GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

OPERACIONES DE ABASTECIMIENTO[pic 1]

GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

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ESCUELA DE NEGOCIOS

Directora de Escuela / Lorena Baus

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / Daniella De Luca

Operaciones de Abastecimiento / Gestión de Compras y Proveedores        2

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA        4

1. GESTIÓN DE COMPRAS        4

1. INTRODUCCIÓN        4
2. OBJETIVO DE LA GESTIÓN DE COMPRA        6
3. LAS ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS        7

1. 1° ETAPA. -EL CÁLCULO DE NECESIDADES        8

1. ¿CÓMO SE INTEGRA LA OPERACIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA?        13
2. ACTORES Y DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE COMPRAS        15
3. FORMA DE COMPRAS        18
4. TENDENCIAS EN LA GESTIÓN DE COMPRAS        19

IDEAS CLAVE        24

LINKS/MATERIAL MULTIMEDIA        24

• Distinguen componentes de la gestión de compras dentro de una organización.

1. GESTIÓN DE COMPRAS

1. INTRODUCCIÓN

Hasta hace un tiempo la operación de compras en las empresas era realizado como un acto de inercia, era entendida como un factor importante en la optimización del rendimiento de una compañía, pero a pesar de ello no se veía la importancia estratégica de la gestión de compras, al día de hoy, la importancia de la gestión de compras de una empresa es uno de los factores claves para el buen funcionamiento final de los procesos de negocio.

La gestión de compras es fundamental en la cadena de valor del producto, ya que su eficiente desarrollo permitirá que no existan faltantes a lo largo del proceso productivo u otras necesidades de la organización. Además, una eficiente gestión de compras permite la disminución de costos y poder ofrecer mejor precios a sus clientes.

Sin embargo, para conseguir estos beneficios, las empresas deben tener en cuenta aspectos importantes como la profesionalización de la actividad, el desarrollo de modelos administrativos y operativos, y la implementación tecnológica adecuada; elementos que permitirán cumplir los compromisos con los clientes y cubrir la demanda del mercado.

Pero la pregunta que muchos se deben hacer, es de que se habla cuando nos referimos a la gestión de compras: este concepto (que es más que un concepto) hace referencia a todas aquellas tareas que permite a las empresas controlar los procesos y las relaciones que conforman su función de compra, cuyo trabajo es obtener, comprar y entregar los bienes y servicios necesarios para hacer negocios.

El éxito en la gestión de compra, radica en la comprensión de la Cadena de Suministros, donde se debe conocer desde los posibles proveedores del proveedor, hasta la entrega de la mercancía al cliente final. En la siguiente imagen se puede apreciar la cadena de suministro.

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Figura N°1: Cadena de Suministro

Fuente: https://autoplanet.com.ar/como-incrementar-la-competitividad-en-los-flujos-de-la- cadena-de-suministro/

Así mismo, al conocer bien en proceso de compras se puede ejecutar un mayor el control y disminución de los costos en las operaciones lo que impacta en la mejora del rendimiento y los resultados finales que se pueden generar en las compañías.

Pero entonces, en base a lo “importante” de esta actividad en la operación de una organización, será necesario preguntarse entonces ¿Qué es la Gestión de Compras?

Compras, se puede definir como aquella función logística por la cual, se provee a una empresa de todo lo necesario para el correcto funcionamiento de esta.

En muchos textos se podrá hacer referencia a la gestión de compras con los términos de: Abastecimiento, aprovisionamiento o suministro. Muchas veces se referirían a estos términos como sinónimos entre sí, pero en realidad son conceptos similares pero que en la operación logística no implican lo mismo.

En este sentido, comprar se puede definir como una función de carácter estratégico, es decir, al desarrollar la operación de compras en una organización, hay varias tareas que se deben cumplir, dentro de las cuales se pueden indicar: Buscar posibles proveedores, comparar precios, negociar condiciones con proveedores, controlar calidad, desarrollar presupuestos, controlar recepción de mercancías, entre otras funciones. En resumen, la gestión de comprar es una tarea de vital importancia para que las materias primas y suministros estén en relación con las necesidades y planificación de la empresa.

Mientras que la gestión de aprovisionamiento se podría definir como el proceso de ejecución de las compras.

En resumen, se podría decir que Comprar es contratar, y aprovisionar es consumir. Son dos procesos complementarios, pero diferentes. Confundirlos es un error muy habitual, y ello provoca muchos problemas en la gestión empresarial. Otros autores indican que la compra es estrategia y abastecimiento es operaciones completamente.

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Figura N°2: Comprar es contratar y aprovisionar es consumir Fuente: http://www.gbie.es/noticias/page/2/

Mientras abastecer implica un término, que tiene relación con la gestión logística y hace referencia al momento en que se han agotado los inventarios y se deben volver a llenar y ello implica que se deben RE abastecer.

En fin, es por todo lo anterior, que en el presente módulo abordaremos la importancia, objetivos y procesos de la gestión de compras y a medida que se revisen los aspectos más técnicos se podrá visualizar el impacto de aprovisionar y abastecer.

Al final de día, la gestión de compras es un proceso complejo, el que desarrollado de manera correcta consigue que la empresa genera importantes ahorros en costos, pueda satisfacer las necesidades de los clientes, tanto en tiempo como en calidad y generar beneficios empresariales reales.

1. OBJETIVO DE GESTIÓN DE COMPRA

Se puede indicar que el objetivo más importante de la función de compras es prestar un servicio eficaz en la organización y hacerlo al menor coste para la organización o empresa. La búsqueda de esta eficiencia el equipo de compras lo logra por medio de la búsqueda de la mejor forma de aprovisionar la empresa, para que ni uno de los insumos que la compañía necesite puedan faltar.

Para cumplir con este gran objetivo será preciso desarrollar y ejecutar de manera eficiente lo que se denomina “proceso de compra” que se puede detallar en cuatro puntos:

• Búsqueda y valoración de las fuentes de abastecimiento: es uno de los primeros procesos, e implica investigar y conocer a cabalidad el mercado de proveedores, además de buscar los mejores precios u otras condiciones satisfactorias para la organización (calidad de los productos/materiales comprados, disminución de plazos de entrega, entregas parciales puntuales, etc.).

• Definir la necesidad de la compra, estimando las exigencias en cuenta a precio, calidad, servicio, y tiempo de entrega, así como los posibles riesgos de afrontar la compra con un determinado proveedor versus otros.

• Generar una oferta de compra y dirigirlas a los proveedores seleccionados, analizar posteriormente su respuesta a esta oferta y seleccionar la más adecuada que se ajuste a los requerimientos necesarios del departamento usuario. (presupuesto y orden de compra).
• Controlar todo el proceso de compra, para que se cumpla lo pactado y analizar cómo ha transcurrido todo el proceso como experiencia para futuras compras con dicho proveedor, generar registros de los comportamientos de manera de poder evaluar y considerar los proveedores en etapa futuras.

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Figura N°3: Proceso de compra

Fuente: https://escuela.marketingandweb.es/proceso-de-compra/

Al revisar los objetivos que se plantean en la gestión de compras, se puede apreciar que existen diversas tareas y etapas que se deben ir alcanzando a medida que se va concretando la operación, la cual es completamente cíclica, ya que inicia con la detección de la necesidad de que hay que adquirir algo y finaliza en el control de la operación, es justamente la retroalimentación de eso control, del cual depende la continuación del proceso eficiente de compras.

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