Informe Gestion Por Procesos

Bogotá

Corporación Unificada Nacional De Educación Superior C.U.N.

Distribución De Planta o Planimetría

Nathalia Paola Solano Mayorga

Cód. Grupo: 19514

Docente. Pedro Antonio Delgado Jiménez

26 de Septiembre de 2015

Tabla De Contenido

                                                                                                                                Pág.

1. Definición y Alcance De Organización y Métodos…….. …………………….3
2. Objetivos Básicos de la Función De O y M ……………….…………………..3
3. Ventajas Principales De Organización y Métodos …………..……………….3-4
4. Origen de Organización y Métodos…………………………..…….…………. 4
5. Funciones de la Organización Y Métodos…………………………….……….5
6. División De La Organización y Métodos   ……………………………….…….5-6
7. Características de los Análisis de Organización y Métodos ..……………….6-7
8. Ubicación Dentro de la Empresa ...………………………………………….....7-8
9. Personal de Organización y Métodos …………….……………………………8
10. Bibliografía ……………………………………………………………..………….9

1. Definición y Alcance De Organización y Métodos:

En toda organización es indispensable diagnosticar permanentemente su funcionamiento integral mediante el conjunto de técnicas administrativas denominadas "ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS" las cuales permiten proponer estructuras empresariales y procedimientos administrativos ideales que deben aplicarse para lograr mayor eficiencia, rentabilidad, innovación y adaptabilidad para esa organización en su entorno. La Organización y Métodos  es una función eminentemente asesora. Sus actividades se concretan en el estudio de las organizaciones y los métodos vigentes en la empresa, esto con la finalidad de introducir mejoras en ellos, y en el proponer estructuras organizativas  y sistemas de trabajo, donde no existan. Su área de trabajo comprende el estudio y mejoramiento de los sistemas, la organización y los procedimientos de las entidades donde realiza el trabajo, con el propósito de hacerlos más rápidos y económicos, o sea, más eficientes.

Se debe en esta función administrativa interactuar y relacionarse frecuentemente con personas de distinto nivel, de diferentes capacidades intelectuales, de las más variadas extracciones sociales y de las más diversas actitudes mentales.  En el presente capitulo, se procura ofrecer elementos de juicio al administrador de empresas en aspectos relacionados con la importancia y necesidad de la O. y M. en la empresa, la naturaleza de la función, calidades del personal que trabajará en O. y M. y por último se registran los requisitos que deben cumplirse para realizar una labor efectiva,  esta información permitirá  dar al estudiante los fundamentos iniciales para adentrarse en el estudio y posterior práctica de la O. y M.

1. Objetivos Básicos de la Función De O y M:

• Presentar a la gerencia de la empresa proyectos para el mejoramiento de la organización.
• Fijar los límites de la autoridad y responsabilidad de cada una de las unidades orgánicas de la entidad, con el fin de facilitar la delegación y coordinación de actividades.
• Diseñar propuestas para la asignación de funciones diversas dependencias o unidades jerárquicas de la empresa.
• Diseñar y proponer sistemas agiles de control administrativo, estableciendo estándares de desempeño para las unidades orgánicas y los propuestos de trabajo.
• Mejorar el rendimiento del personal mediante el diseño y correcta aplicación de nuevos sistemas y métodos de trabajo.
• Diseñar mecanismos para reducir al mínimo el despilfarro en el consumo de materiales y elementos de oficina.
• Maximizar la utilización de máquinas y equipos reduciendo tiempos indebidamente utilizados tanto de los equipos como de los operarios.

1. Ventajas Principales De Organización y Métodos:

• Tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.
• Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué  de ello.
• Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:
• Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
• Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
• Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
• Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

1. Origen de Organización y Métodos

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

1. Funciones de la Organización Y Métodos:  

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

• Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
• Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
• Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
• Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
• Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
• Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
• Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
• Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
• Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

1. División De La Organización y Métodos:

Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

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