Grupos Y Conveciones

E. Planeación y organización de eventos

Justificación

Justificar es exponer todas las razones, las cuales nos parezcan de importancia y nos motiven a realizar una Investigación.

Toda investigación al momento de realizarse, deberá llevar un objetivo bien definido, en el se debe explicar de forma detallada por que es conveniente y qué o cuáles son los beneficios que se esperan con el conocimiento recién adquirido.

Un investigador deberá que saber como acentuar sus argumentos en los beneficios a obtener y a los usos que se les dará.

Para realizar bien esto, se toma en cuanta establecer y/o fomentar una serie de criterios para evaluar el estudio en cuestión.

Tipo de evento

Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención.

Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida.

1. Social (Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaños, aniversarios)

2. Cultural (exposición, danza, teatro)

3. Académico (seminario, conferencia, científico)

4. Recreativo (festival, espectáculo)

5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos)

Objetivo

Son todas aquellas empresas que necesitan nuestro servicio para la organización de eventos empresariales, sociales, culturales, publicitarios y demás índole.

Segmentación del Mercado

Para un mercado de empresas que continuamente realizan tienen y celebran eventos de cualquier índole.

Factores Influenciadores de Compra

El cliente es influenciado por factores culturales que constituyen un factor determinante en el comportamiento de compra; así mismo está también influenciado por factores sociales. Estos aspectos son de fundamental importancia debido que la empresa ofrece su servicio para grandes firmas, empresas y organizaciones, por tal motivo la empresa tendrá una imagen de exclusividad, estatus, éxito, dinamismo, juventud y creatividad; ya que le da una imagen de la empresa hacia el cliente. Para la organización se tomara en primer instancia los lideres de opinión los cuales son: artistas, empresarios, modelos y grandes magnates los cuales difundarán la percepción que tienen de la compañía.

El otro factor para tener que tiene en cuenta la empresa es el personal ya que nuestro contratista va de los 25 años hacia delante y la ocupación de la empresa es cuales quiera que sea sin importar en el campo que se desarrolle (alimentos, manufacturera, y entre otras); hay que tener en cuenta que dependiendo lo que desea el contratista, según el evento que quiera nuestro cliente indirecto va ser un público de diferentes edades.

Participantes

Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas afines a una actividad en particular. Desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado tema o un público segmentado previamente por edad, género, clase económica, zona geográfica, estilo de vida, entre otros.

• Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado tema invitados para dar conferencias especiales dentro del evento. Generalmente, son invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas actividades y que cuentan con una trayectoria importante, por lo que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo principal de convocatoria.

• Oradores, disertantes o speakers: También son especialistas en algún tema y son invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad dentro del evento.

• Panelistas: Especialistas invitados para desarrollar un tema y debatir diferentes cuestiones, en el marco de un Foro, un Panel o una Mesa Redonda.

• Coordinadores y Moderadores: Pueden también llamarse presidentes de mesa haber co-coordinadores y secretarios. Son quienes se encargan de presentar una sesión (simposio, curso, taller, mesa redonda, etc), presentar a los oradores, moderar los tiempos de las conferencias, abrir el debate, regular las preguntas y respuestas y a veces dar una conclusión de las presentaciones al finalizar.

Grupos y convenciones sus antecedentes

.1 Antecedentes históricos de los grupos, congresos y convenciones.

