MARCO METODOLOGICO

TRABAJO DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMA

RAFAEL FRANCISCO ZUBIRIA MERCADO

CARLOS ARTURO BONIVENTO

Alumnos

YONI CUISMAN

Profesor

INSTUITUCION EDUCATIVA ALMIRNTE PADILLA –SENA

RIOHACHA – LA GUAJIRA

10°03

2011

CONTENIDO

INTRODUCCION

1- ASPECTOS GENERALES DEL ENTORNO DE TRABAJO

1.1- Antecedentes

1.2- Justificación

1.3- Objetivos de trabajo

1.4- Alcances y limitaciones

1.5- Factibilidad

2- DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

2.1- generalidades del sistema

2.2- objetivos del sistema

2.3- procedimientos

2.3.1- diagrama de flujo de datos

2.3.2- documentación de DFD

3- ANALISIS DE LOS RESULTADOS

3.1- diagnostico del sistema

3.2- alternativas de solución

4- DISEÑO PRELIMINAR DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCION

4.1- requerimientos del software

4.2- requerimientos del equipo

4.3- requerimientos del personal

4.4- adecuación de procedimientos

4.5- aspecto económico

5- CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

5.1- conclusiones

5.2- recomendaciones

INTRODUCCION

Por medio de este trabajo se desea comprender la mayoría de lo que tenga que ver con el funcionamiento de facturación de la empresa COMPUTADORES MIMOL. Se pretende hacer un análisis de sistema tomando en cuenta todos los puntos de vista de los trabajadores y así poder llegar a una solución. Para poder llegar a la solución se deben ocupar varias herramientas para el análisis. Algunas de estas son: determinar los requerimientos, el cual comprende, como más importante punto, los diagramas de Flujo; analizar los resultados y un diseño preliminar de la alternativa de solución.

Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo que incluyen antecedentes, justificación, objetivos del trabajo, alcances, limitaciones y factibilidades. Con esto se pretende obtener la información general de la empresa con la cual se verá cuales son los requerimientos de la empresa.

En la segunda parte ya se obtienen los requerimientos concretos y se construyen diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por los que se pasa para elaborar la facturación en RAM. Se explican estos flujos de datos en la documentación a continuación de los diagramas. Con esto se pretende obtener una forma gráfica de cómo funcionará el sistema.

ASPECTOS GENERALES DEL ENTORNO DEL TRABAJO

1.1 ANTECEDENTES

Aproximadamente en el 2011 se creó como empresa no registrada la Distribuidora COMPUTADORES MIMOL. A la misma vez se registró como comerciante individual a la persona natural RAFAEL FRANCISCO ZUBIRIA quien era el dueño de la Distribuidora COMPUTADORES MIMOL.RAFAEL ZUBIRIA, como comerciante individual, se dedicó a distribuir láminas de asbesto cemento y sus accesorios (capotes, macetas, toboganes, etc.).

Al principio sólo había una persona trabajando, quién era él, en su casa. Al pasar los años se contrató un contador para que se encargara de manejar la contabilidad de la empresa ya que empezó a prosperar.

Hace unos cinco meses se contrató otra persona para que empezara a manejar el negocio ya que para él solo era una tarea difícil manejar toda su empresa.

Hasta el momento hay tres empleados; y todos menos el contador trabajan todavía en las oficias originales. En un futuro se tiene planeado registrar la Distribuidora COMPUTADORES MIMOL para poder expandirse y brindar un mejor servicio a los clientes.

Este será la primera aplicación que utilizará la empresa para poder llevar a cabo la facturación por medio de una computadora. Anteriormente se hacia la facturación a mano, pero ahora que están en crecimiento quieren agilizar un poco más el proceso de compra-venta y ser más eficientes.

1.2 JUSTIFICACION

El propósito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de facturación para agilizar la emisión de comprobantes de crédito fiscal, facturas de consumidor final y sus similares; y así brindar un mejor servicio al cliente. También se desea entender como funciona éste dentro de una empresa y dejar un sistema que podrá ir creciendo junto con la empresa.

