Metodología De La Organización Administrativa

METODOLOGÍA DE LOS ESTUDIOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO

La Metodología de los Estudios de Organización y Sistemas es, entonces, el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.

Etapas:

1. Preparación del estudio.

2. Relevamiento de información.

3. Diagnóstico de la situación actual.

4. Diseño de soluciones.

5. Informe final.

6. Implantación.

Características: Retroalimentación permanente; esto significa que el avance de cada etapa del trabajo va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.

PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO:

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.

- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extención del problema.

- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.

- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.

Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:

- Antecedentes y justificación del estudio

- Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener

- Alcance y limitaciones del estudio

- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo

- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio

- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio

- Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación

- La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio

- Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:

Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inutilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:

- Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.

- Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y programas respectivos.

- Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.

- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.

Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fín de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es importante cubrir con aquella información que permita:

- Definir los objetivos del área afectada

- Conocer la estructura orgánica actual

- Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio.

- Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan relación con el problema.

- Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación.

ANALISIS DE LA INFORMACION:

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.

El análisis

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