Mejora de procesos del Programa Administración de Empresas de la Universidad Departamental Corporativa en Bogotá

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Universidad Internacional de La Rioja

Facultad de Empresa y Comunicación

Máster Universitario en Dirección y Administración de Empresas / Master in Business Administration (MBA)

Mejora de procesos del Programa Administración de Empresas de la Universidad Departamental Corporativa en Bogotá.

Resumen

El presente trabajo aborda diversos temas del MBA que por medio de una propuesta de mejora en los procesos del programa Administración de Empresas de la Universidad Departamental Corporativa permite la aplicación de herramientas que propenden por la eficiencia en las actividades que se llevan a cabo en el área y su impacto en la institución.

Partiendo de una problemática identificada se realiza un diagnóstico y análisis de las causas que lo originan y se estudian diferentes metodologías para proponer finalmente a través del modelo Kanban un estudio orientado a ofrecer alternativas que faciliten la toma de decisiones, para que la satisfacción de necesidades y el logro de objetivos y resultados genere valor en el programa para que a su vez se posicione dentro y fuera de la universidad como referente por su desempeño.

Palabras clave: Kanban, mejora de procesos, calidad, eficiencia, valor agregado

Abstract

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Keywords:

Kanban, process improvement, quality, efficiency, value added

Índice de contenidos

1. Introducción        8

1. Planteamiento general: descripción y justificación del proyecto        8
2. Objetivos del TFE        11

1. Objetivo General        11
2. Objetivos Específicos…        11

1. Elementos innovadores del proyecto        12

1. Descripción de la situación de partida y Planteamiento del problema        14

1. Una aproximación a la organización        14
2. Identificación del problema: demora en procesos académicos y administrativos        16
3. Análisis del proyecto        17

1. Falta de planeación        17
2. Falta de capacitación        20
3. Fallas en la comunicación        21
4. Ineficiencia en las herramientas tecnológicas        22

1. Metodología        24

1. Metodología Six Sigma        24
2. Metodología Kanban        25
3. Metodología Modelo EFQM        26
4. Metodología de la Calidad Total        28

1. Desarrollo de la solución        30

1. Análisis para definir la metodología a aplicar        30
2. Metodología Kanban: tareas por realizar        34
3. Metodología Kanban: tareas en proceso        36
4. Metodología Kanban: tareas realizadas        40

1. Resultados obtenidos        43
2. Conclusiones        48
3. Limitaciones y Prospectiva        49

1. Limitaciones        49
2. Prospectiva        49

Referencias bibliográficas        50

Índice de acrónimos        51

Índice de figuras

Figura 1. Organigrama de la Universidad Departamental Corporativa (Elaboración propia)..15 Figura 2. Diagrama de Ishikawa del problema identificado (Elaboración propia)        16

Índice de tablas

Tabla 1. Solicitudes programa Administración de Empresas (2017-2019)        10

Tabla 2. Aspectos del Six Sigma con la mejora de procesos de la investigación        24

Tabla 3. Relación de la metodología Kanban con la mejora de procesos        25

Tabla 4. Relación del modelo EFQM y la propuesta de mejora de la investigación        27

Tabla 5. Relación de la Calidad Total con la propuesta de mejora de la investigación        28

Tabla 6. Plantilla modelo Kanban        31

Tabla 7. Estado actual de tareas y solicitudes del programa        32

Tabla 8. Metodología Kanban: tareas a realizar        34

Tabla 9. Metodología Kanban: tareas en proceso        36

Tabla 10. Metodología Kanban: tareas realizadas        41

Tabla 11. Indicadores actuales y esperados en los procesos del programa        47

1. Introducción

Las instituciones de educación superior hacen parte de las organizaciones y desarrollan diversos procesos en pro de alcanzar sus objetivos corporativos, para lo cual requieren eficiencia en cada una de las actividades que se llevan a cabo y que integran no solo sus aspectos internos sino también externos en la generación de valor.

En la Universidad Departamental Corporativa la comunicación organizacional es fundamental dentro de los procesos realizados en el programa Administración de Empresas, permitiendo la interacción entre sus integrantes y buscando diversas alternativas que confluyan a lograr resultados que a su vez mejoren el clima laboral, el sentido de pertenencia, la motivación laboral, las metas comerciales y financieras y demás aspectos que fortalezcan la organización y su entorno.

Este trabajo permite identificar de manera clara y detallada las ventajas, desventajas y oportunidades de mejora que tienen incidencia en la gestión que lleva a cabo el programa y que requiere una retroalimentación eficiente en sus procesos académicos y administrativos, para que en este sentido se puedan tomar decisiones sustentadas y favorables a la satisfacción de las necesidades de la comunidad académica y demás actores partícipes en la operación organizacional.

1. Planteamiento general: descripción y justificación del proyecto

El ser humano es social por naturaleza y para su desarrollo, satisfacción de necesidades e integración en comunidad, requiere relacionarse con los demás y formar diversas estructuras en la sociedad como miembro activo de una familia, de una institución educativa, de una empresa o cualquier grupo social que le permita este relacionamiento. En este sentido, surgen

aspectos comunes que requieren de una comunicación para poder consolidar una idea, un proyecto o cualquier propuesta dentro una estructura social.

Las diferentes organizaciones (empresas, instituciones o cualquier comunidad social), realizan procedimientos y utilizan medios de comunicación que les permita agilizar la información y obtener resultados en el desarrollo de sus operaciones; sin embargo, los permanentes cambios en el entorno, la falta de planeación y organización, las estructuras rígidas y burocráticas y las respuestas reactivas ante las diferentes situaciones, se han convertido en limitantes del desarrollo organizacional, afectando las relaciones laborales, comerciales y sociales en general.

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