Diseño Y Elaboración Del Manual De Inducción Audiovisual

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE EL GRULLO

Diseño y Elaboración del Manual de Inducción Audiovisual

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL Y LICENCIATURA EN INFORMÁTICA

Alumnos - No. de control

Jesica Ivete Rosales Benavides – 09070153

Armando Durán Covarrubias – 09070159

Luis Alfredo Medina Real - 09070019

Asesor interno

Vidal Paz Robles

Asesor externo

José Daniel Partida Villalvazo

EL GRULLO, JALISCO, ENERO DE 2014

ÍNDICE

ÍNDICE DE GRÁFICOS, FIGURAS Y TABLAS 3

I. INTRODUCCIÓN 4

II. JUSTIFICACIÓN 5

III. OBJETIVOS 6

IV. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN LA QUE SE PARTICIPÓ. 7

V. PROBLEMAS A RESOLVER, PRIORIZÁNDOLOS. 8

VI. ALCANCES Y LIMITACIONES 9

VII. FUNDAMENTO TEÓRICO 10

VIII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 11

IX. RESULTADOS, PLANOS, GRÁFICAS, PROTOTIPOS Y PROGRAMAS 12

X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 13

XI. COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS 14

ANEXOS 15

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 16

ÍNDICE DE GRÁFICOS, FIGURAS Y TABLAS

Imagen 1 – Portada del manual de inducción 25

Imagen 2 – Índice del manual de inducción 26

Imagen 3 - Tabla con información del manual 26

Imagen 4 - Propósito y estructura de la organización 27

Imagen 5 - Propósito y estructura de la organización 27

Imagen 6 - Organigrama de la organización 28

Imagen 7 - Estructura orgánica 28

Imagen 8 - Estructura orgánica y el Procedimiento administrativo 29

Imagen 9 - Diagrama de flujo de las funciones específicas 29

Imagen 10 - Organización; objetivo y función principal del departamento 30

Imagen 11 – Presentación del proyecto 31

Imagen 12 – Nombre del puesto de trabajo 31

Imagen 13 – Función general 32

Imagen 14 – Requerimientos académicos 32

Imagen 15 – Requerimientos adicionales 33

Imagen 16 – Lista de funciones específicas 33

Imagen 17 - Numeración a cada una de las actividades 34

Imagen 18 – Nombre de una actividad específica 34

Imagen 19 – Actividades para llevar a cabo las actividades específicas 35

Tabla 1. Manuales de inducción de los departamentos del municipio de El Grullo, Jalisco. 23

Tabla 2 – Identificación de los puestos del Ayuntamiento 38

I. INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas requieren de un manual de inducción, el cual se define como un elemento de apoyo para que una persona que se integra a una nueva posición laboral, conozca aspectos importantes de la empresa, por ejemplo; cómo funciona, identifique su organigrama, tenga en mente su misión y visión, entre otros aspectos claves de la organización; motivo por el cual surge la idea de este trabajo.

El presente proyecto se refiere al desarrollo de un manual de inducción, en dos versiones, una física (impreso) y la otra en digital (audiovisual), realizado para el H. Ayuntamiento de El Grullo, Jalisco, con la finalidad de lograr un mejor desempeño de las personas que se incorporan a laborar en dicha institución además de lograr un mejor entendimiento de su área laboral esto con materiales diseñados para evitar que sean tediosos y a su vez sean de fácil entendimiento.

Esta labor se realizó tomando en cuenta las necesidades de cada uno de los departamentos y asesoramientos por parte del personal de dicho Ayuntamiento, para ello fue necesario diseñar una serie de entrevistas, para poder identificar la función general y funciones específicas que se realizan en cada área; así como también se explican los pasos que se requieren realizar para cada función, la información recabada con estos instrumentos son parte fundamental para poder explicar las actividades dentro de cada área de trabajo, al mismo tiempo dicha información sirvió como guión para la elaboración de la estructura de los manuales en formato impresos y videos, los cuales se trabajaron con la herramienta AVS Editor Video, un conocido y eficiente editor de material multimedia y con un procesador de texto.

