FUNDAMENTOS DE CONTROL

FUNDAMENTOS DEL CONTROL

DEFINICIÓN DE CONTROL:

• El concepto de Control puede ser muy general y empleársele como punto central para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser, constituida de manera que proporcione un medio para el control de las actividades.

• La palabra "Control" tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

• Verificar.

• Regular.

• Comparar con una norma.

• Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar).

• Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa. Sin embargo, daremos algunas definiciones:

• La palabra "control", es un galicismo que indica la acción o efecto de controlar. Controlar es un verbo activo que significa: "Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido"

• Además el proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarnos que se realicen conforme a los planes, y de corregir las desviaciones importantes. Un sistema eficaz de control garantiza que las actividades se cumplan de tal forma que se alcancen las metas de la organización. La eficacia de un sistema de control está determinada por la medida en que éste facilite la posibilidad de alcanzar los objetivos. Un sistema de control será mejor mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización.

ENFOQUES DE CONTROLAR

• CONTROL DE MERCADO

Hace hincapié en el uso de mecanismos externos del mercado. Los controles giran en torno a criterios como la competencia de precios o la participación de mercado. Normalmente lo aplican las organizaciones que tienen productos o servicios distintos y claramente especificados, que afrontan bastante competencia en los mercados.

• CONTROL BUROCRÁCTICO

Hace hincapié a la autoridad dentro de la organización. Depende de mecanismos administrativos y jerárquicos: reglas, reglamentos, procedimientos, políticas administrativas, estandarización de las actividades, descripción de empleos bien definidos y los presupuestos, con el fin de garantizar que los empleados observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares del desempeño.

• CONTROL DE CLAN

Es un enfoque para diseñar los sistemas de control, en cuyo caso los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias, y así como otros aspectos de la cultura de la organización. Lo suelen usar las organizaciones donde los equipos son cosa común y corriente y la tecnología va cambiando rápidamente.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

• Podemos hacer planes, crear la estructura de una organización para el logro de los objetivos con eficiencia, y podemos motivar y dirigir a los empleados. Pero no existe la garantía de que todo este marchando según lo establecido. El control es una función de la administración y está relacionado con las actividades de la planificación y la delegación.

• Los objetivos son el fundamento de la planificación. No obstante, el enunciar los objetivos no garantiza que se lleven a cabo las acciones necesarias para lograrlos.

• El control es importante porque vigila si los objetivos son cumplidos de acuerdo con los planes y si se abusa de la autoridad delegada

EL PROCESO DE CONTROL

Consta de tres pasos:

• Medir el desempeño real

• Comparar el desempeño real con algún estándar

• Tomar medidas administrativas para corregir las desviaciones o los estándares incorrectos

• El proceso de control implica la existencia de estándares para el desempeño, pues han sido creados con la función de la planificación. Si los gerentes varían algo para alcanzar metas mutuas, los objetivos serán tangibles, verificables y mensurables y dichos objetivos serán los estándares para comparar y medir el avance, si los gerentes no han establecido metas, algunos indicadores representaran sus estándares. Estos son desarrollados mediante la planificación.

¿Qué quiere decir medir?

• El primer paso del control es la medición. El gerente debe obtener información del desempeño real.

¿Cómo miden los gerentes?

• Cuatro fuentes para medir el desempeño son la observación personal, los informes estadísticos, orales y escritos.

• La observación personal brinda información de primera mano, cercana, con respecto a la actividad diaria. También puede observar actividades menores y mayores del desempeño. Esta puede detectar descuidos, expresiones faciales y tonos de voz que otras fuentes no podrían captar.

• Muchas veces es considerada como una fuente inferior de información, porque está ligada a prejuicios en la percepción, consume mucho tiempo y por último es un método molesto, los empleados pueden interpretar la observación como señal de desconfianza.

• Las computadoras proporcionan informes estadísticos para medir el desempeño. Si bien la información estadística es fácil de ver y eficaz para mostrar relación, también da una información limitada acerca de una actividad. Solo hablan de unos cuantos campos fundamentales y muchas veces podrían no tomar en cuenta factores importantes.

• También se puede obtener información mediante informes orales. Las ventajas y desventajas de este método son parecidas a las de la información personal. Uno de los más grandes inconvenientes que tiene este método

...