El manual de Normas y Procedimientos

CONTENIDO DEL MANUAL 

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL

El manual de Normas y Procedimientos es una recopilación de toda la información operativa de los procesos en la fabricación de una empresa de calzado. Pertenece a la clasificación de manuales micro administrativos generales, puesto que será solo para la Empresa Calzado Típico de Guatemala y a nivel de toda la organización.

Está redactado en forma clara, simple y con un lenguaje común para que pueda ser entendido por todas las personas de todos los niveles jerárquicos.  Y además, permite la unificación de diferentes criterios administrativos.

Es uno de los que permite visualizar en una forma fácil y atractiva los procesos de cada área o departamento, lo que hace más entretenida su lectura y aprendizaje.

1. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Es importante señalar que el Manual de Normas y Procedimientos es la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.  

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas para agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoría Fiscal, de la Superintendencia de Bancos de Guatemala (SIB); con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos del Fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.

Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades misionales de Calzado Típico de Guatemala.

III.         OBJETIVOS DEL MANUAL

General: 

Explicar de una forma clara y sencilla los procedimientos de operaciones administrativas y operativas que deberán hacerse para una respectiva actividad, simplificando la responsabilidad por fallas o errores y facilitando las labores de control.  La evaluación del control interno y su vigilancia será la que, tanto los empleados como directivos, reconozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente, obteniendo una reducción de los costos de operación.  

Específicos: 

1. Evitar complicaciones al momento de utilizar formas administrativas creadas por el interesado, unificándolas en un solo formato para determinado proceso, para todos y sin excepción.

1. Mostrar gráficamente la evolución o desarrollo de cada procedimiento para hacer entretenida la lectura de los mismos.

1. Validar de acuerdo a las actividades realizadas si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si está correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.

IV.  ÁMBITO DE APLICACIÓN

La forma de aplicación de éste manual será de acuerdo al área y al procedimiento elaborado, sin excepción de algún empleado.  Cada persona que forme parte de la empresa, deberá reconocer a sus superiores y subalternos (según su situación jerárquica) y trabajar en conjunto con los demás integrantes en cualquier procedimiento al momento de ser ejecutado.

Cuando sea necesario modificar un proceso, esto se deberá hacer de conocimiento al jefe o encargado inmediato superior, para que éste, informe su modificación respectiva al encargado de revisar este manual.  Se debe tener en consideración que al momento de cambiar algo, afecta a todos los involucrados en el proceso, por lo que se debe hacer de conocimiento general el cambio realizado.

MISION          

El manual de normas y procedimientos describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización para la secuencia lógica de cada una de las actividades, para unificar, controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

VISION

Ayudando a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitando la labor de la auditoría administrativa, la evaluación de control interno y su vigilancia.  

1. BENEFICIOS DEL MANUAL

Uno de los objetivos del manual es fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización, por lo tanto facilita la comprensión de los objetivos, políticas, estructura y funciones de cada área integrante de la empresa de calzado; así como también definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.

También se puede simplificar y facilitar la información a los miembros de la compañía, para realizar las labores que les han sido asignadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en el producto que brindará.

Creando este manual nos permite ahorro de tiempo y esfuerzo de los funcionarios, evitando funciones de control constante y supervisión innecesaria; Y así evitar desperdicios de recursos humanos y materiales, como también reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.

1. SIMBOLOGIA UTILIZADA

Esta es la simbología que se utilizará en el Diagrama de Flujo de cada procedimiento de la Empresa Calzado Típico de Guatemala.  Se tomaron algunos símbolos de la simbología “ansi administrativa” y algunos de la simbología “asme administrativa”.

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