PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA INFORMATIVO CONTABLE EN UNA PYME

PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA INFORMATIVO CONTABLE EN UNA PYME.

Fernando Gimenez Barriocanal

RESUMEN

El presente artículo pretende explicar de un modo sencillo y práctico, cúales son los principales pasos a dar en la implantación de un sistema de administración y contabilidad. Esta especialmente destinado a empresas o secciones de nueva creación y también para aquella que quieran revisar sus sistemas ya existentes. En primer lugar, se exponen los puntos a analizar de partida, para con posterioridad y base a los anteriores, definir los pasos a dar para su diseño e implantación.

INTRODUCCION

Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o se inicia una nueva actividad en la misma es la referente al sistema administrativo contable necesario que va a servir para el control de la actividad, su evaluación y la toma de decisiones sobre su funcionamiento.

En definitiva, nuestro cuestión radica en construir un sistema de información que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo coste posible.

Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas empresas entienden que implantar un Sistema Informativo Contable (S.I.C.) consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y actividad. Esta concepción lleva a no pocos problemas a todos nivel: dificultades en la captación de datos (los papeles no se sabe donde porque no tienen regulado su proceso en la empresa), ineficiencias del programa de ordenador, (se adquieren programas o módulos que no se precisan), falta de control interno y, en definitiva obtención de una información ineficiente y muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.

Frente a esta cuestión., hay que ser consciente que no todas las empresas se pueden permitir solicitar la ayuda a un consultor externo para que le elabore el sistema o simplemente, tienen destinado en su presupuesto cantidades pequeñas para el departamento de administración .

Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la elaboración de un sistema eficiente no requiere la aplicación de grandes esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesarios que debemos de dar a la hora de implantarlo. En primer lugar veamos los análisis previos necesarios a realizar. Serían los siguientes:

PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN S.I.C.

1.- Análisis de la empresa y de su entorno

2.- Análisis de las operaciones que realiza

3.- Análisis de la información requerida

1.- ANALISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO.

El primer paso a la hora de implantar un sistema es el análisis de la empresa o sistema a controlar objeto del trabajo. Para ello, tendremos en cuanta los siguientes factores que van a condicionar el sistema:

FACTORES A ANALIZAR

1.1.- Análisis de la actividad y el sector

1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.

1.3.- Análisis de la organización

1.1. Análisis de la actividad y el sector

El primer paso que debe de darse cuando se quiere implantar un sistema informativo contable es delimitar el sector de la actividad en que se puede encuadrar la empresa. En definitiva, se trata de preguntarse

¿Que actividad va a realizar la empresa?

Este dato nos va a resultar de vital importancia a la hora de configurar nuestra base de datos contable , ya que nos situará en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por el sistema y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser excluidos.

Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantación de un S.I.C. y el primer dato que recibimos es que se trata de una pequeña compañía de seguros. Con solo este dato podemos sacar las siguientes conclusiones:

A) En nuestro sistema, carecerá de importancia el capítulo de existencias almacenables, que se reducirá básicamente al almacén de material de oficina, lo cual implica que no necesitamos incidir de manera relevante en el control de almacén. En consecuencia, sabremos que a la hora de adquirir el programa de contabilidad no deberemos de tomar en cuenta aplicaciones para este fin.

B) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de una compañía de seguros, (cobrar primas y pagar siniestros), nuestro sistema se deberá detener en la emisión de pólizas , control de cobros de primas y en el pago de prestaciones (siniestros), pudiendo llegar al caso de ser objeto de subdepartamentos con entidad propia..

Además de lo ya comentado, los datos sobre la actividad o sector en el que opera, nos van a informar sobre la existencia o no de legislación propia a aplicar en el mismo, tanto mercantil como propiamente contable; si dispone o no de un adaptación sectorial del Plan General de Contabilidad o si tiene que presentar informaciones adicional a las contempladas en el Código de Comercio, ley de Sociedades Anónimas, etc.

En el caso antes aludido, sabríamos que las compañías de seguros disponen de una adaptación sectorial de Plan General de Contabilidad de obligado cumplimiento. Así mismo, tienen la obligación de presentar un informe anual muy detallado de su actividad a la Dirección General de Seguros, con una extensa información contable. Dicha información debe poder extraer directamente del sistema a implantar y, por tanto, supone ya un requerimiento mínimo e imprescindible para nuestro S.I.C.

1.2. Análisis del tamaño y el entorno

Otro de los aspectos fundamentales que debemos de tener en cuenta es el relativo al tamaño de nuestra empresa. A nuestros efectos, es preciso reseñar que dicho tamaño no viene determinado únicamente por los parámetros convencionales de medición (volumen de facturación, número de trabajadores, etc.) sino por otras variables entre las que destacan:

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TAMAÑO DEL S.I.C.

1.- Número de operaciones económicas diferentes que realiza.

2.- Complejidad administrativa de las mismas

3.- Número de veces que se repiten las operaciones.

4.- Número de centros de actividad diferentes

- Número de sucursales

- Número de actividades diferenciadas.

Desde esta óptica, consideramos que la empresa precisará un S.I.C. más desarrollado si realiza un número de operaciones muy amplio, si la complejidad administrativa de las mismas es elevada y si además, la frecuencia de repetición de la misma es muy elevada.

Es muy importante el destacar que no hemos mencionado en ningún caso el importe nominal en pesetas de las operaciones económicas, ya que al sistema le cuesta prácticamente lo mismo procesar una operación de 5.000 pesetas que de 500 millones. Este dato es frecuentemente olvidado por los gestores, que normalmente vinculan el tamaño del departamento administrativo al volumen de facturación de la empresa. Volúmenes grandes implican dotaciones presupuestarias importantes en el S.I.C. y viceversa, cuando la relación, como puede verse, no es directa. De hecho, muchas pequeñas empresas, dada su complejidad de operaciones, distintas actividades, gran número de transacciones, requieren un esfuerzo administrativo muy superior en términos relativos frente a grandes empresas, lo cual suele conllevar conflictos entre el “nivel productivo de la empresa” y el “nivel administrativo”. Por tanto, es muy importante concienciar a los gestores de esta cuestión.

Retomando nuestro ejemplo, y suponiendo que la compañía de seguros des de asistencia sanitaria puede tener en su periodo inicial un volumen muy pequeño de facturación, medido por el número de pólizas y el precio de las mismas. No obstante, en el ramo de las asistencia sanitaria, las prestaciones (siniestros), a pesar de tener un coste medio bajo, son muy numerosas . Además, si el fraccionamiento d pago es mensual, como suele ocurrir en este ramo, a diferencia de otros en el que el pago es anual o trimestral, el esfuerzo administrativo se incrementa notablemente. Este dato en una pequeña empresa con pocos recursos humanos y materiales y necesitando un control individualizado de pólizas, cobro de primas y prestaciones, suele suponer tensiones en el departamento administrativo frente a la gerencia , que solicita una información que no puede ser correpondida por S.I.C.

El otro aspecto mencionado referente al tamaño es el número de centros de actividad diferenciados que posea nuestra organización. Por centros centros diferenciados entendemos tanto las distintas sucursales que puede disponer la entidad, como las distintas actividades que puedan desempeñarse en una misma oficina o sucursal. Serían centros de actividad, por ejemplo, cada una de las seis oficinas que dispone nuestra compañía en Madrid, pero también serían diferenciados si en una misma sucursal realizamos actividades diferenciadas, (vendemos seguros y además disponemos de una gestoria).

En el caso de existir un sólo centro de actividad, el

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