Fondo De Caja

Fondo Fijo de Caja.

Es una cuenta que maneja pequeñas cantidades de efectivo para cubrir gastos menores durante un periodo de tiempo, para evitar la elaboración de cheques que no ameriten el hacerlo.

Su manejo debe estar determinado por las reglas que establezca el control interno de la Empresa para éste rubro, como puede ser el monto, período, fechas de rembolsó, cantidades máximas de gastos a cubrir etc.

La cuenta contablemente tiene el siguiente movimiento:

FONDO FIJO DE CAJA

SE CARGA: SE ABONA:

a) Cuando se establece a) Cuando se disminuye

b) Cuando se incrementa b) Cuando se Cancela

Como observamos la cuenta no tiene movimiento en cuanto a gastos se refiere, esto significa que físicamente el movimiento se lleva en lo que llamamos caja chica, aquí es donde sale el dinero e ingresan comprobantes. Los gastos que se hacen del fondo fijo se registran contablemente hasta que se elabora el reembolso de gastos en la fecha estipulada, mediante la elaboración del cheque correspondiente registrando en la cuenta de gastos correspondientes y el abono a bancos.

Como parte del control de efectivo en la cuenta de Fondo Fijo de Caja se pueden considerar algunos aspectos, como políticas de control interno de cada empresa, como los siguientes:

a) Establecer el monto del fondo.

b) Determinar el periodo para su reembolso.

c) Tener un solo custodio, quien se hará responsable de efectuar reembolsos periódicos, e imprevistos para evitar desvíos.

d) Establecer el importe máximo, considerado como gasto para liquidarse mediante el fondo fijo.

e) Todos los comprobantes que hayan sido pagados se encuentren debidamente autorizados por un funcionario y con el sello de pagado para que no se vuelvan a utilizar en otro periodo.

f) Los comprobantes de gastos deberán cumplir con todos los requisitos fiscales exigibles.

g) Realizar arqueos de caja sorpresivos

Ejemplo.-

1.- Se crea el fondo fijo de caja para cubrir gastos menores en el período de una semana por la cantidad de $500.00 el cual se reembolsará cada fin de semana. Se elabora el cheque correspondiente a nombre de la persona autorizada.

2.- En la semana se efectúan gastos por $465.00 del fondo fijo

3.- Se efectúa el reembolso de gastos elaborando el cheque correspondiente, llevando a gastos de administración el importe total.

4.-Se incrementa el fondo fijo de caja en $200.00

REGISTRO CONTABLE ES ESQUEMA T DE MAYOR.

FONDO FIJO DE CAJA BANCOS GASTOS DE ADMON

1 ) 500 150 ( 5 5 ) 150 500 ( 1 3 ) 465

4 ) 200 465 ( 3

200 ( 4

El otro movimiento que tiene la cuenta es cuando se disminuye como por ejemplo en $150,00.

Como podemos observar la cuenta sólo tiene 3 movimientos y los gastos se registran solo hasta que se reembolsan.

Ajuste a la cuenta.-

Es necesario tener un control estricto sobre el fondo por lo que será necesario en cualquier tiempo y sobre todo al final del ejercicio un recuento de lo que existe en la caja al cual se le llama arqueo de caja.

Arqueo de Caja.- Consiste en hacer un inventario o conteo físico de lo que existe en la caja chica como puede ser efectivo, comprobantes de gastos, vales

...