puesta en marcha de las no conformidades encontradas en el periodo de ejecución.

1. CRITERIOS DE AUDITORÍA.

El criterio a ser usado para la realización de la auditoría será el acordado entre el auditado y el auditor de calidad.

Estos criterios serán el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que el cliente tenga  o quiera alcanzar para la implementación del SGC.

Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría es decir registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para estos criterios de auditoría y que son verificables, esta evidencia su vez puede ser cuantitativa o cualitativa

1. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

El equipo auditor debe estar conformado por uno o más auditores que lleven a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

El auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma. El equipo auditor puede incluir auditores en formación. Dentro de las funciones  que debe realizar el equipo auditor en cabeza del líder, están: Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente. Recopilar y analizar las evidencias de auditorías relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditoría. Preparar los documentos de trabajo. Documentar los resultados individuales de la auditoría. Redactar el informe de auditoría. A cada miembro del equipo auditor se le deben asignar tareas específicas o actividades por auditar. Estas designaciones deben ser realizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del equipo auditor correspondiente.

1. RECURSOS NECESARIOS.

Los recursos necesarios para realizar la Auditoria deben ser físicos, locativos y recursos humanos. También de disponibilidad y de tiempo.

Dentro de los recursos físicos podemos encontrar los conjuntos de políticas, procedimientos o requisitos que el cliente tenga es decir, la documentación relativa a calidad que tenga la empresa, a su vez que los recursos locativos y humanos los podemos encontrar en la empresa junto con el tiempo en el cual podemos realizar o ejecutar la Auditoria.

1. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

Sabemos que el riesgo es el Efecto de la incertidumbre en los objetivos.  Además es la posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores

o irregularidades importantes. Generalmente se habla de Riesgo y conceptos de Riesgo en la evolución de los Sistemas de Control Interno, en los cuales se asumen tres tipos de Riesgo:

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

Los auditores internos deben evaluar la cantidad y calidad de las exposiciones al riesgo referidas a la administración, custodia y protección de los recursos disponibles, operaciones y sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta la necesidad de garantizar a un nivel razonable los objetivos.

PLAN DE AUDITORÍA

1. OBJETIVO

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema disposiciones planificadas, con los requisitos de las norma, y con los requisitos establecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los Objetivos institucionales y de Calidad.

1. ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

Este procedimiento abarca desde la planeación y ejecución de las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad a los procesos de la entidad  a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

1. PROCESOS A SER AUDITADOS.

Todos los acordados con el auditado en el momento de realizar la auditoria siguiendo como base las políticas y procedimientos que dentro del contrato se vean involucrados en tal fin.

1. CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

El equipo auditor deberá como mínimo revisar los siguientes documentos:

• Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditoría.

• Documentación publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de            Gestión

• Mapa de Riesgos del Proceso

• Plan de Acción del Proceso • Requisitos del cliente

• Indicadores • Planes de Mejoramiento

• Resultado de auditorías anteriores

1. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

No.                                              ACTIVIDAD

1. Elaborar Programa de Auditorías estableciendo objetivo y alcance de la auditoría

NOTA: Este programa también incluye la segunda y tercera parte.

1. Presentar en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el Programa de Auditorías para su conocimiento y aprobación.

1. Remitir al Grupo de Comunicaciones Auditorías aprobado para gestionar su publicación mediante el correo institucional.

1. Convocar el equipo auditor, para comunicar las directrices sobre la ejecución de las auditorías internas.                                                 Nota: El equipo auditor se conformará de acuerdo a los requisitos establecidos por el perfil que busca el auditor de este procedimiento. Nota: En el caso de auditoria externa se seguirán los requisitos de los procedimientos de contratación.

1. Revisar los criterios asociados a los procesos objeto de auditoria. Elaborar y presentar el plan de auditorías al jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobación y posterior socialización a los procesos a auditar con mínimo ocho (8) días de anticipación.          Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Auditoria, será devuelto al equipo auditor para su respectiva modificación.

1. Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a utilizar en la auditoría. Relacionando en la lista de Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de la auditoría.

1. Realizar Reunión de Apertura con los auditados y participantes invitados al proceso informando sobre el objetivo, alcance de la auditoría y demás consideraciones.

1. Ejecutar el Plan de Auditoría Interna, aplicando técnicas de auditoría.          Determinar la conformidad de los requisitos evaluados con base en la evidencia proporcionada por los auditados.                                                                                          Nota 1: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Conformidad, Observación y No Conformidad.                                                                                                                         Nota 2: Para el caso de auditoria de segunda y tercera parte los tipos de hallazgos se deben aprobar junto con el proveedor.                                                                           Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor necesite esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecución de la auditoría y en la solución de posibles problemas es necesario consultar un experto técnico para así definir de manera precisa los eventuales hallazgos.

1. Realizar reunión de cierre presentando a los auditados los resultados de la auditoría, destacando fortalezas encontradas en el ejercicio, informando los hallazgos y las conclusiones de la auditoría. Si el auditado no está de acuerdo con desviaciones, es el momento para discutirlo con el auditor y llegar a una conciliación, si no se da, se deja consignado en el informe Final.

1. Elaborar y presentar el informe de auditoría interna al Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobación, soportado en el análisis de la información recolectada y los hallazgos detectados, suministrando una  clara descripción de los eventos que se presentaron durante la auditoría.                                                                                      Nota: En caso de presentarse observaciones por parte del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuará los ajustes pertinentes y remitirá nuevamente el Informe de Auditorías Internas al jefe de la oficina de control Interno.

1. Remitir Informe de Auditoría Interna al auditado requiriendo la elaboración de los planes de mejoramiento correspondientes para subsanar los hallazgos efectuados en la Auditoría.

1. Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Plan de Mejoramiento conforme al PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

1. Consolidar los resultados de las auditorías internas adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisión y aprobación.

1. Presentar los resultados del informe consolidado de auditorías internas de calidad al representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión SIG y a las demás partes interesadas.

1. Programar los seguimientos a los planes de mejoramiento documentados.

1. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento, conforme al “PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA                             Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.

1. MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.

Dentro de las técnicas de Auditoría que pueden ser empleadas para  obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y recomendaciones respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoria establecidos, son:

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