Manual De Organizacion

INTRODUCCIÓNLa organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie depreparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de lacelebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece quefunciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdocon el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de unCapítulo sea todo un éxito. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA DEL EVENTOCada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán laorganización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque demarketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, unaconferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantesque llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadoresque sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de loscanales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica alequipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de formacorrecta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento. SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓNLa selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por logeneral, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividadesrealizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines deexposición.La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectosimportantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varioslugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y preciosantes de tomar una decisión.Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de quedicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. Se debe explicar laslimitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones: Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información.Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todaslas actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientesaspectos: Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento. Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.

3. Acceso cercano a los aseos.Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o máselementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de lassiguientes opciones: Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico). Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles. Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos losque se indican a continuación: 1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento. 2. Gastos de los servicios de restauración. 3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 4. Gastos de servicios de oficina. 5. Póliza de garantía. 6. Servicios gratuitos. 7. Opciones de pago.Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funciónde la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de uncolega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de unrestaurante.Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentarconsiderablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que seríaconveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en elevento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo querespecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel sipuede llevar comida a las instalaciones. CREACIÓN DE UNA “MAGNÍFICA AGENDA”Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, esimportante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarseen una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programade muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de losasistentes: 8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m. Últimos comentariosTenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda,los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a

4. dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectoscuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios. 2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo. 3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos. 4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones. 6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar conpuntualidad. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOSLas reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo dedicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentesadecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadoresrealizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los mediosde comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentesmaquillando las estadísticas.Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitara los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si hanconfirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento. Lasinvitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser aceptableconfiar en la tecnología para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque: 1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. 2. Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico). 3. Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico). 4. Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato electrónico). 5. Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTOEl marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más desafianteen la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más importante deléxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes en un seminariodepende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad.Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad dedicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado delseminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el número deseado deasistentes al evento.La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestosholgados optan por opciones de marketing de pago, como los periódicos. Tambiénpueden enviarse comunicados de prensa a los principales periódicos, para dar a conocer

5. el próximo evento. Además, también pueden adquirirse grandes pancartas y cartelespublicitarios para anunciar el evento en zonas muy 
transitadas.Puede encontrar una opción de impresión económica en www.vistaprint.com.au.Trabajan con 120 países.Si utiliza publicidad impresa, el periódico o revista concretos que utilice deben tener elpúblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Además, todos lossoportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandesventajas de participar en el evento.De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” tambiénpuede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podría realizar unenvío masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envío masivo de mensajes de correoelectrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandesaudiencias. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una basede datos.La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden serdistribuidos en los eventos de los capítulos. Leer màs… COLABORACIÓN CON PATROCINADORESConseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá aaumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadorestambién pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento,además, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores puedencontribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidadpara

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