II. JUSTIFICACIÓN

Debido a que se pierde tiempo valioso al no tener un manual de inducción que describa las actividades que los nuevos empleados deben realizar, se propuso el desarrollar un Manual de Inducción Audiovisual; el cual consiste en condensar las actividades generales y específicas que se realizan en los departamentos de la Presidencia Municipal, para ello se elaboró en un video corto y de fácil entendimiento. De igual manera se contará con una versión del manual de inducción en formato impreso y digital donde las actividades generales y específicas están más detalladas para que con ambos se tenga una mayor comprensión de las funciones que se deben realizar en cada área de trabajo.

Cabe señalar que este proyecto, es muy importante, ya que requiere de la experiencia de cada uno de los directores o encargados de dichos departamentos (Ver Tabla 1), para conseguir y generar la información e imágenes necesarias para la elaboración de los guiones, así como el aprender a editar y desarrollar material audiovisual y el impreso.

Es importante señalar que en la Presidencia Municipal de El Grullo, Jalisco, tendrá un gran beneficio con este trabajo, debido a que ahorrara tiempo, en el proceso de incorporar nuevos empleados, debido a que con el manual de inducción audiovisual, ellos se sentirán familiarizados con las actividades que deben desempeñar, así tendrán un material de apoyo menos tedioso y complicado, lo cual nuestra elaboración de los manuales de inducción en formato impreso y digital logrará aumentar su confianza y desempeño dentro de las actividades que están asignadas a su área de trabajo.

III. OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar un manual de inducción, el cual conste de un material impreso y una serie de vídeos que detallen las funciones generales y específicas de las áreas de la Presidencia Municipal de El Grullo, los cuales ayuden a los nuevos empleados a entender las actividades que tienen que realizar en su área de trabajo.

Objetivo(s) Específico(s)

• Analizar y describir los puestos de trabajo dentro de la Presidencia Municipal de El Grullo, Jalisco.

• Elaborar una guía que servirá para el diseño y elaboración de los videos y manuales impresos.

• Recolectar la información de las diferentes direcciones de la Presidencia Municipal.

• Desarrollar un manual de inducción, impreso y audiovisual, a cada área de trabajo.

• Determinar la estructura general de los videos y del manual impreso.

• Recolectar fotografías y videos para la construir los videos de los manuales.

• Editar los materiales recolectados y generados en la Presidencia Municipal.

• Construir videos que agrupen las funciones de cada área de la organización.

• Generar los manuales de inducción, en la versión física.

• Generar un DVD (Disco Versátil Digital), con los materiales audiovisuales diseñados.

IV. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN LA QUE SE PARTICIPÓ.

Descripción de la empresa.

El Grullo es un Municipio libre del Estado de Jalisco.

El municipio libre es un nivel de gobierno local, que tiene personalidad jurídica y patrimonios propios; y las facultades y limitaciones establecidas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en la particular del Estado, y en la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.

El Grullo es Gobernado por un Ayuntamiento de elección popular directa. El Ayuntamiento se encuentra integrado por un Presidente Municipal, un Síndico, y 9 regidores de mayoría relativa y de representación proporcional, quienes fueron electos popularmente y directamente mediante planillas; y que permanecerán en sus cargos tres años y que se renovarán en su totalidad al final de cada período.

La estructura orgánica de la Presidencia Municipal es la siguiente:

Con fundamento en los artículos 47 y de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, además de los artículos 77 y 78 del Reglamento Orgánico del Ayuntamiento de El Grullo.

1 Presidencia

2 Secretario Particular

3 Sindicatura

3.1 Jurídico Municipal.

3.2 Juez Municipal.

3.3 Dirección de Reglamentos

4 Secretaria General

4.1 Registro Civil.

4.2 Protección Municipal.

4.3 Médico Municipal

5 Oficialía Mayor.

5.1 Archivo Municipal

6 Hacienda Municipal.

6.1 Dirección de Catastro

6.2 Parquímetros.

7 Dirección de Obras Públicas.

8 Dirección de Desarrollo Urbano

9 Dirección de Cultura

9.1 Coordinación de eventos Cívicos y Culturales

10 Dirección de Promoción Económica

11 Dirección de Deportes

12 Dirección de Comunicación Social

12.1 Coordinación de Informática

13 Dirección de Participación Ciudadana

14 Dirección de Seguridad Pública.

15 Registro Civil

16 Dirección de Ecología.

17 Dirección de Fomento Agropecuario.

...