Como Delegar

DELEGAR:

Delegar: Consiste en dar a un trabajador el

Autoridad y responsabilidad para tomar

Decesiones, resolver problemas o desempeñar

Sin necesidad que nos tenga que consulta

La delegación como definición, es el acto de asignar a un subordinado la autoridad y la responsabilidad formal para realizar actividades específicas, exige cambiar no sólo la manera de pensar y de actuar, si no hasta la forma de querer ya que se debe responder a la visión y misión establecida por la Junta Directiva de la empresa.

Una limitación que tienen muchas personas es la dificultad de delegar ya que consideran que si ellas mismas no ejecutan el trabajo no se realizara de una forma correcta porque “todo depende de ellas”, esta actitud genera una sobre carga de trabajo, ineficiencia en tiempo de entrega, desorganización dentro de las empresa por el desorden que esta actitud puede generar tanto de forma interna como externa.

El delegar de una forma eficientemente implica implícitamente organizar las responsabilidades que pueden asignadas a otra persona, ello permitirá tener más tiempo libre para contribuir de mejor manera a la productividad individual de cada persona que conforma la compañía.

El arte de delegar efectivamente no se mide por cómo delegas, a quién, o que tan periódicamente lo haces. El éxito en delegar no solo consiste en agregar éxito a tus logros si no multiplicarlos, pues en muchos casos el delegar de una forma incorrecta solo reducirá tu velocidad y efectividad de desarrollo.

Delegar es un recurso de los Administradores pueden utilizar para liberarse de actividades que les consuman tiempo efectivo que ellos puedan utilizar para cosas de mayor importancia

Los líderes no pueden conferir poder sobre otros en forma literal. La delegación de autoridad sin recursos no da poder a otros automáticamente. Los líderes, sin embargo pueden suplir los recursos y crear las condiciones que permiten que la gente desarrolle el poder que necesitan para su trabajo. Los líderes eficientes piensan en función de “delegación y libertad” para dar poder a sus seguidores.

Delegar es un arte, a continuación se esbozan algunos aspectos esenciales para hacerlo cada vez más efectivamente:

•Confianza en los supervisados: La delegación implica una actitud de confianza mutua. “Si no confía en la persona, mejor no delegue, pero si delega, entonces otorgue libertad y autoridad para actuar”.

•Tolerancia a los errores ajenos: Si constantemente va estar vigilando a su supervisado a cada instante para asegurarse de que no cometa errores, o para cerciorarse de que está haciendo el trabajo, no podrá delegar.

•Apertura a otras formas de trabajar y a nuevas ideas: La forma de resolver el supervisado la tarea puede variar dentro de ciertos estándares.

•Acceso a la toma de decisiones (voluntad de dejar hacer): Evite tomar las decisiones sobre áreas que ya delego. Comparta la toma de decisiones.

•Determinación para establecer controles amplios: Como el supervisor no puede delegar su responsabilidad por el desempeño, no debe delegar autoridad si no está dispuesto a buscar los medios – retroalimentación – de cerciorarse que la autoridad se está ejerciendo para los fines que se otorgó.

•Mantenimiento de líneas de comunicación abiertas: Con el fin de mantenerse conectado a los supervisados en el ejercicio de sus responsabilidades, y manejar cambios de información y directrices.

Recuerde, “Si no delega no puede ascender ni progresar dentro de la estructura de puestos de la organización”.

Como delegar eficientemente

1. Elegir al candidato más adecuado: hay dos formas de elegir al candidato más adecuado para cada trabajo. La primera es seleccionar a la persona mejor calificada para la labor, y la segunda es elegir a una persona que aprenderá mucho de la labor y le servirá como experiencia.

2. Muéstrale el beneficio: no ganas nada con mandar y decirle las demás personas qué es lo que deben hacer, muéstrales suficientes razones válidas por las cuales ellos se beneficiaran al hacer el trabajo: aprenderás a manejar esta importante herramienta, te pondrá en una mejor posición para el ascenso que tanto quieres, etc.

3. Da información suficiente: dale una perspectiva global de lo que consta la labor a realizar, explícale en qué afecta positivamente el desarrollo individual, del departamento y de la empresa. Déjale claro a la otra persona cuando sabrá que la labor ha sido culminada satisfactoriamente

4. Delega toda la responsabilidad: al delegar una labor, entrégale con ella toda la responsabilidad que ello conlleva, esto le dará a la persona un mejor sentido de compromiso y una mayor satisfacción cuando la labor haya sido terminada.

