El proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

Norma Patricia Del Angel Bautista

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos menores.

Fases

Fase mecánica

 La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.

Fase dinámica

 La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el control.  En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

El proceso administrativo consta de cinco elementos fundamentales que se interrelacionan y se llevan a cabo de manera continua y cíclica. Estos elementos son:

1. Planificación

La planificación es la primera etapa del proceso administrativo y se refiere a la definición de los objetivos, metas y estrategias de la organización. Implica identificar las acciones necesarias para alcanzar esos objetivos y la determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo dichas acciones. Los planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo y proporcionan la guía para el resto de las etapas.

Pasos en el Proceso de Planificación

Establecimiento de Objetivos: Los objetivos son los resultados deseados que la organización pretende lograr. Deben ser claros, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART, por sus siglas en inglés).

Análisis del Entorno: Se evalúa el entorno interno y externo de la organización para identificar oportunidades y amenazas. Esto incluye considerar factores económicos, sociales, tecnológicos, políticos y legales.

Formulación de Estrategias: Las estrategias son los enfoques generales que la organización utilizará para alcanzar sus objetivos. Pueden incluir la expansión en nuevos mercados, el desarrollo de nuevos productos, etc.

Desarrollo de Planes de Acción: Los planes de acción son las formas específicas en que se implementarán las estrategias. Incluyen la asignación de tareas, la definición de plazos y la asignación de recursos.

Asignación de Recursos: Se determinan los recursos necesarios para llevar a cabo los planes de acción, como personal, presupuesto, equipos, etc.

Implementación: Los planes se ponen en acción y se ejecutan siguiendo los pasos definidos.

Monitoreo y Control: Se supervisa el progreso de la implementación en comparación con los estándares establecidos. Si hay desviaciones significativas, se toman medidas correctivas.

Evaluación y Retroalimentación: Al finalizar la ejecución, se evalúa el éxito de los planes en función de los resultados obtenidos. La retroalimentación proporciona información valiosa para mejorar futuras planificaciones.

2. Organización

La organización implica asignar y estructurar los recursos disponibles de manera eficiente para lograr los objetivos establecidos en la etapa de planificación. Esto incluye la definición de responsabilidades, la creación de estructuras jerárquicas y la asignación de tareas y actividades a los miembros del equipo. El objetivo es establecer una estructura organizativa que facilite la coordinación y colaboración entre los miembros del equipo.

Importancia de la Organización

Eficiencia: Una organización adecuada permite el uso eficiente de los recursos, ya que define quién es responsable de qué tarea y cómo se deben llevar a cabo las actividades.

Coordinación: La organización establece la estructura a través de la cual las diferentes partes de la organización trabajan juntas hacia objetivos comunes. Esto evita la duplicación de esfuerzos y asegura la colaboración efectiva.

Claridad en las Responsabilidades: La asignación de roles y responsabilidades claras evita la confusión y ayuda a los empleados a comprender sus funciones y contribuciones dentro de la organización.

Comunicación: Una estructura organizativa sólida facilita la comunicación, ya que define los canales a través de los cuales la información debe fluir entre diferentes niveles y áreas de la organización.

Adaptabilidad: Una organización bien diseñada puede adaptarse más fácilmente a los cambios en el entorno empresarial, permitiendo la incorporación de nuevas funciones, equipos y proyectos.

Pasos en el Proceso de Organización

Identificación de Tareas: Se identifican las actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización. Esto puede involucrar la descomposición de objetivos más amplios en tareas más pequeñas y manejables.

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