Fundamentos De Control

FUNDAMENTOS DEL CONTROL - CATEDRA : ADMINISTRACION DE EMPRESAS II

Índice

Págs.

Introducción……………………………………………………………………… 3

Control…………………………………………………………………………… 4

Objetivos del control…………………………………………………………….. 4

Elementos del control…………………………………………………………..... 5

Importancia del control………………………………………………………….. 6

Etapas del control………………………………………………………………... 7

Áreas del control………………………………………………………………… 8

Tipos del control…………………………………………………………………. 10

Características de un sistema de control…………………………………………. 11

Principios del control…………………………………………………………….. 13

Factores de contingencia en el proceso del control.…………….……………….. 14

Fallas en el proceso del control….………………………………………………. 14

Cuadro de mando………………………………………………………………… 15

Fines del control…………………………………………………………………. 16

Conclusión……………………………………………………………………….. 18

Bibliografía………………………………………………………………………. 19

Introducción

Las organizaciones utilizan los procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando, satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus recursos de manera eficiente. El control permite que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

La función del control es que el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada.

El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. La parte esencial del control consiste en tomar medidas correctivas que se requieren.

1.- Definiciones de Control:

Control

Es la última etapa del proceso administrativo, la cual tiene como propósito asegurarse de que se cumplan las actividades como fueron planeadas y se establezcan medidas correctivas en caso necesario. Control significa comparar el desempeño real contra el estándar deseado.

Otras definiciones de control, según:

Robert J. Mockler: El control administrativo es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de las empresas se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de las empresa.

Adalberto Chiavenato: El control es una función administrativa, es la fase del proceso administrativo límite y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Roberto B. Buchele: Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Harold Koontz y Ciril O Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con los estándares y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

2.- Objetivos del control:

- Precisar y proyectar más exactamente los resultados deseados, por orden de importancia.

- Identificar y prever las grandes tendencias y las necesidades, probables cambios en sectores importantes: mercados, productos, recursos, instalaciones, políticas, relaciones exteriores, entre otros.

- Detectar los problemas de explotación, de forma que se remedien antes de que se convierten en críticas.

- Localizar rápidamente los sectores responsables de la administración desde el momento en que se indican medidas correctivas.

- Simplificar la delegación de poderes, la dirección, las funciones, la autoridad y la responsabilidad en materia administrativa.

- Establecer los datos e informes necesarios y a eliminar en cuanto sea posible el 'papeleo y la documentación no esencial.

- Disponer de referencias constantes para mejorar el entendimiento y administrar tiempo, esfuerzos de todos los interesados para aumentar la producción y los dividendos del capital.

3.-Elementos del control

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen 3 tipos de estándares los cuales se presenta a continuación:

- Estándares de cantidad: Volúmenes de producción, cantidad en existencias, cantidad de materia prima, números de horas, entre otros.

- Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

- Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin de evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

4.- Importancia del control

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el control también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente así como sus repercusiones en el avance de la organización. Se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que capta la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueba o enmienda reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o a las oportunidades de todo ello, porque les ayudan a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entrega mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no sólo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces en los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. El principal objetivo de una organización debería ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo compraran, prefiriéndole sobre la oferta del competidor.

Facilitar la delegación-trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajan juntos en equipo. Con el nuevo sistema participativo, los gerentes comunican las normas, pero dejan que los empleados, sea de particular o como equipo, usen su propia creatividad para decidir cómo resolver ciertos problemas de trabajo.

5.- Etapas del control:

Establecimiento de los medios de control: Entre la innumerable variedad de los medios del control posibles en cada campo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

No existen reglas precisas sobre como escoger estos puntos estratégicos de control, por la infinita variedad de problemas y condiciones de

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