Planeacion

UNIDAD II PLANEACIÓN

2.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación.

Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.

Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemen¬to riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación y los buenos resultados no se lo¬gran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

Antes de emitir una definición de la planeación, se analizan algu¬nas, emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto.

Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concre¬to de acción que habrá de seguirse, estableciendo los principios que deben de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

Munch Galindo y García Martínez. La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un es-quema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Elementos comunes del concepto de planeación.

Analizando detenidamente estas definiciones se observa que los autores mencionados, consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes elementos:

1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar la pregunta: ¿qué es lo que se re¬quiere?).

2. Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y tra¬zar actividades futuras.

3. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.

3. Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.

IMPORTANCIA

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cual¬quier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la pla¬neación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del por¬ venir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las opor¬tunidades.

6. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suminis¬tra las bases a través de las cuales operará la empresa.

7. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

8. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

9. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miem¬bros de la empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.

10. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

2.2 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de prin¬cipios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inope¬rante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.

2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario ba¬sarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, es conocido también como el principio de Precisión,

establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como es¬tadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos; al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos. La planeación será más confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades, y especi¬ficaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.).

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer már¬genes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fá¬cilmente a las condiciones. El no establecer "colchones de segu¬ridad" puede ocasionar resultados desastrosos.

4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben inte¬grarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos (Ver fig. 3.4).

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en re¬lación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo comple¬tamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, pro¬cedimientos y presupuestos, para lograrlos. No hay que confundir este principio con el de flexibilidad ya que este último implica el establecimiento de márgenes para ciertos ajustes, mientras que el del cambio de estrategias comprende la modificación completa del plan por causa de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.

2.3 TIPOS DE PLANES

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la clasificación de la planeación, y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio unificado en cuanto a la nomenclatura, pero que la que se presenta es, a juicio de los autores, la más idónea, ya que proporciona una metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un plan.

Los planes pueden defi¬nirse como: Diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Diferentes criterios de clasificación de los planes:

1.- Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un tér¬mino menor o igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser:

• Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.

• Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.

b) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.

c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

2.- De acuerdo al alcance o cobertura organizacional, algunos autores se refieren a la planeación como planeación in¬tegral o como planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca, la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede ser:

1. Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planea¬ción, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y opera¬tivos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y

disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

2. Táctica o funcional. Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coor¬dinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales),

con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa.

Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazos, y abarcan un área de actividad específica.

3. Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas

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