Los Sistemas Bibliotecarios Componentes De Los Servicios De Información

Introducción

El desarrollo de un conjunto de colecciones bibliográficas, de titularidad pública y abierta al conjunto de la población, ha generado la necesidad de desarrollar un política específica de fomento bibliotecario.

Sin planeación, la mayoría de los sistemas y servicios de información permanecerán organizados pobremente y mal equipados para satisfacer sus objetivos de servicio al usuario. Sin una definición clara de su función, los sistemas y servicios de información no serán emprendedores ni capaces de obtener los recursos y el respaldo político que le son esenciales.

El modo en que una persona imagina un sistema depende de la perspectiva individual desde la cual ve el mundo. Un bibliotecario de consulta puede definir un sistema bibliotecario como el conjunto de tareas que realiza. Si bien las demás funciones forman parte del sistema de servicios de información, probablemente el bibliotecario concebirá solamente el subsistema necesario para ejecutar las políticas establecidas para el sector de las operaciones de las que él se ocupa. Un usuario podría definir el sistema de biblioteca a partir de aquellos elementos que afecten sus contactos con el sistema.

La Organización Internacional de Normalización (ISO) define sistema bibliotecario como “Biblioteca o conjunto conectado de bibliotecas con todas sus divisiones, servicios y unidades que cooperan para servir a un área geográfica determinada en un campo temático concreto o un grupo específico de usuarios” (Correas, 1990: 15).

Cooperación bibliotecaria

Una biblioteca por si misma, como elemento aislado, no puede satisfacer todas las necesidades de información de su comunidad de usuarios, ya que el universo de información es muy grande e imposible de estar completo en los acervos de una sola biblioteca; por tal motivo, estas deben asociarse con otras para poder satisfacer con calidad y eficiencia las necesidades de información demandadas por la comunidad.

Partiendo de esta idea, se crea el concepto de cooperación bibliotecaria con el fin de satisfacer con eficiencia y calidad las necesidades de la comunidad de usuarios; lo cual da pauta a la creación de diferentes estructuras de cooperación bibliotecaria como los sistemas, las redes y los consorcios.

Departamento de sistemas dentro de la biblioteca:

• Es necesario posicionarlo dentro de la estructura organizacional.

• Se debe definir su misión, roles, responsabilidades y funciones.

• Dependen del departamento de sistemas de la organización.

• En las pequeñas bibliotecas, el departamento de sistema está formado por una sola o dos personas.

• En las grandes se conforma con un equipo de trabajo multidisciplinario.

Departamento de sistemas fuera de la biblioteca:

• Depende de la organización y presta servicios a la biblioteca.

• Las bibliotecas, para cumplir sus objetivos y ofrecer servicios de calidad, no pueden trabajar de forma aislada. (García Martínez, 2005).

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

“Biblioteca o conjunto conectado de bibliotecas con todas sus divisiones, servicios y unidades que cooperan para servir a un área geográfica determinada en un campo temático concreto o grupo específico de usuarios” (I.S.O.)

En un sistema, al ser un conjunto de elementos interrelacionados, entre los que existe una cohesión y unidad de propósito, se distinguen tres atributos:

• Propósitos: Son los objetivos que le dan su razón de ser a un sistema, pues así sus actividades se encuentran marcadas y orientadas por metas que deben alcanzar.

• Relaciones: Son aquellas que se dan entre los elementos componentes de un sistema, las cuales le dan organización a las partes del sistema de tal manera que de cómo resultado un comportamiento finalístico, es decir, buscar el cumplimiento de los objetivos.

• Ambiente: Es el conjunto de elementos que influyen sobre el sistema y que se ven afectados, e incluso modificados, por el comportamiento del mismo.

Etapas en el análisis de sistemas

El análisis de sistemas aplicado a la administración de servicios de información puede ser resumido en las siguientes etapas simples:

a) Definir el sistema, sus límites, el medio dentro del cual está ubicado y las dificultades derivadas del medio para la solución de problemas.

b) Analizar las operaciones y, al hacerlo, describirlas en detalle, mostrando las relaciones entre las partes.

c) Sintetizar las alternativas de solución. Esta es la parte realmente creativa del "análisis de sistemas" y quizás la parte alrededor de la cual se construye su imagen.

d) Evaluar las alternativas en función de criterios definidos. En este punto la utilización de la noción "costo/eficacia" se ha tornado característica del análisis de sistemas en su conjunto.

e) Repetir las etapas anteriores para aumentar la precisión y modificar los resultados si ellos no resuelven adecuadamente el problema.