1.3 OBJETIVOS DEL TRABAJO

1.3.1 Objetivos Generales

Como futuros trabajadores de la información, el objetivo de este trabajo es analizar la facturación a clientes de la empresa por medio de las herramientas proporcionadas en la materia Análisis de Sistema, por un período de cuatro meses y medio para satisfacer las necesidades de información de la organización.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Identificar las necesidades del cliente de acuerdo a sus requerimientos.

• Identificar problemas a solucionar con el sistema a desarrollar.

• Establecer las ventajas del análisis de sistemas en la empresa.

• Proponer alternativas de solución para los problemas analizados anteriormente.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES

1.4.1 Alcances

Dadas las especificaciones y conocimientos generales de la empresa en investigación, se ha deducido que el sistema a implantar según los requerimientos del dueño de la empresa es un sistema de facturación. El sistema podrá imprimir en formato de factura predefinida la información requerida y se le podrá ingresar los datos pertinentes de inventario por medio de una base de datos. Debido a que la empresa es pequeña se tiene una mayor ventaja para llevar a cabo este análisis porque hay más oportunidades de consultar y trabajar con los empleados.

1.4.2 Limitaciones

Las limitantes de este sistema son que no será un sistema completo en el aspecto del control total de la materia prima. Tampoco se cuenta con un sistema tecnológico muy avanzado1 el cual podrá hacer un poco más difícil la compatibilidad del software con el hardware y la impresora con la que se cuenta puede presentar problemas a la hora de la impresión de los documentos debido a que es obsoleta.

1.5 FACTIBILIDAD

1.5.1 FACTIBILIDAD ECONOMICA

• El costo de la investigación de los requerimientos es de $1.000.000

• Habrá mayor apoyo de los clientes con el nuevo sistema.

• Presentación de la información requerida al momento en reportes bien estructurados.

• Mayor control interno de facturación

1.5.2 FACTIBILIDAD TECNICA

• Actualmente la empresa cuenta con una computadora donde se efectúan tareas administrativas con paquetes de software para oficinas.

• El equipo debe tener un disco duro de 100 GB. El espacio es fundamental para almacenar la información en una base de datos adecuada que se deseará en un futuro.

• La empresa no cuenta actualmente con personal preparado para realizar un proyecto de dicha importancia por lo que se tendrá que contratar una casa de software para su implementación.

1.5.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

• Existe un interés marcado en la dirección y personal de la empresa para utilizar el desarrollo propuesto.

• La Gerencia General y el personal están de acuerdo en las observaciones que se le han señalado, y están dispuestos a hacer cambios si requiere.

• No hay obstáculo para ejecutar el proyecto, en cambio hay facilidad por parte de la empresa para implementar el sistema, por ejemplo. Apoyo de gerencia para facilitar información e investigación, cooperación del personal en proceso y documentación, todo lo que ayude a tener una idea de lo que se necesita.

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

2.1 Generalidades del Sistema

La empresa RAM siempre ha llevado la facturación a mano, la cual causa que se desperdicie un poco de tiempo en procesos de la empresa que deberían de ser un poco más automatizadas. RAM desea un sistema de facturación con el cual se puede ahorrar tiempo.

Ellos cuentan con una computadora no muy moderna (ver nota 1 en página 6) pero esta en sus planes comprar una Pentium III de 1.2 GHz, 256 MB de RAM con Windows XP; también van a comprar una impresora nueva. Con estas nuevas adquisiciones será más fácil hacer un sistema porque no habrá problemas de compatibilidad.

A la hora de realizar una venta se toma el pedido del cliente. Luego se buscan los productos y los precios en sus archivos para presentar una cotización. Antes de presentar la cotización se determina si la compra se cancelará al crédito o al contado. Si es al contado se verifica que el cliente tenga buen crédito. Si tiene buen crédito o se paga al contado, se le da la cotización y si éste lo acepta entonces se le otorga un documento (factura, comprobante de crédito fiscal, etc.) por la compra.

2.2 Objetivos del sistema

2.2.1 objetivo general

Mediante este trabajo se pretende entender el funcionamiento de facturación de la empresa RAM y tratar de facilitarlo por medio del análisis de sistema.

2.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Mejorar la rapidez de la facturación en la empresa RAM.

• Hacer que la facturación sea mas sencilla y no un obstáculo para entender.

• Mejorar la calidad total y el servicio al cliente de la empresa.

2.3 procedimientos

2.3.1 Diagramas de flujo

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