ACTIVIDAD Planeación de la auditoría administrativa

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Actividad Eje 2 – Planeación de la auditoría administrativa

Fundación Universitaria del Área Andina

Alejandra Del Pilar Olarte Ramírez

Cristian David Narváez Leguízamo

Eliana Marcela Palacios López

Maidy Johana Díaz Mosquera

Carrera de Administración de Empresas, Facultad de Ciencias Administrativas, Bogotá, Fundación Universitaria del Área Andina.

En la realización de este trabajo se contó con la tutoría de Fabián Alejandro Sanabria Agudelo, Docente de la Fundación Universitaria del Área Andina.

Programa de (Auditoria Administrativa, Semestre 5 grupo-AEO040-501)

Virtual

2020

Introducción

La evolución de los negocios, los procesos de globalización y la transnacionalización de la economía han generado el crecimiento de las organizaciones y se ha requerido la transformación de sus procesos operativos, administrativos, financieros y contables para hacerlas más competitivas y sólidas en el mercado. Los inversionistas y propietarios de las empresas requieren contar con mecanismos que les permitan salvaguardar la información financiera y económica, implementando adecuados procesos de auditoría administrativa. En todas las organizaciones es imprescindible verificar la ejecución correcta de las actividades para que estas puedan lograr sus objetivos de acuerdo con los criterios que permiten tener una alta calidad y generar crecimiento económico, político y sobre todo social en el país.

Se busca que los futuros administradores analicen un caso que se ha presentado en Colombia sobre las posibles fallas, errores o fraudes en que han incurrido los funcionarios de una compañía y que han puesto en riesgo la eficaz gestión de los administradores, lo cual puede comprometer la continuidad de las empresas y producir sanciones onerosas no solo para los propietarios, sino también para los profesionales a cargo de la gestión administrativa y de la auditoría o revisoría fiscal. Los administradores deben comprender la dimensión y la responsabilidad que conlleva su quehacer profesional y la importancia de aplicar un adecuado proceso de auditoría administrativa.

EMPRESA: CDA AutoMás centro de diagnóstico automotor.

PERÍODO AUDITADO: 1 de enero al 31 de diciembre 2019.

ENCARGADO DE LA AUDITORÍA: LIC.FABIÁN ALEJANDRO SANABRIA AGUDELO.

DESTINATARIOS: Directivos de la empresa AutoMás.

FECHA DEL INFORME: 09 de febrero 2020.

Proceso auditado: Operacional

A continuación, se realiza una estructura de las diferentes áreas de la empresa con el fin de tener un conocimiento previo de la empresa, esta información será recolectada mediante documentos, entrevista con colaboradores y visitas a la organización, permitiendo conocer más a fondo su estructura, normatividad, gestión global, financiera, comercial, operacional, recurso humano y administrativo.

Gestión global

• Posición ante la competencia

Cda AutoMás Ltda., lleva 15 años en el mercado destacándose como una empresa líder en el sector automotriz, con 13 puntos propios y más de 40 autorizados a lo largo y ancho del país, con una visión de abrir nuevos puntos a nivel internacional, lo que la posiciona como una empresa líder que marca la diferencia ante la competencia.

• Estructura organizacional

La estructura organizacional de AutoMás está encabezada   por una gerencia general, apoyada por 3 gerencias (financiera, técnica, comercial), continúan en el organigrama las 5 direcciones (recursos humanos, contable, regionales, financiera y de calidad) y de ahí se derivan las 6 coordinaciones (técnicos, operativos, administrativos, de compras, facturación y cartera y servicio al cliente) y el personal operativo.

• Balance social

AutoMás se caracteriza por ubicar sus instalaciones en estratos 3 4 y 5 de forma estratégica donde los clientes potenciales tengas vehículos.

• Proceso de dirección estratégica

AutoMás está enfocada en ser una organización líder en el sector automotriz a nivel nacional, la cual brinda diagnósticos de calidad, implementando equipos de última tecnología, infraestructura adecuada y personal idóneo.

