CARTILLA - MANEJO DE EFECTIVO

CARTILLA - MANEJO DE EFECTIVO

RESULTADO DE APRENDIZAJE: DISPONIBLE: Registrar los hechos económicos según las normas comerciales, tributarias y laborales.

INTRODUCCION

Corresponden a este grupo aquellos recursos con que cuenta una empresa y que  se pueden convertir rápidamente en efectivo dentro de los cuales se destacan las cuentas: caja y bancos.

Durante la historia estos recursos se han utilizado para diversas actividades como la compra de otros bienes, la cancelación de deudas con terceras personas, el cubrimiento de gastos originados por el giro ordinario o extraordinario de la entidad, o la inversión en otra clase de activos.

JUSTIFICACION

Es fundamental para un futuro contador comprender el manejo de los recursos de efectivo, y su adecuado registro contable toda vez que constituyen un sistema de presupuesto y control dentro de la organización, a la vez que sustenta un  modelo contable de planeación financiera.

OBJETIVOS

 GENERAL

Que el estudiante adquiera habilidad en el manejo contable y administrativo del efectivo de tal forma que, conozca una serie de operaciones y documentos que debe dominar, para desempeñarse como: .asistente contable, jefe de contabilidad, o auditor.

ESPECIFICOS

• Identificar que es una caja menor, su uso, registro y control.
• Conocer los documentos empleados para su manejo.
• Efectuar arqueos de caja.
• Determinar la acción a seguir en caso de faltantes o sobrantes.
• Elaborar los ajustes contables por diferencias presentadas.
• Realizar las operaciones y elaborar documentos que se relacionan con el manejo de la cuenta bancos.
• Comprender que son las partidas conciliatorias.
• Saber hacer una conciliación bancaria.
• Ejecutar un taller practico empleando los tres (3) métodos de elaboración

MARCO REFERENCIAL

El disponible representa el valor real en dinero efectivo o en depósito en los bancos que por ser de propiedad real de una organización hacen parte de los activos de la compañía, en tal fundamento el control requerido para este tipo de activos debe ser riguroso, al igual que el interés que debe despertar en la administración su conservación y adecuada inversión.

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ANALISIS

El disponible se clasifica legalmente en los siguientes cuentas:

• Caja
• Bancos
• Remesas en transito
• Cuentas de ahorro y
• Fondos

DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA

LA CUENTA CAJA

Esta cuenta registra las existencias que posee una empresa en dinero efectivo o en cheques  ya sea en moneda nacional o extranjera.

Se clasifica en caja menor y caja general

• CAJA MENOR
• Se denomina caja menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de:

• Fotocopias.
• Transporte del mensajero.
• Elementos de aseo y cafetería.
• Correo.
• Compra de papelería, etc.

• APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, emn periodos inferiores a un mes.

Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la caja menor.

Ejemplo: El 10 de mayo de 2003 se crea el fondo fijo de caja menor a cargo de Ana Ruíz, por valor de $ 300.000, con cheque No 125 Banco de Bogotá.

El registro contable es el siguiente:

        REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

• La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
• Cada caja menor debe tener un responsable
• La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
• Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener  las firmas responsables.
• Debe tener una base mínima para reembolso.
• Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago
• Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.
• El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una poliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
• La caja menor no debe destinarse para cambio  de  cheques a empleados
• Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

DESEMBOLSOS DE CAJA MENOR

 Como el manejo del dinero es una función que exige responsabilidad, debe ser cuidadosamente controlada, para ello se emplean documentos como:

• El recibo de caja menor
• El libro Auxiliar de caja menor

El recibo de caja menor soporta la salida del dinero, y debe tener características como las siguientes:

El libro Auxiliar de Caja Menor. Es un medio de registro pero no es obligatorio, sin embargo es útil, por que cronológicamente  registra los desembolsos en el momento que suceden, y sirve de ayuda para la auditoria.

Un modelo a emplear es el siguiente:

El beneficiario se refiere a la persona a la cual se le hace el desembolso.

El concepto se relaciona con las razones del pago: Ej. Elementos de aseo, fotocopias, etc.

REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

Cuando el fondo fijo de caja menor llega hasta la base mínima exigida en el reglamento, se procede a solicitar el reembolso, para lo cual se totaliza la columna VALOR del libro control de caja menor.

Para realizarlo se exigen los siguientes documentos:

• Reembolso de caja menor
• Comprobante de egreso.
• Comprobante de contabilidad.

Como usted ya conoce los dos (2) últimos, vamos a observar el diseño del Reembolso de caja menor

* Se refiere al periodo de tiempo que corresponde a los pagos por los cuales se solicita el reembolso.

** El valor del reembolso representa la suma que tiene que pagarse al responsable del fondo por los valores que han sido consumidos, y que se encuentran soportados por los recibos de caja menor

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