Administración de proyectos

Índice

Introducción                                                                                                     3

Administración de un proyecto                                                                        3

Planificación de un proyecto                                                                            7

Puesta en práctica                                                                                           9

Conclusión del proyecto                                                                                 11

Conclusión                                                                                                      11

Resumen del artículo 10 cosas que necesita aprender de la gestión exitosa de proyectos                                                                                                        12 

Introducción

El siguiente ensayo es parte del contenido del curso opción a tesis; administración de proyectos el cual se lleva a cabo para obtener el título de ingeniero civil. En este documento se presenta los componentes necesarios para administrar un proyecto desde la idea hasta la implementación y es por ello que en gran parte está sustentado en el libro “la administración de proyectos” de Marion E. Haynes. Así mismo se incluye un resumen del artículo “10 Things You Need to Learn From Successful Project Management”

De acuerdo a la definición etimológica de administración de proyectos, administración proviene del latín administratrio. Se forma a partir del prefijo latino ad, que indica dirección o sentido y del vocablo ministratio, que se deriva de la palabra minister, y hace referencia a la idea de subordinación y obediencia hacia alguien o algo. En cuanto a proyecto viene del latín proeictus, derivado del verbo prociere, donde pro significa hacia adelante y iacere, lanzar, entonces se entiende como enfocarse hacia adelante. Si se juntan ambas definiciones se puede decir que este concepto significa ir hacia adelante en base a un sentido obedeciendo algo o alguien.

        Los temas que se incluyen dentro del ensayo son las definiciones y técnicas a través de las cuales se pone en práctica la administración de proyectos, entre ellas se encuentra el fijar el camino hacia el cumplimiento de metas y objetivos por medio de ensayar las estrategias que se tienen planteadas. Posterior a ello se incluye la información que se necesita para llevar a cabo la planificación en cuanto a tiempo, costo y calidad, así mismo como a la asignación de responsabilidades y sugerencias para poner en práctica el plan en el cual se está trabajando. Finalmente se explica como llegar a la conclusión del proyecto.

Administración de un proyecto

Haynes (1992) habla acerca de que la administración de proyectos consiste en un proceso que tiene un principio y un fin. El cual tiene la intención de cumplir con las metas establecidas, dentro de los parámetros de costo, programa y calidad establecidos en los objetivos planteados. Es importante tener en cuenta que la elaboración de un proyecto incluye aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que son usadas para cumplir con las expectativas que se consideran para la puesta en marcha del mismo.

Para Torres y Torres (2014) los proyectos son concebidos, planeados, ejecutados, controlados, monitoreados y cerrados durante un periodo determinado. Los cuales tienen un ciclo de vida definido por un principio y un fin, donde la pieza clave es el administrador del proyecto quien aporta el conocimiento y la experiencia, para que éste tenga organización y éxito dentro de las expectativas que se plantearon en el inicio del proyecto.

Las características que un proyecto tiene según Gray y Larson (2009) son tener un objetivo definido el cual debe ser diferente a lo que los trabajadores realizan de manera cotidiana, así mismo tener un fin definido, distinto a los deberes y responsabilidades en curso de los trabajos tradicionales, trabajar en conjunto bajo la dirección de un administrador de proyectos, el proyecto no es algo rutinario y cuenta con elementos únicos, lo que no es opcional sino, de diversa intensidad y finalmente evaluarlo en cuanto al logro, el dinero y el tiempo que se dedicó a éste.

La administración de un proyecto se concentra sobre una meta que tiene una duración limitada, los cuales incluyen recursos, físicos y humanos de forma parcial para que se cumplan con los objetivos planteados dentro del mismo. Puesto que cada proyecto tiene un ciclo de vida, el cual consta de cuatro fases para las cuales se necesita una habilidad diferente. Las fases del ciclo de duración del proyecto son: concepción y definición del proyecto, planificación del proyecto, puesta en práctica del plan y terminación y evaluación del proyecto.

Los proyectos plantean tres parámetros a cumplir como se había mencionado en la introducción: tiempo, costo y calidad. Haynes (1992) establece que un proyecto bien manejado es el que se termina con el nivel de calidad especificado, en el plazo que se fijó y dentro del presupuesto asignado. Por lo que se sobre entiende que el costo se refiere al presupuesto, el tiempo a el plan y calidad a las especificaciones planteadas. Estas últimas pueden cambiar a lo largo de la elaboración del proyecto, por lo que se debe siempre equiparar con los demás parámetros y estar de acuerdo con el cliente.

Definición del proyecto

        Los proyectos nacen a partir de un problema, oportunidad o necesidad. El proyecto surge a través de que se reacciona cierto nivel de frustración en cuanto a un problema, cuando se enfrenta a una necesidad o bien cuando alguien ve una oportunidad hacia realizar algo.  El proyecto existe al tomarse la decisión de hacer algo sobre el problema, necesidad u oportunidad y es asignado a alguien que tendrá la responsabilidad de llevarlo a cabo. Ese alguien es el administrador del proyecto.

        Una vez que se ha formado el grupo de personas que llevarán a cabo el proyecto es necesario llegar a un acuerdo entre los miembros en cuanto a definición y alcance, así como las estrategias para llevarlo a cabo. Haynes (1992) plantea una secuencia de actividades que harán más sencillo trabajar en el proyecto las cuales son las siguientes:

Estudiar, discutir y analizar el proyecto. Lo que establece entender con qué se está tratando, para esto es probable que sea necesario estudiar algunos proyectos similares. El fin de esta actividad es asegurarse de estar enfocando el problema de manera correcta o bien siguiendo una verdadera oportunidad;

Trabajar en una definición preliminar del proyecto. La cual será sujeta a revisiones según se vaya adquiriendo más información y experiencia;

Establecer el objetivo del resultado final;

Enumerar los resultados que deben estar presentes para considerar que el proyecto tuvo éxito, así también como los resultados que no son esenciales pero que añadirían calidad al resultado;

Crear estrategias alternas que puedan llevar al objetivo. Generar alternativas (ideas súbitas);

Evaluar estrategias alternas que se hayan generado. Es necesario estar seguro de que estos criterios para la evaluación sean realistas y que reflejen el objetivo del resultado final;

Finalmente, la evaluación, la cual permite escoger un curso de acción que se ajustará tanto a la definición del proyecto como al objetivo final.

        Durante la definición de un proyecto es necesario tener sesiones de ideas súbitas, esto consiste en escuchar nuevas ideas, con la intención de hacer un contraste y generar que haya más ideas al autor de la primera idea. Es necesario decir el proyecto es modificable, lo que significa que es dinámico y es posible cambiarlo a lo largo de su puesta en práctica.

        Para evaluar si el proyecto va a funcionar se debe ensayar la estrategia de manera preliminar, lo que significa un estudio de las posibilidades prácticas a fin de responder la pregunta “¿funcionará?”, la respuesta a  esta pregunta se encontrará en varias alternativas. Las opciones que Haynes (1992) para su evaluación son las siguientes:

Realizar un estudio del mercado. La cual consiste en presentar un nuevo producto en el mercado y hacer una investigación entre los clientes preguntando si el producto satisface sus necesidades. O bien examinando productos similares para determinar en qué lo hace diferente a ellos;

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