Direccion y Toma de Descisiones - Sistemas Administrativos

La toma de decisiones

Decidir: Es la acción humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros estados de ese suceso y determinar posibles cursos de acción, que respondan a pautas preferidas o preestablecidas.

La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas.

El Proceso racional de la toma de decisiones consta de seis pasos:

1. Asegurarse de la necesidad de una decisión: Existe un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición.
2. Identificar los criterios de decisión: Identificar criterios que sean importantes para la toma de decisiones, es decir relevantes.
3. Ponderar los criterios: Se priorizan los criterios según su importancia en la decisión
4. Desplegar las alternativas: Se enumeran todas las alternativas viables
5. Evaluación de las Alternativas: Se analiza cada uno respecto al criterio ponderado
6. Seleccionar la mejor alternativa: Seleccionar la mejor entre aquellas enumeradas y evaluadas.

Tipos de decisiones

Programadas: Son así en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un método definido para manejarlas. Se basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o política.

No programadas: Son aquellas donde los problemas no son habituales o repetitivos. Generalmente son tomadas por los niveles jerárquicos más altos. Son únicas y no recurrentes, por lo tanto no tienen una solución programada.

Son situaciones que no están estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que ante la aparición del problema se debe hacer el proceso de decisión.

Funciones de los Sistemas de Información

1. Procesar Transacciones: Dentro de esta función se encuentran las siguientes tareas:

Recolección de Datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos; precisamente la entrada de datos se produce en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la organización 

Asociado con la recolección de datos hay tres aspectos relevantes:

• Método de Captación: Es la primera etapa en la recolección de datos. Se puede realizar manualmente o por identificación automática que permite capturar datos en forma rápida por ejemplo OCR, banda magnética.
• Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se deberán registrar de acuerdo a las características del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho sistema
• Volumen de Datos recolectados: El volumen de datos que se genera en una organización es realmente importante, y el sistema de información debe capturarlos a todos.

1. Crear y mantener archivos

Identificación de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior recuperación. A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos se identifica con un nombre y un valor asociado a el.

Clasificación de Datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre esta una clasificación en base a algún o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho atributo a posteriori, la información pueda ser recuperada.

1. Producir informes

Dentro de las salidas posibles la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos: 

• Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro
• Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
• Iniciar una acción
• Confirmar una acción

Componentes de un sistema de información 

• Hardware: Los dispositivos electrónicos y electromecánicos que producen datos. El hardware se puede referir a una unidad o a todos los instrumentos que se usan en un sistema de computación
• Software: Serie de conjunto o series de instrucciones, métodos o procedimientos y lenguajes, que permiten usar la computadora
• Procedimientos: Son métodos operativos claros que determinen de que manera se van a usar los recursos del sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las personas que usen de el. ( habitualmente están en manuales de operaciones)
• Personas: Se los conoce como usuarios, aquella persona que o bien es responsable del ingreso de datos e instrucciones al sistema, o bien utiliza información producida por el sistema. Esto los distingue entre usuarios directos e indirectos.
• Base de datos: Es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes registros. Un registro es un conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada.

Volpentesta define a los Sistemas de Información en 2 Ópticas: 

• Sistemas de información orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones. 

• Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales

Sistemas de información orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones

1. El sistema de procesamiento de transacciones se basa hoy en día en Sistemas computarizados que están reemplazando a sistemas manuales. Tiene procesos con rutinas muy estructuradas y procesos para resguardar la información. 

1. El sistema de información administrativa proporciona entradas de datos para los procesos de decisión administrativas 

1. El sistema de apoyo a la toma de decisiones proporciona información para emitir un juicio respecto a una situación no estructurada

Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales

A un sistema de información también se lo puede clasificar en relación a las funciones organizacionales que utilizan su información. (Por función se entiende a una serie de actividades relacionadas en forma cercana, como ser finanzas, producción, comercialización, recursos humanos). Las características distintivas de cada función hace que estas tengan necesidades especificas de información por lo que podría llegar a considerarse un sistema de información de ayuda para cada una de ellas.

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