1.2 Situación actual de los congresos y convenciones.

1.3 Repercusión económica de los congresos y convenciones.

1.4 Tendencias en la industria de los congresos y convenciones.

2. El campo de los congresos y convenciones.

2.1 Tipos de eventos.

2.2 Organizadores profesionales de eventos.

2.3 Tipos de establecimientos para la realización de congresos y convenciones.

3. El comité organizador.

3.1 Coordinador general.

3.2 Comité de finanzas.

3.3 Comité de programa técnico.

3.4 Comité de promoción.

3.5 Comité de transporte.

3.6 Comité de recepción y hospitalidad.

3.7 Comité de registro.

3.8 Comité de alojamiento.

3.9 Comité de alimentos y bebidas.

3.10 Comité de festejos.

3.11 Comité de ornato y rotulación.

3.12 Comité de exhibiciones.

3.13 Comité de servicios generales.

4. La segmentación del mercado de congresos y convenciones.

4.1 El mercado de las asociaciones estatales y nacionales.

4.2 El mercado del gobierno y los viajes de incentivos.

4.3 El mercado del ocio a través de agencias de viajes y la tercera edad.

4.4 El mercado de la educación y los deportes.

4.5 El mercado de las exhibiciones y trade shows.

5. El comportamiento de compra corporativa de los mercados de grupos.

5.1 El proceso de compra del mercado de grupos y convenciones.

5.2 Elección del destino.

5.3 Consideraciones de los organizadores para la elección del destino.

5.4 Las visitas de inspección.

5.5 Toma de decisión.

6. El departamento de grupos y convenciones de un hotel.

6.1 La relación del departamento de grupos y convenciones con otros departamentos del hotel.

6.2 Del departamento de ventas al departamento de grupos y convenciones.

6.3 Operatividad de los grupos, congresos y convenciones.

6.3.1. Antes del evento.

6.3.1.1. La entrevista.

6.3.1.2. Formato de citas.

6.3.1.3. Cotización para grupos y/o eventos.

6.3.1.4. Bloqueo tentativo/definitivo de espacio (habitaciones - salones).

6.3.1.5. El libro de grupos y banquetes.

6.3.1.6. El file de grupo.

6.3.1.7. El contrato.

6.3.1.8. Carta de presentación del gerente de grupos y convenciones.

6.3.1.9. Check list de grupos.

6.3.1.10. El instructivo del grupo.

6.3.1.11. La junta preconvención.

6.3.2. Durante el evento.

6.3.2.1. Habitaciones.

6.3.2.2. Salones.

6.3.2.3. Montajes.

6.3.2.4. Equipo audiovisual.

6.3.2.5. Alimentos y Bebidas.

6.3.2.6. El manejo de cuentas maestras e individuales.

6.3.2.7. El break down de un grupo.

6.3.3. Después del evento.

6.3.3.1. El cuestionario de evaluación de servicios.

6.3.3.2. La carta de agradecimientos.

6.3.3.3. La junta postconvención.

7. Centros de convenciones.

7.1 Beneficios.

7.2 Consideraciones para diseño y selección del lugar para el centro de convenciones.

7.3 Administración y organización.

8. Oficinas promotoras de convenciones y turismo.

8.1 Financiamiento de las OPCT.

8.2 Recursos de información de las OPCT.

9. La importancia de la comercialización creativa de eventos.

METODOLOGIA SUGERIDA Y ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE.

Cada curso incluye tres horas a la semana de clase, se brindará exposicion por parte del maestro y por parte de los alumnos.

Se asignarán 2 trabajos de investigación o tareas.

Clasificación y características de grupos y convenciones

1 Planeación y organización: Justificación, tipo de evento, objetivos,participantes

2 Elección del lugar

3 Programa General: Pre-evento, Post-evento, acompañantes

4 Determinación de los eventos an incluir

5 Integración del comité organizador: estructura orgánica y funciones

6 Investigación y Análisis de prestadoresde servicios:selección y contratación

1 Medios electrónicos

2 Medios impresos

3 Exteriores

4 Promoción de ventas

5 Relaciones públicas

6 Venta personal

7 Publicity

8 Tele marketing

9 Artículos promocionales

10 Otros medios

1 Procedimiento base para laelaboración Del evento

2 Sistemas para la captura deinformación: manuales y automatizados

3 Análisis de costos y gastos: directos, indirectos, fijos, variables, otros4 Políticas de precios y tarifas: Margen de utilidad, precio de vento

5 Practica, planeación y organización deun evento

Importancia económica, social y promocional de grupos y convenciones

La Importancia De Los Negocios Internacionales En El Desarrollo Economico De Mexico

LA IMPORTANCIA DE LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES EN EL DESARROLLO ECONOMICO DE MEXICO Aun cuando existen diferentes concepciones teóricas del concepto de dependencia económica, una de las

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