EL PERSONAL DEL SISTEMA

La comunicación dentro de una institución El sistema de comunicación en una institución que depende de la voluntad para cooperar de los individuos, y también de la autoridad personal, proveniente de una posición o de una aptitud para dirigir. Los factores que pueden afectar el carácter de la comunicación dentro de una institución pueden también afectar el cumplimiento de los objetivos.

Los siete principios siguientes son esenciales para obtener una comunicación óptima.

1. Los canales de comunicación deben ser conocidos con exactitud , o sea, que la estructura jerárquica debe ser claramente establecida.

2. El ejercicio objetivo de la autoridad requiere la existencia de un canal formal de comunicación dirigido a cada miembro de una institución.

3. La línea de comunicación debe ser tan directa o tan corta como sea posible. El lenguaje como vehículo de comunicación es limitado y susceptible de provocar malas interpretaciones. Existen muchas comunicaciones que se efectúan necesariamente sin preparación y otras que, aunque son cuidadosamente preparadas, requieren interpretación.

4. Una comunicación desde el jefe de una institución hasta la base, debe pasar por todos los niveles jerárquicos, evitando de tal modo las comunicaciones conflictivas en un sentido u otro.

5. La competencia de las personas que sirven de "nodos de comunicación" debe ser la adecuada .

6. La línea de comunicación no debe ser interrumpida mientras funcione la institución . Muchos sistemas y servicios de información funcionan intermitentemente, permaneciendo total o parcialmente cerrados durante la noche, el fin de semana, etc. Otros sistemas, como el ejército, la policía, los ferrocarriles y el teléfono, nunca cesan de funcionar.

7. Toda comunicación debe ser autentizada. Ello no significa que la persona que efectúa una comunicación debe ser conocida para ocupar una posición que confiere la autoridad requerida.

SUBSISTEMAS

El termino susbsistema se puede definir como un sistema que forma parte de un sistema más grande. Este concepto es muy importante cuando se estudian sistemas más grandes y complejos, ya que nos permiten dividir un sistema entero en partes más manejables y fáciles de entender.

Gran parte de la diferencia entre un sistema y subsistema depende del punto de vista y de donde se fije el límite del sistema según el propósito de análisis, es decir, dependiendo la perspectiva usada para estudiar un sistema este fungirá como subsistema dentro de otro más grande o como sistema con la posibilidad de contener más subsistemas.

Por ejemplo:

El Sistema Bibliotecario forma parte de un sistema más grande, el Sistema de Información. De tal forma que quien estudie o analice el Sistema de Información considerará al Sistema bibliotecario como un subsistema que le permitirá manejar y entender más fácilmente el Sistema de Información.

Pero, para quien estudie o analice el Sistema Bibliotecario, este ya no será percibido como un subsistema sino como un sistema que considerará, por ejemplo, al Sistema Bibliotecario de la UNAM como subsistema, el cual le permitirá manejar y entender más fácilmente el Sistema Bibliotecario.

En ambos casos se observa que un solo sistema puede estudiarse como un subsistema o un sistema, dependiendo de los objetivos e intereses de quien realiza el estudio.

TIPOS DE SISTEMAS BIBLIOTECARIOS

Desde una perspectiva metodológica, los sistemas se clasifican en dos: cerrados y abiertos. Los primeros son aquellos en que todas sus variables se originan por una causa interna sin que su comportamieto se vea afectado o sujeto a variables que estén fuera del sistema, mientras que los segundos se caracterizan porque ningún aspecto de su comportamiento está, estrictamente, determinado desde dentro del sistema.

Por lo que, con base en esta clasificación, la biblioteca es un sistema abierto ya que incluye a quienes se sirven de ella desde el exterior, es decir, la comunidad de usuarios; por lo tanto tiene que

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