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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Fecha Revisión No. de Revisión Clave Manual No. de página

mayo 2007 0 MDP-007

ÍNDICE.

Pág.

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO

III. TEORÍA PARA ELABORAR

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

III.-1¿Qué es un manual?

III.-2¿Qué es un manual de procedimiento?

III.-3¿Qué es un sistema?

III.-4¿Qué es una función?

III.-5¿Qué procedimiento?

III.-6¿Qué es un diagrama?

III.-7¿Cuántos tipos de diagrama existen?

III.-8¿Qué es un SIPOC?

III.-9¿Qué es formato?

III.-10¿Qué es n indicador?

IV. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

V. ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO

VI. IDENTIFICAR ORGANIZACIÓN PARA ELABORAR MANUAL

VII. INVESTIGAR ÁREA QUE SE VA A ELABORAR MANUAL

VIII. CONOCER CUANTAS PERSONAS INTEGRAN ÁREA

IX. PREPARAR CUESTIONARIO

X. ELABORAR PROGRAMA DE ENTREVISTA

XI. ELABORAR SISTEGRAMA

XII. ELABORAR PROCESOS

XIII: ELABORAR PORTADA

XIV. ELABORAR INTRODUCCIÓN

XV. ELABORAR MISIÓN Y VISIÓN

XVI. ELABORAR GLOSARIO

XVII. ELABORAR SIMBOLOGÍA

XVIII. ELABORACIÓN DE FORMATOS

XIX. ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVO DE LLENADO

XX. ELABORACIÓN DE FLUJO DE FORMATO

XXI. ELABORAR INDICADORES

XXII: ELABORAR CÉDULA DE FORMATOS

XXIII. ENTREGA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

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INTRODUCCIÓN

Como se da por entendido un Manual de Procedimientos es un documento administrativo que nos permite analizar y describir cada paso a seguir para saber como funciona un área determinada o una empresa general y su estructura con su función que desempeña el individuo o el mecanismo que se debe seguir para realizar una actividad.

Dicho Manual es indispensable para conocer cada procedimiento que nos va a permitir realizar una tarea que se nos imponga, quizás para saber como funciona una máquina tal vez como se deben hacer trámites o tan solo como archivar algún documento.

Este documento es utilizado es todas las empresas conocidas ya que facilitan el entendimiento del personal para conocer sus actividades a realizar durante su estancia en la empresa y su área a la que pertenece aunque a veces es muy complicado pero a través de guías es mas digerible la información que nos quieren transmitir

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

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OBJETIVO

El objetivo de esta clase de manual se basa en su elaboración ya que es un poco laboriosa ya se requiere de mucha información y sobre todo tener un orden muy riguroso debido a que es indispensable tener todos los pasos adecuados y toda la información seguida de muchos procesos que se deben seguir como diagramas, sipoc, etc. para su mejor entendimiento.

También requiere de una serie de actividades que se deben seguir para su estructuración y entre más actividades completas contenga más fácil será su entendimiento y será un manual con mucha base de información que nos servirá durante un largo tiempo y sobre todo será un documento muy importante para la empresa ala que se elabore.

CAPÍTULO III

TEORÍA PARA ELABORAR

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

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TEORÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN MANUAL

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TEORÍA PARA ELABORAR

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?

Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información

OBJETIVOS DE LOS MANUALES:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:

A) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

B) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

C) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

D) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

E) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

F) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

G) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

H) Interviene en la consulta de todo el personal.

I) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

J) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

K) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

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L) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

M) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación

N) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

O) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

P) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

2.- ¿QUÉ ES UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS?

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

3.- ¿QUÉ ES UN SISTEMA?

Un sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS.

+ Emergente sistémico. Una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares.

Propósito u objetivo. Los elementos definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

+ Globalismo o totalidad. El sistema, siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquiera de sus partes o unidades. De esto surge la entropía y la homeostasis.

Tipos de sistemas.

En cuanto a su constitución:

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TEORÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN MANUAL

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