Estrategias para optimizar el control interno de la gestión de cobranza en la empresa

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Índice

Introducción        3

Título del proyecto        5

Objetivos de Investigación         5

     Objetivo General        5

     Objetivos específicos        5

Planteamiento del Problema        5

Pregunta Central        6

Preguntas Secundarias        6

Justificación        7

Hipótesis Multicausal        8

Operacionalización de la Hipótesis        8

Indicadores        9

1. Estrategias para optimizar el control interno de la gestión de cobranza en la empresa         11

     1.1. Falta de capacitación al personal        12

     1.2. Alta Rotación de Personal        15

     1.3. Mal control en el Departamento de Crédito y Cobranza        17

2. Características en el control interno de la gestión de cobranza en la empresa        21

     2.1. Características importantes del departamento de crédito y cobranza        21

     2.2. Recepción de lotes de facturas realizadas por el departamento de facturación        22

     2.3. Clasificación de facturas por cliente        24

     2.4. Caso de un mal control interno en el departamento de crédito y cobranza        25

Metodología        26

3. Propuesta de Control Interno de la Gestión de Cobranza en las Empresas        26

Hipótesis propositiva        26

     3.1. Control Interno para otorgar crédito a un cliente nuevo        27

     3.2. Control Interno de Venta a Crédito        31

     3.3. Control Interno de Venta a Crédito        34

Anexos        36

Conclusión        39

Fuentes        41

Glosario        42

Introducción

Esta tesis habla sobre el control interno en el departamento de crédito y cobranza de las empresas.

En la actualidad hay empresas en las que no se tienen establecidos los controles correctos para poder llevar a cabo las funciones del departamento de crédito y cobranza correctamente. Esto ocasiona atrasos en los pagos de los clientes, clientes que simplemente no realizan su pago; y ´por diversas circunstancias la entidad continúa otorgando crédito a dichos clientes.

Nos enfocaremos en 3 factores importantes en los cuales es necesario establecer correctamente los controles internos y llevarlos a cabo para obtener un mejor funcionamiento y resultado en la empresa.

En el subcapítulo 1 nos enfocamos en el caso de la falta de capacitación al personal del departamento; en las empresas por hecho de ahorrar dinero y/o minimizar los costos, no invierten en capacitación o no le invierten el tiempo necesario para brindarle los conocimientos necesarios sobre cómo es que se deben de llevar a cabo correctamente las actividades del departamento de crédito y cobranza, esto da como resultado una mala eficiencia en el trabajo que realiza el empleado.

En el subcapítulo 2, nos enfocamos en el caso de la alta rotación de personal, al no brindarle la capacitación correcta al trabajador, al tener un resultado bajo en sus actividades a realizar, los encargados del departamento exigen resultados positivos, los cuales es difícil de lograrlos sin los conocimientos necesarios, logrando que el trabajador no se sienta capaz de lograr realizar las actividades por errores constantes y deciden terminar la relación laboral con la entidad.

Otro de los factores por los que se explica la alta rotación de personal es que, las empresas dan sueldos muy bajos, no dan las prestaciones correctas, exigen altas horas de trabajo las cuales no se pagan, ocasionando que el trabajador decida terminar la relación laboral con la empresa.

En el subcapítulo 3, nos enfocamos en que la empresa no tiene correctamente establecidos los controles en el departamento de crédito y cobranza, por lo tanto, se tienen resultados negativos del departamento y no se encuentran con facilidad los errores que ocasionan la mala eficiencia del departamento.

En el capítulo 2, se establecen las características del departamento de crédito y cobranza de las entidades, las cuales son las funciones que debe de llevar a cabo, que es lo que se desea lograr con el departamento y la importancia del departamento en las empresas.

En el capítulo 3, se proponen los controles que se pueden llevar a cabo en las empresas, como es que se tienen que llevar a cabo las actividades del departamento de crédito y cobranza, paso a paso a seguir, los documentos importantes que se deben de implementar y los roles que se deben establecer a cada persona.

Los controles propuestos en el capítulo 3, al momento de implementarse se irán modificando conforme a las necesidades de la empresa, ya que, cada empresa tiene necesidades únicas y los controles propuestos son una base para poder establecer los controles propios.

Título del proyecto

Estrategias para optimizar el control interno de la gestión de cobranza en la empresa

Objetivos de Investigación

Objetivo General

Describir los conocimientos necesarios para poder facilitar el movimiento de los créditos en el área de crédito y cobranza de la empresa

Objetivos Específicos

• Proporcionar pasos a seguir para facilitar el proceso de crédito y cobranza
• Proporcionar formatos para cada uno de los pasos
• Dar a conocer la importancia del pago puntual del cliente
• Dar a conocer la importancia del pronto pago
• Establecer políticas del departamento de crédito y cobranza
• Establecer datos necesarios para poder otorgar un crédito

Planteamiento del Problema

Existen empresas en las que hay varios problemas en el área de Crédito y Cobranza como:

• No establecen controles correctos en el departamento.
• No se proporciona la capacitación correcta a los trabajadores.
• Los trabajadores no conocen la importancia del departamento.
• No se da un seguimiento correcto al cobro de los clientes.
• Existe alta rotación de personal.

Pregunta central

¿Qué pasos son los que se deben de seguir para tener un correcto funcionamiento en el departamento de crédito y cobranza?

Preguntas Secundarias

1. ¿Qué se necesita que el cliente nos proporcione para poder otorgarle crédito?
2. ¿Qué es necesario proporcionar al cliente para evitar confusiones en el futuro?
3. ¿Cómo llevar el control de las cuentas por cobrar?
4. ¿Qué hacer cuando un cliente lleva mucho tiempo sin pagar?
5. ¿Qué hacer si el cliente no nos quiere proporcionar todos los datos solicitados para no otorgar el crédito?
6. ¿Cuáles son los pasos a seguir desde el momento que se otorga el crédito al cliente?
7. ¿Desde qué momento empieza a correr los días de crédito del cliente?
8. ¿Se capacita correctamente al personal?
9. ¿Se conocen correctamente las necesidades de la entidad en el área de Crédito y Cobranza?
10. ¿Se establecieron los controles correctos para poder llevar a cabo las actividades de la entidad?

Justificación

Elegí el tema sobre crédito y cobranza, ya que es un problema muy común en las empresas, por no tener el control correcto sobre que solicitar para poder otorgar un crédito, que pasos seguir después de otorgar el crédito, cómo cobrar al cliente, etc.

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