Contabilidad Gubernamental

CLASIFICACION Y ARCHIVO

1. Establezca la diferencia entre clasificación numérica y alfabética.

RPT: Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa. Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque información relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos complejos de clasificar.

2. Explique las clasificaciones por orden geográfico, cronológico y por materias.

RPT:

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA:

En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA:

Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creación, etc.

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS:

En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada característica común a todos los documentos.

3. ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartográficos, planos y gráficos?

RPT: CLASIFICIÓN GENERAL Y POR RAMAS.

En la clasificación general existe el ARTISTICO Y TÉCNICO.

a) El Artístico: utiliza dibujos para expresar ideas estéticas, filosóficas o abstractas.

b) El técnico: es el procedimiento utilizado para representar topografía, trabajo de ingeniería, edificios y piezas de maquinaria, que consiste en un dibujo normalizado.

La utilización del dibujo técnico es importante en todas las ramas de la ingeniería y en la industria, y también en arquitectura y geología.

Debe indicar los materiales utilizados y las propiedades de las superficies. Su propósito fundamental es transmitir la forma y dimensiones exactas de un objeto. Un dibujo en perspectiva ordinario no aporta información acerca de detalles ocultos del objeto y no suele ajustarse en su proporción real.

4. ¿Qué es el archivo y la archivística?

RPT: Archivo de documentos, el lugar donde estos se almacenan.

Archivo (informática), conjunto de bits almacenados en un fichero periférico

La archivística o archivología, en algunos países archivología (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

5. ¿Qué tipos de archivos conoce y cuales considera más prácticos?

RPT: De imagen: .JPG, .GIF, .TIFF, .BMP (Portable bitmap), .WMF (Windows Meta File), .PNG (Portable Network GRAPHICS), .pcx (Paintbrush); entre muchos otros

De video: .MPG, .MOV, .AVI, .GIF

Comprimidos o empaquetados: .ZIP, .Z, .GZ, .TAR, .LHZ

Ejecutables o compilados: .EXE, .COM, .CGI, .O, .A

Procesadores de palabras: .DOC

6. ¿Dónde ubicaría los archivos en su empresa?

RPT:

Catalogar los documentos según como vayan llegando a nuestro centro, de esta manera los tendríamos todos organizados y sabríamos con certeza el volumen de nuestro archivo

Hacer un muestreo de nuestros documentos, esta es una solución intermedia que reduce el volumen documental sin necesidad de eliminarlos totalmente. Para hacer nuestro muestreo podemos utilizar diferentes métodos:

 Método ejemplar: conservar uno o varios ejemplares de una determinada tipología.

 Método cualitativo: se trata de elegir aquellos que se consideren más importantes.

7. ¿En qué consiste la clasificación numérica consecutiva?

RPT: a las personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.

8. ¿Qué particularidades ofrece el “sistema decimal de Dewey”?

RPT: La idea nueva de Dewey

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