Gestion de compras y proveedores

Pasos del modelo

Nota

Variables a tener en cuenta

Identificar las necesidades

Se recomienda un análisis que dé a conocer la implicación y necesidad de tal compra según los objetivos específicos de la empresa, y en este sentido se cumplan los fines adquisitivos de la organización según el producto, sino se realiza un estudio de necesidad no se sabrá como suplir tal necesidad.

-Definición de las necesidades (Estratégicas y/o de desarrollo de la de la actividad de explotación de la empresa)

- Desarrollo de las especificaciones, donde se incluyen características físicas, técnicas, de calidad, competencia y posicionamiento del producto en el mercado.

-Elaborar el documento de Requisición de compras, y así llevar el registro de las compras y hacerle el debido seguimiento.

Negociación y contratación

Tener en cuenta que el departamento de compras entra a negociar ciertos criterios que sean favorables para la empresa y de esta manera contratar un servicio adecuado que permita el cumplimiento de los objetivos globales de la organización.

-Criterio adecuado de selección de los proveedores

-Análisis de los productos ofertados por los proveedores para examinar su necesidad.

Elegir las fuentes de suministros

Se recomienda tener claridad en cuanto a las fuentes de suministros ya que serán futuras relaciones comerciales.

-Estudio previo de la empresa que los suministrará los productos (Localización, ética laboral, solvencia, capacidad de prestación de servicios)

-Realizar un listado para depurar las empresas potenciales y elegir las fuentes más factibles

-Petición de ofertas que incluye especificaciones del producto y condiciones de la operación

-Selección de proveedor

Creación y seguimiento de los pedidos

Antes de hacer el pedido se genera la orden de solicitud y la hace aprobar por el jefe del departamento previa verificación que esté dentro del presupuesto.

-Preparación de la compra, se realiza la nota del pedido el cual va en el contrato de compra venta de dos empresas

-Seguimiento del pedido, recepción de la mercancía, orden de pago, se hace control de incidencias y análisis de resultados

Aprobación y pago de facturas de proveedores

Es importante anotar que para este proceso es importante el previo visto bueno del jefe de Área y que esté se encuentra dentro del presupuesto para ser aprobada por el área de compras

-Documentación de solicitud de compras

-El departamento de compras es el único que emite la orden de pago al departamento financiero

-En algunos casos se necesidad soporte técnico para apoyar la compra

Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento

Es importante tener en cuenta que la gestión y el monitoreo se da mediante indicadores que permiten medir el nivel de calidad y productividad de los estándares de desempeño, además ayudan a dinamizar los procesos logísticos de mercancías mediante la

Interrelación de todas sus actividades internas.

-Perfil del indicador, nombre, objetivo, proceso, clasificación, código, responsable del indicador

-Caracterización del indicador, se refiere a la unidad de medida, calidad, eficacia y calidad.

-Recolección y procesamiento de la información

-Niveles de referencia

Control de resultados

Debe garantizarse la entrega de los materiales solicitados por parte de los proveedores a los almacenes o cuando sea el caso directamente a los usuarios

-Orden de compra

-Responsable jefe de compras

Recepción y revisión de pedidos

Este proceso es importante en la compra, por tratarse del cumplimiento del proveedor de las cantidades y calidades pactadas

-Registro de entrada de los materiales al almacén de la empresa

-Factura de entrada al almacén

- Elaboración de la entrada a almacén y la actualización de inventarios, como mecanismo de control de pedidos.