MANUAL DE ORGANIZACION

INTRODUCCION

Los hospitales son de todas las empresas públicas, las instituciones más complejas para administrar, en ella existen identificados varios empleos en una diversidad de departamentos o unidades, en general independientes, entre las cuales se encuentra el departamento de enfermería. Los cuales si no están bien conducidos transforman estos servicios de salud en un caos. Para ello es necesario organizarlos, determinando las actividades, los puestos, los departamentos y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, al tiempo que se definen de manera clara la autoridad, responsabilidad, funciones, cargos, y deberes de cada uno. Todo esto plasmado en el manual de organización conjuntamente con los organigramas para su mejor comprensión.

La presente monografía no es solamente una guía de orientación, sino principalmente hace referencia obligada para lograr el aprovechamiento de estos recursos y es un estímulo sobre la importancia de contar con manuales de organización que informen las atribuciones de las unidades administrativas de apoyo técnico-operativo.

El autor

Objetivos de la monografía

 Presentar y dar a conocer en forma integral y ordenada que es y como esta constituido un manual de organización.

 Servir como medio de comunicación y medio de información en la capacitación.

Organigramas y Manual de Organización

El Manual de Organización y los Organigramas dentro de la Administración propiamente dicha.

1. ORGANIGRAMAS

Son las representaciones gráficas de la estructura de la organización interna o también se las conoce como cuadros de organización [ ].

 Función: es establecer los niveles jerárquicos con sus respectivas líneas de de autoridad y responsabilidad, así como delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos.

 Importancia: Representa las estructuras de organización ya que ofrecen en forma sintetizada un panorama general del funcionamiento interno.

 Niveles de los organigramas: Deben considerarse como niveles de organización los siguientes: Estratégicos, Intermedio. Operativo

 Requisitos de un organigrama: Al elaborar un organigrama deben cumplirse algunos requisitos entre otros:

 El diseño debe representar la estructura real de la organización interna.

 Si se maneja por puestos de responsabilidad, no mezclar funciones o departamentos.

 Deben ser claros par su mejor comprensión

1.1 Tipos de organigrama [ ]

1.- Por su forma:

 Organigrama Vertical o Lineal

Es el primer sistema de organización que adoptaron las organizaciones, constituyen una representación fiel del paradigma clásico de la administración, en este tipo de organigrama, la autoridad fluye en orden descendente y solo de una fuente, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.

 Organigrama Horizontal

El nivel máximo jerárquico se representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos a leer.

 Organigrama Mixto

Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio.

 Organigrama Circular

Está formado por un círculo central que corresponde a la máxima autoridad en la institución, a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico

 Organigrama Radial

Usada por las organizaciones circulares.

 Organigrama Escalar

Consiste en señalar con diferentes sangrías los diferentes nivel jerárquicos, representa a una organización lineal porque la autoridad fluye de arriba hacia abajo.

2.- Por su contenido:

 Estructural

Describe la estructura orgánica de la institución.

 Funcional

Es el cual describe el departamento y sus funciones principales.

 De personal

El cual detalla el nombre del cargo, nombre de la persona que lo desempeña, el rango, números de subordinados a su cargo y número de trabajadores a su cargo.

3.- Por su finalidad comunicativa:

 Sintético

Se lo conoce como global o general, en el cual se grafica los órganos mas importantes.

 Analítico

Se lo conoce como detallado, específico, en el cual se grafica todos los órganos de la empresa.

2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

2.1 ¿Qué es un manual de organización?

El manual de organización es un documento oficial, que describe claramente la estructura y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y las autoridades asignadas a cada miembro de la misma.

Otros conceptos de autores:

- “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa” [ ].

- “Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado de una empresa” [ ]

En nuestro ambiente de ejercicio el manual especifico del departamento de enfermería se define como una herramienta o instrumento de trabajo y consulta, en el que se registra y actualiza la información detallada, referente a los antecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, misión y visión, objetivos, estructura orgánica, organigrama, las funciones de los órganos que la integran una unidad administrativa, los niveles jerárquicos los grado de autoridad, responsabilidad, las líneas de comunicación del departamento, así como las áreas que la conforman. Este deriva del “Manual de Organización de la Dirección Médica” y esta orientado a ser el marco de referencia para el desarrollo de las funciones de enfermería, así mismo, apoya la actuación del recurso humano, en el desempeño de sus actividades, tanto las relaciones que guardan entre si, sus diferentes áreas, como sus respectivos ámbitos funcionales, de autoridad y de responsabilidad .

Contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa, el reto es la transformación de los pensamientos de los dirigentes y de los organismos hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

2.2 Objetivos de los manuales

Servir como instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan su funcionalidad administrativa de la institución

2.3 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos

Los manuales administrativos ofrecen unas series de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos, sin embargo tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan valor.

Ventajas: Lograr y mantener un solido plan de organización, Asegurar que todos los interesados, tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes, Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización, Sirve como instrumento útil en la capacitación del personal, etc.

Desventajas: Se la considera que son demasiado caros y limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día, Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, Si no se la actualiza periódicamente, pierde su efectividad, Si es muy sintético, carece de utilidad al omitir funciones y actividades, Si es muy detallado, la bajada lo convierte en complicado para su entendimiento.

2.4 División del manual de organización

El manual de organización contiene los elementos administrativos referentes al funcionamiento. Se subdivide en [ ]: Manual de objetivos, Manual de programas, Manual de políticas, Manual de organigramas, Manual de descripción de puestos, Manual de reglamentos.

Todo manual de organización debe contener e integrar los siguientes aspectos [ ]:

Portada Identificación: en ella deberán registrarse los datos siguientes: logotipo de la dependencia; nombre de la dependencia; nombres o siglas de la unidad administrativa, responsable de su elaboración o actualización permanente; fecha de implantación o en su caso de actualización; número de revisión; responsables de su elaboración, revisión y autorización.

Contenido: En este apartado se presentan de manera ordenada, los capítulos que conforman el manual y se deberá de uniformar la presentación en el orden que se describe a continuación: Introducción, Objetivos, Marco Jurídico–Administrativo, Misión, visión y políticas de calidad, etc.

Introducción: Dirige al lector sobre el contenido del documento, objetivos, utilidad, y propósitos generales que pretenden cumplir a través de su integración.

Objetivos del Manual: Expresa el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual. Este debe ser lo mas concreto posible y su redacción, concisa y clara y en párrafos breves.

Antecedentes

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