• Cargos directivos

La organización cuenta con 8 cargos directivos

Área Comercial

• Estrategia comercial

AutoMás desde sus inicios se dio a conocer y se ha posicionado gracias al voz a voz y medios tradicionales como el volanteo, la presencia en eventos (salón del automóvil, expo card, entre otros) actualmente ya se vienen realizando pautas publicitarias en eventos de mayor afluencia de público como vallas en un estadio de fútbol, patrocinio de pilotos y generación de contenidos en la página web y redes sociales.

• Oferta

La organización ofrece servicios integrales a nivel automotriz, entre esos están: la revisión tecnicomecanica y emisiones contaminantes, peritaje y avalúos comerciales, inspecciones de asegurabilidad, tramites vehiculares, entre otros.  

• Distribución

AutoMás al ser una empresa de servicios, cumple con su misión en sedes propias, centros autorizados y domiciliarios.

• Precios

Los CDA se rigen por lo superintendencia de transporte por lo tanto en el año de 2015 bajo la resolución vigente se establecieron unos precios estándar para la RTMy EC para vehículos, motos y pesados, los cuales varían cada año según indique la superintendencia  de transporte

• Publicidad

La organización cuenta con un área de mercadeo, la cual se encarga de realizar toda la publicidad necesaria para posicionarse en el mercado y dejar recordación en las personas, manejan publicidad por internet, radio, redes sociales, vallas publicitarias, volanteo, telefónica entre otras, lo que permite llegar al público de una forma directa y efectiva. De otra parte, esta área se encarga de realizar convenios con diferentes entidades o empresas que requieran de sus servicios.

• Ventas

Los servicios se vender en cada sede de la organización o a través de la página web https://www.automas.com.co/nuestra_empresa

Producción

• Diseño productivo

Existen mallas de horarios para el personal que interviene en los diferentes procesos con el fin de garantizar cobertura total en los horarios de servicio de la organización. Allí requieren personal capacitado en servicio al cliente, quienes son los encargados de hacer la recepción, asesoría y entrega de informe de resultados del diagnóstico realizado. También es esencial personal operativo y técnico, puesto que en sus manos está la labor de realizar la correcta revisión del vehículo y por último y no menos importante está el personal administrativo quienes deben garantizar que los insumos y equipos tengan las existencias suficientes para lograr el resultado final.

• Control de calidad

Dentro de AutoMás está estructurado un sistema de gestión de calidad, encargado de controlar que los procesos se lleven a cabo de acuerdo a la normatividad vigente y con los estándares mínimos establecidos por los entes reguladores. Se realizan auditorías internas periódicamente para así evaluar cómo se están llevando a cabo los procesos y fomentar una cultura de calidad para que los resultados se vean en las auditorías externas.

• Inventarios

El sistema de gestión de calidad solicita al área de compras tener contabilizados todos los activos de la organización con el objetivo de controlar las existencias y las requisiciones que realiza cada sede, allí se manejan inventarios de activos fijos, de equipos técnicos, equipos de cómputo y mobiliarios, todos estos inventarios se encuentran digitales en una carpeta compartida a nivel nacional.

• Productividad

La productividad en AutoMás se mide con base en la cantidad de servicios mensuales, comparado con la cantidad de personal que interviene en los procesos. al principio de cada mes se hace una revisión del PYG del mes anterior y allí se establecen el porcentaje de productividad por cada uno de los centros de costo.

Talento Humano

• Motivación

El área de talento humano tiene en sus procesos de gestión implementados incentivos que generen un mayor compromiso en los colaboradores, entre ellos están; reconocimientos y estimulos trimestrales y anuales, obteniendo reconocimiento simbólico y un bono en efectivo   - entrega de subsidios y beneficios - beneficios en tiempo por años laborados, medio día por el cumpleaños, integraciones a principio de año y cada mes hay un plan de trabajo donde intervienen actividades de bienestar, entre otros.

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