COMPRAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES

PRESENTACIÓN

Una organización efectiva es la que realiza el trabajo de compra al menor costo; si lo medimos por ese simple criterio, en la administración pública venezolana solo una mínima proporción de las Organizaciones donde existe son razonablemente efectivas, aunque realmente no existe una ideal. Es frecuente hallar un Departamento, Unidad o área de compras que efectué labores que tienen muy poco, o no tienen en absoluto, relación con los objetivos para los cuales han sido creadas.

El alcance de un Departamento o Unidad de compras no es difícil de definir: es responsable de adquirir todos los materiales y suministros necesarios para el funcionamiento de la empresa, como son: (equipos, repuestos, accesorios, materiales de oficina, materiales de limpieza, etc.).

El Instituto Universitario de Barlovento realiza sus procesos de adquisición de bienes, suministros y servicios a través de la Unidad de Compras y suministros la cual se norma por un conjunto de leyes, que regulan los procedimientos administrativos a realizar.

Esta Unidad ejecuta la gestión de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizando la satisfacción de las necesidades de las dependencias y el mejor uso del recurso actuando bajo criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos sus procesos de trabajo.

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito dentro de los organismos.

I.-FUNDAMENTACIÓN.

Las pasantías de la Universidad Experimental Simón Rodríguez están fundamentadas en el ARTÍCULO 48 de su Reglamento el cual cita textualmente: “La Pasantía consiste en el cumplimiento de actividades prácticas por parte del participante, de acuerdo con el perfil de la Carrera, en una empresa, institución u otro ente de especial interés para su formación profesional. Dichas actividades estarán coordinadas por la Unidad Responsable de Pasantías y se regirán por las Normas establecidas al efecto.

Parágrafo Único: La Pasantía en las Carreras de Educación se denominará "Práctica Profesional" y se regirá por el Instructivo que al efecto se dicte.”

Así como en el Decreto 1982 “Creación del Programa Nacional de Pasantía Según Gaceta Oficial No. 31.141 de fecha 29 de Diciembre de 1976”

Decreto 2300 “Reglamento del Programa Nacional de Pasantía según gaceta Oficial No. 3.284 del 03 de Noviembre de 1983”.

Decreto 1242 “Reforma Parcial del Reglamento sobre Programa de Pasantía según gaceta Oficial No. 33.537 de fecha 29 de Agosto de 1986”.

Las pasantías y la entrega del informe sobre estas son uno de los últimos requisitos para optar al titulo de Licenciado, por tal motivo fueron realizadas en al Unidad de Compra del Instituto Universitario de Barlovento desde el 06 de febrero de 2009 hasta el 16 de mayo del 2009 fecha en la cual culminaron.

II.- OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL:

Conocer los Procedimientos para Realizar la Adquisición de los Recursos Materiales (Bienes y Servicios) del Instituto Universitario de Barlovento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

2.1. Establecer un Diagnostico General de del Funcionamiento de la Unidad de Compras y Suministros del Instituto Universitario de Barlovento.

2.2. Estudiar las normas para la Adquisición de Bienes y Servicios.

2.3. Analizar las etapas de la Elaboración del Proceso de Compras de Bienes y Suministros.

2.4. Evaluar las Etapas para la Elaboración del Plan Anual de Compras.

III.- ACTIVIDADES:

3.1. Revisión de la Situación Actual de la Unidad de Compras y Suministros del Instituto Universitario de Barlovento.

3.2. Verificación de la Normativa Legal por la Cual se Rige la Unidad de Compras y Suministros.

3.3. Verificación del Equipo Técnico y Programas Utilizados para la Realización de sus Actividades.

3.4. Estudios de las Normas para la Adquisición de Bienes y Suministros del Instituto Universitario de Barlovento.

3.5. Análisis de las distintas etapas que intervienen en la elaboración del proceso de compra de bienes y servicios.

3.6. Solicitud de las diferentes necesidades de cada Proyecto Institucional.

3.7. Estudio de las Etapas de Preparación del Plan Anual de Compras del Instituto Universitario de Barlovento.

EL Instituto Universitario de Barlovento es una Institución de Educación Superior dependiente del Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior; creada mediante el Decreto Presidencial Número 1.504 publicado en Gaceta Oficial Número 34.675 de fecha 14 de Marzo de 1.991; se encuadra ubicado en la población de Higuerote, avenida Universidad, sector San Luís, vía Hospital, Municipio Brión, Estado Miranda.