5. Concéntrate en los resultados: cuando delegues alguna labor dale la libertad suficiente la persona de hacerlo a su manera, a ti lo que te debe interesar es que el resultado sea el esperado, sin importar el proceso no haya sido el mismo que tú hubieras realizado.

6. Fechas claras: junto con la delegación de la labor es importante que le dejes a la otra persona muy claras las fechas de entrega de los resultados esperados. No le digas: “Haz esto lo más pronto posible”, o “Hazlo en cuanto tengas un tiempo libre”. Debes ser claro y especifico, puedes decir: “Confío en que te harás totalmente responsable de este trabajo y que lo culminarás satisfactoriamente, si tienes algún inconveniente sabes cómo encontrarme, ves algún problema en terminarlo para el 15 de Julio”

7. Reglas claras: justo en el momento de delegar la labor es necesario que le dejes en claro a la persona todas las condiciones y parámetros que debe tener en cuenta para hacerla, no se vale delegar algo y después quejarte de que no se hizo de tal forma, todo debe quedar claro desde el momento inicial.

8. Da respaldo y apoyo: a veces es necesario que respaldes y apoyes a la persona que le delegaste la tarea, déjale sentir que tiene tu apoyo. Pero OJO, no vayas a hacer nada por ellos, simplemente interesarte en la labor y ayúdales un poco discretamente.

9. Da todo el crédito y reconocimiento: cuando la persona haya culminado la tarea satisfactoriamente da todo el crédito y las felicitaciones a ella, incluso si es necesario hacer en público hazlo.

Las 4 Reglas de “Blanchard” para delegar efectivamente

Si tienes gente a tu cargo sabrás lo complicado que puede ser a veces lograr una delegación efectiva. Kenneth Blanchard -autor de varios Best Seller para desarrollo gerencial y liderazgo- en su libro "The one minute manager Meets the Monkey”, menciona que las oficinas de los gerentes y supervisores a veces parecen estar llenas de “changos” sin control. Esos “changos” son los pendientes, los deadlines, los reportes, los proyectos; en fin cualquier trabajo que necesite realizarse. En mi experiencia, he encontrado que mientras más tiempo inviertan los gerentes en el desarrollo de su gente, mayor es la cantidad de pendientes que pueden delegar.

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Algunos jefes llegan a confundir la transferencia de pendientes con la delegación y piensan que con decir “ahora tú eres el responsable” se obtendrán los resultados esperados. En realidad pedir que se hagan las cosas no es delegar, asignar una tarea es sólo uno de los pasos de delegar efectivamente. Hay que tener cuidado y detectar cuando el equipo está arrojando los “changos” de una mano a otra hasta que alguien los resuelva, ya que esos mismos “changos” furiosos y más grandes, terminarán volviendo a la oficina del jefe para que se haga cargo de ellos.

Poniendo en orden a los “changos”’ - Reglas para delegar efectivamente

1. Describir al chango: En este paso del proceso debe de tenerse identificado y especificado lo siguiente:

-Qué tipo de proyecto es el que se está delegando

-Cuáles son los pasos que hay que seguir

-Qué resultados se esperan

-Para cuando se esperan esos resultados

2. Asignar al chango: Al asignar un chango nos debemos asegurar que su dueño entienda perfectamente lo que se espera de él. Todos los changos deben de tener un dueño y deben ser manejados de manera apropiada desde el nivel más bajo, hasta el nivel más alto de la organización.

3. Asegurar al chango: Para garantizar el éxito de la delegación, cada “chango” que deje la oficina del jefe en las manos de un colaborador debe de estar cubierto por una póliza de seguro.

Tipo de póliza 1 – Si la persona a cargo del “chango” es nueva en el puesto, lo ideal sería primero recomendar cursos de acción y después dejarlo actuar.

Tipo de póliza 2 – Si la persona tiene experiencia y conocimiento, honremos su autonomía dándole libertad de actuar y después brindándole retroalimentación.

4. Alimentar al chango: Los changos que no reciben un seguimiento adecuado tienden a debilitarse y a veces hasta morir. Por eso, cuando delegamos es importante acordar una fecha específica para revisar los avances o contratiempos que se vayan presentando en el proyecto.

El equipo gana con los mejores en cada lugar y circunstancia con mentalidad positiva e Integradora”.

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