Fundamentos De Control

FUNDAMENTOS DE CONTROL

1. DEFINICIÓN

Control es el proceso de vigilar, inspeccionar el desempeño, las actividades con el propósito de asegurarnos que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones importantes. Los gerentes tienen que evaluar qué actividades han sido realizadas y comparar el desempeño real contra el estándar deseado para saber si sus unidades están funcionando correctamente. Un sistema eficaz de control garantiza que las actividades se cumplan de tal forma que se almacenen las metas de la organización. La eficacia de un sistema de control está determinada por la medida en que éste facilite la posibilidad de alcanzar los objetivos. Un sistema de control será mejor en tanto más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de la organización.

2. ENFOQUES DE CONTROL

Por lo general se cuenta con tres enfoques diferentes para diseñar los sistemas de control. Entre ellos tenemos el control de mercado, control burocrático, y control de clan

Control de mercado

Pone énfasis en el uso de mecanismos externos de mercado. Los controles giran en torno a criterios como la competencia de precios o la participación de mercado. Las organizaciones que usan el este enfoque de control, por lo general, cuentan con productos y servicios muy distintos y claramente especificados, así como con una competencia considerable. Así, las diferentes divisiones de la organización normalmente han sido convertidas en centros de utilidades y son evaluadas de acuerdo con el porcentaje del total de utilidades de la compañía que genera cada una. Con estas medidas los gerentes toman decisiones para la asignación futura de recursos, implementar cambios estratégicos y otras actividades laborales que puedan requerir atención.

Control burocrático

Este control pone énfasis en la autoridad y depende de las reglas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. Este tipo de control se basa en estandarización de las actividades, descripciones del puesto bien definidas que dirigen el comportamiento laboral de los empleados, así como en otros mecanismos administrativos, como los presupuestos, que sirven para garantizar que los miembros de la organización observen comportamientos laborales adecuados y cumplan con los estándares establecidos para su desempeño.

Control de clan

Es un enfoque para diseñar los sistemas de control en cuyo caso los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias, y otros aspectos de la cultura organizacional. Por lo general, se encuentra el control de clan en las organizaciones que a menudo usan equipos, y en las cuales las tecnologías cambian con frecuencia.

Ninguna organización depende totalmente de uno solo de estos tres enfoques para diseñar un sistema de control adecuado. La organización generalmente opta por poner énfasis en el control burocrático o en el de clan y, de ahí, incluye algunas de las medidas de control de mercado. Sin embargo, la calve de cualquiera de estos enfoques está en diseñar un sistema de control adecuado que le sirva a la organización para alcanzar sus metas con eficiencia y eficacia.

3. IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es importante, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.

Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTROL

El proceso de control consta de tres pasos independientes y claros

1. Medir el desempeño real. Los pasos que los gerentes usan, frecuentemente, para medir el desempeño real son: la observación personal, esta reúne información de primera mano, cercana; los informes estadísticos, graficas de barras, numéricas o simples; los informes orales, conferencias reuniones, conversaciones, llamadas telefónicas; y los informes escritos, son fáciles de archivar y consultar.

2. Comparar el desempeño real contra algún estándar. Comparar es la etapa a seguir para determinar las discrepancias entre el desempeño real y el estándar. En todas las actividades cabe esperar cierta variación en el desempeño, por eso, se establece un rango de variación aceptable.

3. Tomar medidas administrativas para corregir las desviaciones o los estándares incorrectos. Es el último paso en la cual los gerentes toman medidas correctivas, quienes pueden optar por no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar el estándar

- Corregir el desempeño real: El gerente corrige el desempeño real tomando una medida correctiva inmediata o una medida correctiva básica. La primera se refiere a corregir un problema enseguida con el fin de rectificar el desempeño; la segunda, determinar cómo y por qué se ha desviado el desempeño y a partir de ahí corregir la fuente de desviación.

- Revisar el estándar: Las variaciones pueden darse por un estándar poco realista. En cuyo caso se debe corregir el estándar, pues puede que la meta haya sido demasiada alta o demasiada baja.

5. LOS TRES TIPOS DE CONTROL

 Control preventivo

 Control concurrente

 Control de retroalimentación

5.1 CONTROL PREVENTIVO

Evita los problemas que se esperan porque ocurre antes de una actividad real y está dirigido al futuro. Un ejemplo de control preventivo son programas de mantenimiento que realizan las principales líneas aéreas, estos programas están diseñados para detectar y prevenir, si es posible, daños estructurales que pudiera causar desastre aéreo. El control preventivo esta en tomar medidas administrativas antes de que se presente un problemas y evitarlos en lugar de tener que remediarlos más adelante.

5.2 CONTROL CONCURRENTE

Sucede al mismo tiempo que transcurre la actividad. Cuando el control es instituido al mismo tiempo que se lleva a cabo el trabajo, los gerentes pueden corregir los problemas antes de que resulten muy costosos. La forma más conocida de control concurrente es la supervisión directa. Cuando un gerente supervisa directamente a un empleado puede vigilar las

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