Libro El Ejecutivo Eficaz

Capítulo 1.- La efectividad puede aprenderse

El capítulo número uno del libro comienza con la frase “Todo ejecutivo debe ser efectivo”, la cual marca una pauta en que es de suma importancia para una persona ser eficiente y, a la vez, eficaz. La inteligencia, la imaginación y el saber deben de ser esenciales, pero únicamente la efectividad es la habilidad que genera resultados positivos para cualquier organización.

En la actualidad ya es más importante para las empresas tener empleados que transmitan conocimientos, teorías y conceptos, en lugar de habilidades manuales, fuerza o vigor físico. Una persona es efectiva en una empresa cuando es capaz de contribuir con algo que resulte gracias a su trabajo cerebral, y no a su trabajo físico.

Cuando en una empresa existen trabajadores cerebrales, ¿cuál es la mejor opción para motivarlos? La respuesta es muy sencilla y es darles a conocer los buenos resultados que se están logrando por su trabajo dentro de la organización. “La motivación del trabajador cerebral depende de los que es capaz de realizar”; en otras palabras, su única habilidad especial es generar excelentes ideas que logran la eficiencia dentro de la empresa para la que laboran.

Tener dentro de las empresas trabajadores cerebrales es lo que les permite competir entre sí hoy en día. Ellos son los que buscan alcanzar los buenos resultados ya que en base a éstos se les mide su rendimiento y productividad. “El trabajador cerebral no produce nada que sea efectivo en sí mismo”; es decir, no brinda nada que sea físico, que sea posible vender a los clientes. Un trabajador así se caracteriza por producir conocimientos e información útil para la toma de decisiones de la organización.

Y aquí se llega a la pregunta de que si todo trabajador cerebral es ejecutivo y la respuesta es incierta. Existen muy buenos trabajadores cerebrales dentro de las organizaciones, pero que aún no cuentan con la responsabilidad suficiente de tomar decisiones que afecten o beneficien a la empresa, por lo que no pueden ser catalogados como ejecutivos. Sin embargo, un ejecutivo sí debe de tener la habilidad de generar conocimientos e ideas para la empresa.

“El trabajo intelectual no se mide cuantitativamente, tampoco por su costo; sólo se define por sus resultados” por lo que es prácticamente imposible poder medirle una productividad a un ejecutivo. En el libro se comentan las 5 responsabilidades más importantes para un ejecutivo que son: planificar, organizar, integrar, motivar y evaluar, mismas que, en conjunto, deben de generar buenos resultados.

Existen cuatro realidades dentro de las organizaciones a las que se enfrenta un ejecutivo y que están fuera de su área de control. La primera, y en mi opinión la más importante, es de que su tiempo no pertenece a él, sino a los demás. Deben de estar al tanto de todo lo que pasa dentro de la empresa, aún después de su horario de salida.

La segunda es que tiene que estar en movimiento todo el tiempo; no puede tener ningún tiempo muerto ya que eso puede significar pérdidas significativas de dinero para la empresa. Las responsabilidades de un ejecutivo deben de ser limitadas y no tratar de abarcar todas las áreas ya que serían prácticamente imposible.

La tercera realidad a la que se enfrenta un ejecutivo es que sus resultados dependen del trabajo de los demás; es decir, que no puede lograr ser efectivo, a menos que las personas que trabajan con él sean también efectivas y estén orientados al cumplimiento de objetivos.

Y la cuarta, y última de las realidades, es que el ejecutivo trabaja dentro de una empresa, por lo que las cosas que ocurren fuera de ella no las logra captar. Debido a que no generan ningún producto físico que sea para la venta al cliente, no existe una retroalimentación inmediata que le ayuden a alcanzar resultados con mayor rapidez.

Me gustó mucho una frase del libro que dice “Cuanto menos deba esforzarse una empresa para obtener mejores resultados, mejor llenará su cometido”. Existen empresas que tienen miles de empleados y que así logran sus resultados, sin embargo, es más eficiente una que con menos logra más.

Regresando a la pregunta del inicio, y que es el título de este primer capítulo, ¿la efectividad puede aprenderse? Y la respuesta es sí. Cualquiera que tenga habilidad de poder hacer que se realicen las cosas, de manera rápida y a bajo costo, puede ser catalogado como una persona efectiva, y, por ende, debe de ser ejecutivo o estar en el camino para lograr serlo a corto plazo.

