ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS GESTION DE STAKEHOLDERS
JennidiazcApuntes20 de Octubre de 2019
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TRABAJO COLABORATIVO N°4
EDISON CUADRADO
JOHN MARTÍNEZ
MARCO MORENO
FABIO PRIETO
OSCAR TRUJILLO
GRUPO: 108001_25
TUTOR: Dra. ELVA NELLY ROJAS ARAQUE
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD.
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE NEGOCIOS ECACEN
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS
GESTION DE STAKEHOLDERS
NOVIEMBRE
2014
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 4
2. JUSTIFICACIÓN 5
3. OBJETIVOS 6
3.1 OBJETIVOS GENERALES 6
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6
4. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES PARA EL PROYECTO PUESTA EN MARCHA DE DOS UNIDADES DE BOMBEO PARA LA ESTACIÓN VASCONIA 7
4.1 FACTORES AMBIENTALES QUE AFECTAN EL DESEMPEÑO DEL PROYECTO. 7
4.2 EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO 11
4.3 RESTRICIONES Y CONTRICIONES. 11
4.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN 12
4.4.1 Guías para Correo Electrónico 14
4.4.2 Reporte diario de Obra 15
4.5 REQUERIMIENTOS DE COMUNICIONES 16
4.6 MATRIZ DE COMUNICIONES DEL PROYECTO 17
4.6.1 Proceso de Escalamiento 18
4.6.2 Diagrama de Flujo de Información 18
4.6.3 Guía para eventos de comunicación 19
4.7 PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS 19
4.7.1 Registro de Incidentes 21
4.8 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE COMUNICACIONES 22
4.8.1 Solicitudes de Cambio y Actualizaciones. 24
4.9 APROBACIÓN DEL PLAN DE GESTION DEL A LAS COMUNICIONES 25
4.10 DIFUSION DEL NUEVO PLAN DE COMUNICACIONES 26
4.11 GLOSARIO DE TERMINOS 27
4.12 INFORME TÉCNICO DEL PROYECTO 31
4.13 INFORME DE EVM DEL PROEYCTO 33
5. CONCLUSIONES 35
6. BIBLIOGRAFÍA 37
- INTRODUCCIÓN
En el presente informe se desarrolló un plan de gestión de comunicaciones para el proyecto “Puesta en Marcha de dos Unidades de Bombeo de 2500 [HP] cada una, para la Estación Vasconia” de la compañía Ecopetrol S.A. en el municipio de Puerto Boyacá.
El plan de gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos que le permiten a la empresa asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados[1].
En el primer proceso se realizó la planificación de las comunicaciones en el cual se trataron temas como: el análisis de los requisitos para las comunicaciones en donde se determinan los canales y las necesidades de información con los interesados del proyecto. Luego se realiza un estudio de las tecnologías, modelos, y reuniones métodos que se utilizaran para lograr una buena comunicación con los interesados del proyecto.
En el segundo proceso se abordan temas como: los sistemas de gestión de la información en los cuales se establecen los medios por los cuales se comunicaran los interesados del proyecto, luego se informa sobre el desempeño para comunicar el avance y desempeño del proyecto, finalmente se realizan las respectivas actualizaciones a los documentos del proyecto.
El tercer proceso tiene como objetivo controlar las comunicaciones, para esto se debe retroalimentar todo lo visto en los anteriores procesos, adicionalmente se realiza un estudio de los sistemas de información a utilizar para que el director del proyecto realice la gestión de la información con los interesados y finalmente hacer las actualizaciones de los documentos, reuniones y juicios de expertos.
- JUSTIFICACIÓN
Dentro de un proyecto las comunicaciones ocupan un factor muy importante, de aquí el trato y contacto con cada uno de los interesados dandoles a conocer el proyecto como tal, su desarrollo y cierre de entregables.
La elaboracion de un plan de comunicación para PUESTA EN MARCHA DE DOS UNIDADES DE BOMBEO PARA LA ESTACION VASCONIA permite determinar los pro y los contras del proyecto, desde el momento en que se plantea el proyecto y se va ajustando a medida que este avanza, la planeacion e implementacion de este proceso se apoya en un buen uso de la tecnologia, en la identificacion de los Stakeholders, elaboracion de matriz de comunicacines, flujos de la comunicación entre otros.
- OBJETIVOS
- OBJETIVOS GENERALES
- Establecer la Gestión de Comunicaciones para el proyecto PUESTA EN MARCHA DE DOS UNIDADES DE BOMBEO PARA LA ESTACION VASCONIA.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Elaborar el plan de comunicaciones.
- Establecer de los procesos de gestión de las comunicaciones.
- Implementar de medios de control y seguimiento para las comunicaciones
- PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES PARA EL PROYECTO PUESTA EN MARCHA DE DOS UNIDADES DE BOMBEO PARA LA ESTACIÓN VASCONIA
El plan de gestión de Comunicaciones tiene como finalidades granizar el cómo, el cuándo, el que y a quien se debe informar en lo que respecta a la dinámica del proyecto.
Este Plan de Comunicaciones será la carta de navegación para articular, engranar, organizar y conducir a los diferentes grupos de Interesados del proyecto, dentro de él se encontrara la “receta” con la cual se debe “servir” la información según corresponda, con los objetivos de no filtrar información relevantes del proyecto, no desinformar sobre el proyecto u omitir la información requerida a los interesados, según sea el caso.
El desarrollo de este trabajo está enfocado a dar respuesta a los aspecto generales planteados en la Guía Integrada para la de Actividad 4, atendiendo las consideraciones de los altos directivos en integrar la metodología planteada por le PMBOK 5ta Edición, elaboración de un plan de comunicaciones, establecimiento de los procesos de gestión de las comunicaciones y la implementación de medios de control y seguimiento para las comunicaciones.
- FACTORES AMBIENTALES QUE AFECTAN EL DESEMPEÑO DEL PROYECTO.
Recordemos que los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificación, pueden mejorar o restringir las opciones de la dirección de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado[2].
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