La institución tiene como actividad principal la formación de técnicos superiores especializados en sus áreas que respondan a las exigencias de la competitividad exigida por el entorno. Técnicos con formación integral y sentido humanista, capaz de construir su propio conocimiento y coadyuvar las bases de una estructura social productiva con valores socialistas.

Cuenta con una estructura que promueve la participación democrática de cada uno de los miembros. Define los canales por donde fluyen las comunicaciones, representados por líneas pespunteadas de forma vertical y horizontal, entre las diversas áreas. Los cargos están claramente establecidos por jerarquía, autoridad y responsabilidad, indicando de manera precisa los órganos con categoría de Staff-Asesores.

Todo en aras de la consecución de los fines y metas propuestas por la institución y del fortalecimiento del rol educativo en pro de la excelencia académica y del desarrollo de la región.

La Estructura Organizativa actual se interpreta de acuerdo al siguiente orden:

CONSEJO DIRECTIVO

Nivel máximo de autoridad Académica – Administrativa, conformado por cinco (05) miembros el Coordinador de la Comisión Modernizadora y Transformadora, el Subdirector Académico, el Subdirector Administrativo, un representante por los Profesores y un representante por los Estudiantes, orientado a prever o solucionar problemas incursados en el desvío de los objetivos institucionales. Este Consejo Directivo delega autoridad en la Dirección

DIRECCIÓN: (Coordinación Institucional)

Delegará cierto grado de autoridad en la Sub-Dirección Administrativa y Sub-Dirección Académica, de acuerdo a las funciones que realizan y en atención a las decisiones tomadas en el Consejo Directivo y las que se generen de la misma.

SUB-DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA:

Tomará decisiones en el marco de su competencia, conformada por siete (07) unidades Operativas, que dependen directamente de ella, a saber: Ejecución Presupuestaria, Habilitaduria, Contabilidad, Compras, Servicios Generales, Almacén y Bienes Nacionales, estas unidades accionaran de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos establecidos en el marco legal correspondiente, asesorado por la Unidad de Control Interno.

SUB-DIRECCIÓN ACADÉMICA:

Es el ente que de acuerdo al nivel de responsabilidad y autoridad conferida por las Leyes y los Reglamentos, se encarga de formular, ejecutar y controlar todos los lineamientos en el área académica en el Instituto Universitario de Barlovento. Estará integrada por: Consejos de División, División Académica, División de Investigación y Post-Grado, Extensión y Producción, Departamento de Control y Evaluación de Estudios, Departamento de Pasantía, Departamento de Currículo, Departamento de Bienestar y Desarrollo Estudiantil, Departamento de Estudios Nocturno y Biblioteca.

DIVISION ACADEMICA:

Dependiente de la Subdirección Académica estará facultada para velar por el cumplimiento cabal de la administración de los pensas de estudios ejecutados por los Departamentos Académicos (Turismo, Hotelería, Mercadeo Agrícola, Administración de Empresas, Tecnología de Producción Agroalimentaria, Construcción Civil e Informática). Estos a su vez conformaran la estructura interna de la División.

DIVISION DE INVESTIGACION POST-GRADO EXTENSION Y PRODUCCION:

Tendrá como misión dentro de sus funciones y nivel de autoridad que le corresponden ejercer y desarrollar los planes y proyectos que contribuyan al crecimiento institucional intrínseca y extrínsecamente, apoyado por dos Departamento: Investigación y Post-Grado y el de Extensión y Producción.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO:

Estará adscrito a la Dirección de este Instituto con categoría de asesor, su función esencial estará orientada a dar las directrices relativas al proceso de Planificación y Presupuesto Institucional, ejerce dicha función con la colaboración de las siguientes Unidades de Apoyo: Organización y Métodos, Control de Gestión, Estadística, Programación y Presupuesto, Sistema y Planta Física.

MISIÓN

Formar Técnicos Superiores especializados en sus áreas que respondan a las exigencias de la competitividad del mercado.

Generación y aplicación del conocimiento en armonía con el contexto, cultural, político, social y económico

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