Para llegar a ser un ejecutivo eficaz, el libro comparte que se necesitan cinco hábitos mentales que deben de ser adquiridos: 1. Trabajar sistemáticamente para evitar tiempos muertos, 2. Su trabajo debe de estar orientado a alcanzar buenos resultados, 3. Debe de construir y desarrollar sus fortalezas, 4. Debe de establecer prioridades y respetar el orden, y, por último, 5. Un ejecutivo debe de tomar efectivas decisiones que sean las mejores para el logro de objetivos.

“Un ejecutivo no ignora que tomar muchas decisiones rápidas equivale a cometer muchos errores; lo que importa es adoptar pocas, pero trascendentales”.

Capítulo 2.- Controle su tiempo

La mayoría de las principales actividades de las empresas comienzan con algo que se llama planificación del trabajo; sin embargo, no es del todo útil ya que no quedan más que en palabras escritas y muy pocas son las que logran llevarse a cabo, es por eso que se deben establecer objetivos y una minuciosa medición del tiempo.

El tiempo es el único requisito verdaderamente universal y un factor límite para cualquier proceso productivo. El dinero es el que más abunda, y las personas se pueden alquilar, sin embargo, es difícil encontrar aquellas que cumplan con todos los requisitos para el cumplimiento de objetivos.

A pesar de que el tiempo es incontrolable y escaso, las personas estamos mal dotados para manejarlo. Muy pocas veces logramos administrar bien nuestro tiempo para concluir todas nuestras responsabilidades. Un ejecutivo debe aprender a administrarlo, pero para esto debe de conocer previamente cuál es su empleo exacto, y cuáles son sus responsabilidades en específico.

A pesar de esto, y mientras más grande sea su nivel de jerarquía, un ejecutivo está orientado a malgastar su tiempo inevitablemente con cosas banales y que no aporten nada a la organización. Es por eso que la responsabilidad de un ejecutivo está en detectar aquellas actividades que generar tiempos muertos y acabar con ellas.

Para un ejecutivo, tener gente a su cargo significa tener varios minutos de tiempo improductivos ya que debe de atenderlos para conocer sus necesidades y preocupaciones. Cuando existe algún problema difícil de resolver, el ejecutivo es el que debe de entrometerse para solucionarlo, aunque no aporte prácticamente nada para el cumplimiento de las metas de la empresa.

Como dice el libro, “el trabajador cerebral ha de concentrarse en los resultados y metas de la empresa para lograr algún éxito en su labor”,  es decir, que debe de evitar malgastar su tiempo en actividades que no están encaminadas a la obtención de resultados.

Para lograr esto, todo ejecutivo debería realizar un registro real de su tiempo durante tres o cuatro semanas para lograr saber utilizarlo con la práctica, y eliminar el mayor número de actividades improductivas.

Un ejecutivo debe de aprender a decir que “no” a toda actividad que no ayude en nada a la organización, o comenzar a utilizar un término que últimamente ha cobrado gran importancia en los negocios el cual es la delegación de tareas.

Existen juntas, firmas de contrato, reuniones, comidas, etc. que son prácticamente imposible delegar ya que se necesita la presencia del ejecutivo, sin embargo, existen otras actividades que no necesariamente debe de estar el ejecutivo presente y que pudiera delegársela a alguien más, y así él poder dedicar su tiempo en actividades más productivas.

Pocos son los ejecutivos que adquieren rápidamente el hábito de delegar las cosas que no necesita realizar personalmente, pero es algo de lo que a muchos les gustaría presumir.

Otro de los métodos para que los ejecutivos conozcan en qué están malgastando su tiempo, pero es el método menos utilizado, es el de interrogar a los demás. Realizarles preguntas a sus empleados o gente que tienen contacto directo como ¿hago algo que le hace a usted perder el tiempo o que evite contribuir con su efectividad?

En el libro se comenta que muchos ejecutivos saben perfectamente cuáles son sus actividades improductivas e innecesarias, pero no las eliminan ya que temen equivocarse y dejar de lado importante. En el capítulo anterior veíamos que el tiempo de un ejecutivo depende de los demás, por lo que yo veo muy difícil que pueda eliminar actividades por sí solo, sin antes consultarlo con los demás.

La mayoría de las pérdidas de tiempo están originadas por la falta de previsión, es decir, las que definimos como rutina. Son actividades que se realizan y desconocemos el motivo real de éstas. Posiblemente no generen nada positivo en la empresa, pero son actividades que son muy difíciles de evitar hacer.

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