MAGO GESTIÓN DE COMPRAS S3

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Identificación del estudiante        

Contenido

Resumen Ejecutivo.        5

Introducción.        6

Objetivos        7

Objetivo General        7

Objetivos Específicos        7

Respuestas a Pregunta de Reflexión Semanal        8

Construcción de la Propuesta de Comunicación.        10

Análisis de Proveedores        10

Preparar y Enviar la OC        12

Gestionar Relaciones con los Proveedores        16

¿Qué es el oferente?        18

Proceso de generar un requerimiento y las condiciones de negociación de éste        19

Alianza Estratégica: Florexport - HipCR        25

Mejoramiento continuo y seguimiento de las comunicaciones con el proveedor / oferente        25

Propuesta para la adquisición de Hisopos.        26

Resultados        30

Conclusiones        31

Bibliografía        32

Resumen Ejecutivo.

Esta semana a solicitud del área de Operaciones de Florexport, se desarrollará la documentación respectiva para generar el nuevo proceso de compras de Hisopos para mejorar el proceso de exportación de rosas. Para ello se construirá la propuesta de documentación para identificar y luego formalizar a una transacción a través de una Orden de Compra, previo a la evaluación de las RFB mediante una matriz de decisión con ponderaciones predefinidas, permitiendo al departamento de adquisiciones realizar una compra transparente y objetiva en relación a los requerimientos estratégicos del área productiva y el flujo de compra para el nuevo proceso de exportación de rosas de la empresa.

En la segunda parte del trabajo se analizarán las comunicaciones del proceso de compra, mediante la relación e interacción entre Florexport y los oferentes mediante la confección de formularios de ingreso de oferta, resumen de los costos y formulario de planificación del servicio de proveedores.

La gestión de la relación con los proveedores asociados, permitieron establecer los siguientes puntos clave:

• Definir proveedor estratégico.
• Aumento de valor en la relación comprador/proveedor si existen objetivos en común.
• Ver al proveedor como una solución.

Por otro lado y considerando las categorías en la estructura de la relación con los oferentes, se definió establecer una alianza estratégica con el proveedor de hisopos con el fin que abastezca de forma exclusiva ese producto a Florexport, asegurando la entrega en las cantidades y plazos acordados.

Finalmente se realizará una propuesta en la adquisición de hisopos donde se detallará la forma más adecuada de realizar la compra según la clasificación del producto ya sea estratégica o rutinaria.

Introducción.

La gestión de compras y adquisiciones cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios de distintos departamentos dentro de la empresa buscando, evaluando y seleccionando proveedores, gestionando las acciones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa asegurando su normal funcionamiento, considerando siempre el control y seguimiento de las compras, mejorando las relaciones con los proveedores y llegando en algunos casos a establecer alianzas estratégicas con las empresas.

Para las empresas es fundamental la identificación de los distintos productos que conforman su cadena de producción, es decir, identificar los productos que son considerados como estratégicos y de uso rutinario. Por otro lado, toma gran importancia seleccionar el tipo adecuado de compra que se debe realizar según el producto evaluado.

La relación con los proveedores dentro del proceso comunicacional de compras entrega beneficios y ventajas a la empresa, permitiendo obtener reducción de los costos de adquisición, mejorar los tiempos de entrega, al contar con stock de productos necesarios para aumentar la productividad. Para cumplir con éxito la relación entre ambas partes es necesario que se comuniquen en las dimensiones operativas, estratégicas y culturales, obteniendo compatibilidad en sus procesos (venta-compra), estandarizando indicadores de desempeño, aumentando el nivel de compromiso y cooperación logrando un mejoramiento y crecimiento continuo.

Objetivos

Objetivo General

• Comprender qué es un Proceso de compra, selección, seguimiento y gestión de la relación con los proveedores.

Objetivos Específicos

• Identificar el tipo de producto que se requiere evaluar.
• Identificar el proceso de oferta más adecuado según el tipo de producto.
• Establecer Flujograma del proceso de compras.
• Evaluar los oferentes mediante una matriz de decisión.
• Determinar la selección de la fuente de abastecimiento.
• Emitir una orden de compra.
• Asegurar el rastreo y verificación de las compras mediante el conocimiento de facturas y pagos.
• Llevar el control de material y de inventarios.
• Definir el proceso comunicacional de compra.
• Definir el seguimiento y la relación con el proveedor.
• Establecer una alianza estratégica con el proveedor.

Respuestas a Pregunta de Reflexión Semanal

1. Para ello es necesario considerar cada etapa del Proceso de Compras establecido, de esta forma por ejemplo si nos encontramos en la Etapa de Descripción de la Necesidad se puede evaluar si se pudo caracterizar adecuadamente la solución de material, insumo o servicio requerido por el usuario (cliente interno). Si nos encontramos en la etapa de Selección y Evaluación del Proveedor, podremos evaluar si seleccionamos al mejor proveedor en relación a su precio, plazo, calidad, financiamiento, entre otros.  Y si estamos en la etapa de Recepción e Inspección, podremos evaluar si los productos recepcionados se ajustaron a lo acordado en la Orden de Compra ó Contrato con relación a la cantidad, calidad y plazo de entrega, entre otros.

1. La respuesta a esta pregunta es bastante amplia, pero a nivel general realizar compras para una empresa puede resultar bastante complejo, pero ¿Por qué? 

La continua evolución de la diversidad de productos y servicios ofrecidos en el mercado, incluidos los aspectos económicos, tecnológicos y las demandas de calidad, hacen de este proceso algo problemático. 

Hoy en día tenemos un mercado exigente con estándares de calidad, seguridad y precio bastante altos, por ello trasciende a una búsqueda de innovación y otras acciones que requieren del análisis del área de compras. Para ello, es necesario poder identificar los errores y las oportunidades que nos ayuden a elegir el producto correcto para así ahorrar costos.

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